浅谈公路档案管理的信息化建设

诸葛祥督　张玉冰

摘 要 档案管理是一项复杂长期的工作，档案管理工作需要，随着社会的发展而不断进步。近几年国家相继出台了许多档案管理的法律法规，公路档案管理信息化建设不断深入。在当今这个信息化技术快速发展和国家大力支持的环境下，公路档案管理信息化建设面对新的发展机遇，将传统的纸质资料有效的组织起来，做好公路档案管理信息化的衔接工作。本文从介绍公路档案管理特点出发，分析公路档案管理信息化的必要性及公路档案管理信息化的发展措施。

关键词 公路档案 管理 信息化建设

一、引言

公路档案管理工作是公路管理部门的基础性工作，是公路建设及后期养护的依据，是公路管理的指导性文件。随着互联网及信息化网络的普及，传统紙质档案的弊端逐步显现，已经不再适合当今公路档案管理工作的要求。公路档案种类多样、记载繁杂、存储长久，需要公路档案管理人员花费巨大的人力物力去整理归档。由于人工的局限性，公路档案管理工作出错率较高，并且日后检索档案时工作量较大，故而公路档案管理信息化建设势在必行。

二、公路档案管理特点

（一）公路档案编制周期长

从几十年前的人工施工到如今的现代化机械施工，公路建设始终需要公路施工现场档案资料，公路建设的每一步都需要记录在档案上，档案管理具有高度的连续性。从公路的立项到前期的勘察再到施工以及最后的竣工，在如此漫长的公路建设期间，公路建设的各项情况都需要形成档案记录在册，一环紧扣一环，前一阶段的建设工作的档案为后一阶段的施工建设提供了根本性的依据。由于公路建设的时间较长，以及记录信息较为复杂，故而公路档案编制周期较长，加工处理较为烦琐。

（二）公路档案具有相对独立性

从公路的建设初期到公路的竣工，都有连贯的公路档案进行记录，这些公路档案具有连续性和整体性。在公路竣工之后的验收阶段，质量监督部门会根据公路答案记录信息对公路建设进行验收，公路档案是公路验收阶段的重要依据。

（三）公路档案涉及范围广

一条公路从前期考察到最后的竣工，再到后期的验收及养护阶段，其中涉及地势地形、桥梁、隧道、互通互交、路基路面等工程。可见公路建设不是一般的工程建设，公路档案记录还会包含一些林业，水利，土地，文物，科研等有关文件资料，可见公路答案涉及面很广。

三、公路档案管理信息化的必要性

（一）传统公路档案管理信息化效率较低

从公路档案的特点来看，公路档案编制时间长且内容复杂，传统的公路档案管理面对巨大的档案管理任务，只是单纯地依靠人力去分类归档，花费时间较长并且出错率较大。在这传统的公路答案使用纸质资料较多，不但不利于长期保存，还增加了检索的负担。

（二）社会信息化发展的要求

随着互联网和信息化的普及，公路档案管理工作必须要与现在的社会发展相适应。国家档案局出台了《全国档案事业发展十三五规划纲要》，明确规定了，到2020年要实现信息化为核心的档案管理现代化，与全面建成小康社会相适应。档案管理信息化进程是社会推动与国家支持的共同结果，我们需要将信息技术与档案管理工作加以融合。再者，公路档案信息化可以提高公路档案管理的效率，降低公路档案管理的成本，有利于档案管理工作的开展。

四、公路档案管理信息化的措施

（一）严格遵循信息化标准规范

在公路档案管理信息化的发展进程中，需要在一开始贯彻执行公路档案管理信息化相关的法律法规以及标准规则，严格根据《电子文件归档与管理规范》和《纸质档案数字化规范》等规范标准，促进公路档案管理信息化的有序进行。公路档案不仅有公路建设过程的一系列细节记录，还有各个主管部门下发的文件，以及相关单位的往来文书及会议纪要，这么多繁杂交叉的档案记录，如果没有一个严格规范的管理标准，那么档案管理信息化建设将无法快速实现。

（二）利用信息库技术

公路档案管理信息化要充分利用网络技术和信息库技术，拓宽信息的利用渠道，让公路档案形成一个数据库，把繁多的公路档案汇集在一起。在建立和完善各项行业的信息库之后，更加便利于公路档案的检索和使用，促进公路档案信息化工作的快速发展。

（三）加强信息技术运用

由传统的档案管理过渡到信息化档案管理，把传统的纸质档案转化为信息化的答案，可以利用扫描技术将纸质档案处理成数字化档案，既保证了档案的真实性，又节省了大量的人力物力，可以实现档案资源的共享。在实现公路档案管理信息化的过程中要善于使用新兴技术，保证档案的真实性以及档案资源的使用效率。

（四）注重档案管理人才的培养

如今要实现公路档案管理信息化，对公路档案管理人员的要求也不断提高，公路档案管理人员不仅要具备档案管理专业的相关知识，还要具备专业的信息化技术知识。公路档案管理部门要健全用人制度和人才开发激励机制，促进公路档案管理人员不断地提高自身素质。

五、结语

公路档案管理信息化建设是符合当今时代发展的一项重要工作，既有利于提高公路档案管理的效率，又有利于提高公路档案管理的现代化水平。就目前的情况来看，由传统的档案管理方式过渡到信息化的档案管理方式很需要做出许多努力，做好传统档案管理到信息化档案管理的过渡工作，保证公路档案的真实性和安全性，做好网络风险防范措施，让公路档案管理信息化工作有序进行。

（作者单位为平邑县公路管理局）

[作者简介：诸葛祥督（1982—），男，山东临沂人，本科，工程师，统计师，信息系统项目管理师，研究方向：信息系统。]

参考文献

[1] 国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[Z].国家档案局，2016-04-07.

[2] 席杰.档案管理信息化探究[J].档案管理，2012（4）：83.

[3] 王明霞.浅谈公路档案管理的信息化建设[J].兰台世界，2018

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