新时期信息化国企档案管理工作的创新

陈祚

摘 要 改革开放已经走过40年的春秋，我国国有企业在改革发展的浪潮中，逐步提升了发展规模和发展质量，现如今进入经济发展的新时期，国有企业为了进一步提升核心竞争力，吸取经验和教训，就应加强企业内部档案管理工作，利用好信息化技术进行创新型管理。本文笔者就将首先对企业档案管理工作进行简要介绍，研究国企档案管理存在的问题，最后笔者提出了一系列新时期信息化国企档案管理工作的创新，以期为我国国企档案管理工作的加强提供可参考的策略。

关键词 新时期 档案管理 信息化 创新

一、引言

档案管理又称为档案工作，主要是指由档案馆对档案实体和档案信息进行管理，档案馆还需要履行提供相应的档案信息服务的责任，对于企业的档案管理工作来说，其档案管理的主要对象就是企业的信息档案，但管理工作服务对象是企业档案利用者，档案管理员需要解决档案分散、凌乱、量大、孤本等状况，对各项档案进行集中系统管理，企业对档案管理要求也不断提高，但企业管理水平也要满足企业发展的需要，企业的发展与档案管理工作具有密切的联系，企业各项资料、业务人员信息的查询需要有档案提供历史信息，快速发展的企业档案管理工作水平的提升对企业的快速发展起着一定的推动作用，从目前来看，档案管理工作已经由传统的简单管理走向复杂管理，由经验管理走向科学管理，由手工管理走向信息化管理，由封闭管理走向开放管理。

二、国企档案管理工作现状

我国国有企业的档案管理工作较20世纪七八十年代而言，已经有了较大的进展，进入信息化发展的时代，国有企业的档案管理也正逐步走向信息化，用到了计算机技术和网络技术，对国有企业日常生产经营活动中所涉及的文书、财会信息、科技信息进行收集管理，将这些信息以数字化的形式保存为档案，这样就能为国有企业内部员工和外部用户查询企业内部信息利用提供便利，这种对国有企业档案资源进行整合，对企业档案的价值进行深度挖掘的手段使得国有企业档案价值能够真正体现出来，反过来也推动了国有企业快速发展。

我国有企业档案管理工作还存在着一些问题，尽管在信息化时代的国有企业的档案管理工作较传统手工档案管理取得了一定的创新，但创新程度并不高，传统档案管理体制对国有企业的影响过于深刻，大部分国有企业内部员工对档案管理工作的意识较为淡薄，更是有部分领导人员深受传统体制和观念的影响，仅仅对国有企业的生产效益进行关注，而忽视了企业日常的内部管理工作，部分管理人员认为，档案管理工作只需要将档案存储信息化，忽略了高效利用管理电子档案这个环节；我国国有企业对档案管理信息化建设方面，投入金额较低，国有企业档案管理工作的设施也较为落后，在信息的共享和检索方面国有企业做得比较差；我国国企普遍缺乏信息化档案管理工作人才，在国有企业中从事档案管理工作的人员专业性普遍较低，许多员工都并非档案管理专业，从事档案管理工作的员工年龄又大多处在参差不齐阶段，他们现代化信息化的档案管理技术并不是很了解，无法充分运用档案管理信息系统应用和维护技术，这就导致国有企业档案信息的录入和资源共享受到了阻碍；最后我国国有企业普遍没有建立完善的档案管理制度，所依据的档案法也是20世纪90年代修订推广实施的，其中有关电子档案的相关内容缺失，国有企业也没有在企业内部建立科学合理的档案信息化建设制度，档案管理工作人员也没有相关的规定标准来遵循，那么国有企业日常档案信息化管理方面的工作，就失去了法律的保护和约束。

三、新时期信息化国企档案管理工作的创新对策

（一）创新国有企业档案信息化管理观念

国有企业信息化档案管理工作的创新首先应从创新信息化观念入手，用信息化观念来指导日常企业档案管理工作的实践活动，这样才能推动企业档案管理信息化，首先国有企业领导人员和各基层员工都应对档案信息化建设加以重视，要创新传统国企档案管理工作理念，了解国有企业档案信息是历史的见证者，档案信息对企业未来的发展起着参考作用，企业的决策人员可以对企业档案进行考察了，来谋划企业未来的发展，企业的生产过程也需要通过国有企业档案来推动产品竞争力进一步提升，企业的经营过程也需要有歷史和企业带来展示企业经营的特点，由此可见企业生产领域的各个环节都密不可分。进入时代发展的新时期，软件硬件的不断开发、网络技术的逐渐成熟都为企业档案管理工作走向信息化提供了良好条件，国有企业内部全体员工都应积极投入到档案管理信息系统的使用中来，充分利用信息系统所提供的电子文件。传统观念往往认为纸质档案对国有企业的发展起了重要作用，但在信息化发展的当下，传统的纸质信息档案已经无法满足现代国有企业发展的需要，现如今信息化档案管理方法更加的方便快捷，帮助档案管理工作人员从繁重的手工的管理工作中解放出来，全体员工对档案利用的效率也就进一步提升，这反过来又推动企业档案管理工作水平和质量进一步提高，因此前全体员工都应创新档案管理工作观念，将信息化意识深入到档案管理工作中去。

（二）创新国有企业档案信息化管理手段

国有企业信息化档案管理工作的创新不仅仅观念要创新，还要在手段方面进行创新，国有企业信息化档案管理最终就是要实现档案信息在整个国有企业办公自动化网络系统中实现共享的目标，因此国有企业信息化档案管理工作创新首先应从制定统一的企业档案标准着手，档案管理工作人员可以对数字档案的定义、术语标准、文件格式、文件压缩方式、数字水印等进行规范，设定统一的标准，这样就能为档案信息在企业内部的顺利传播提供保障；其次档案信息化管理手段的（下转第页）（上接第页）创新还充分运用新技术，大数据管理云平台、手机档案管理App等技术都可以作为国有企业加强日常档案信息管理的创新技术手段；另外应做好硬件设施的安保工作，国有企业档案信息管理系统环境的安全程度、线路及设备的安全性都影响着国有企业日常的档案管理，因此当不可控的灾难出现时，为了保证档案信息的完整性，档案管理人员应对国有企业内部档案管理系统进行定期维修和保养保证硬件系统安全运行；档案管理工作人员还应对服务器和网络设备运行状态操作日志进行查看，排查各种安全隐患对企业内部机房环境的监督保养；国有企业内部各部门员工都应加强自身综合素质，学习了解信息化档案管理新平台，积极运用信息化技术参与到企业日常的档案管理工作中去。

四、结语

我国国有企业在日常的档案管理过程中大多都是依照电子文件归档的手段进行档案管理，部分企业也将有一定价值的纸质档案和实体档案进行了保存，进入时代发展的新时期，国有企业也应紧跟信息化发展的时代前进步伐，充分运用计算机信息技术和大数据管理云平台管理企业各种文件档案，做好信息备份工作，电子文件的运用着实将国有企业内部档案管理工作人员从传统的手工档案管理中解放出来，越来越高效便捷的档案管理工作也将进一步提升了国有企业日常运营管理的效率。

（作者单位为泸州市兴泸投资集团有限公司）

参考文献

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