长协类物资数据质量管理机制研究

周庚

1.长协类物资数据质量管理机制建立的背景

中国海油有较多品牌填写存在错误，同一个品牌在数据中可能出现多种错误填写方式。例如：NOV品牌在中国海油数据中存在46种写法：有填写英文品牌；有填写中文制造厂名称；有填写子品牌或分公司；还有大量拼写错误的。品牌填写不唯一会产生大量重复数据。重复数据极易造成重复采购，使库存冗余造成积压库存，占用库存成本，降低公司经济效益。同时，品牌填写错误会使统计严重失真。中国海油在分析重点品牌的采购金额、库存金额时，因为品牌填写错误，很难统计出该品牌全量数据的业务情况。究其原因主要是因为：没有制定关键特征量品牌填写规则，导致不同用户在新增数据时随意填写品牌；对长协类数据缺少把关。

2.长协类物资数据质量管理机制的内涵和主要做法

中国海油以“提升长协类物资数据质量，助力采办业务高效实施”为目标，全面考虑长协类物资数据质量管理与采购供应链管理的结合点，全面考虑影响以上管理水平的关键因素，总结出“CSC”管理方法以及便于“CSC”管理方法。“CSC”管理方法是将长协类物資数据经与制造厂商沟通过后规范的填写标准并进行清洗的过程。

C——Coordination（协同），即制造厂商协同。从中国海油所签集采协议的供应商或者专用配件数据中抽取数据量大、采购金额和库存金额高的制造厂，逐个梳理重点品牌专用配件数据描述规则。组织搭建制造厂家协同机制，组织厂家代表、物资专家、中国海油审核团队针对配件数据进行沟通，由厂家介绍通过哪些属性值能确定该品牌配件数据唯一性。

S——Standard（标准规范），即标准规范创新。根据厂家提供的信息，为规范改品牌配件数据，制定该品牌配件物资数据规范要点，规范该品牌配件数据长描述构成、制造厂填写、归属类别、厂家配件号填写规则、物资名称填写、短描述截取方式、数据查重方式。从而提高该品牌配件数据质量，减少重复数据。

集采品牌制定统一的数据填写规则，能解决集采品牌描述规则不统一，关键属性填写错误，出现重复数据的问题。规范原则如下：（1）一致性原则。长协类数据规范的过程中，应与供应商充分沟通后取得认可，尽量与供应商内部的规则保持一致；（2）最小性原则。长协类数据规范应保证以最少的属性值描述该物资；（3）准确性原则。在保证最小性原则的基础上，保证该长协类数据相关属性正确；（4）排他性原则。保证相同品牌只允许有一种标准写法。国内厂家生产的专用配件填写该厂家在工商部门注册的中文全称，国外厂家生产的专用配件填写该公司英文品牌。

根据厂商数据对接从厂家提供的信息，制定该品牌配件物资数据规范要点，规范该品牌配件数据长描述构成、制造厂填写、归属类别、厂家配件号填写规则、物资名称填写、短描述截取方式、数据查重方式。从而提高该品牌配件数据质量，减少重复数据。品牌规范要点示例如图1所示：

C——Cleansing（清洗），即数据清洗。根据长协类数据品牌规范的结果，对于不符合此规范的长协类物资数据，采取相应的方法进行处理，对存在质量问题的数据设计合理有效的校正方法和删除，保证业务的合理正常运行。对于不符合规范的物资数据及时进行数据清洗及业务调整，实现对数据创建后的持续管理，不断提高现有物资数据的质量。

通过定期的数据清理工作，实现对数据创建后的持续管理，不断提高现有物资数据的质量，不断提高物资数据的使用率及数据共享水平。例如通过数据质量监控，发现某温度表存在重复的若干条物资数据，原因是物资描述不规范，因此通过与生产厂家沟通确认后，对这些物资数据进行清洗，规范合并为一条物资数据，规范后的标准数据今后可以准确满足该备件的供应链业务需求，又因为该数据代表的物资为多个设备共用的备件，因此通过此次数据监控，能获得减少备货量降低成本的直接受益，以及整合采购需求赢得降价空间的潜在受益。

此外依据制造厂商协同制定的填写规范审核新增物资数据，树立“用则增，不用则不增”的正确数据观念，评估数据新增的必要性，对每日新增的物资数据做到“提高审核水平、严控数据增量”，避免物资数据无效增长、低效使用。

3.结束语

如果基础管理跟不上，再好的系统也只是系统而已，发挥不出它固有的功效，起不到提升管理、降低成本的作用。要确实转变“重采购管理、轻基础管理”的观念，提高物资基础管理的认知度和重要性。长协类物资数据在信息系统中流转，目前与物资供应链相关的SAP、采办系统信息系统，都要求高质量的长协类物资数据来保障信息化应用效果，避免出现由于不规范、不一致等造成的“一码多物”、查找使用难等问题要把物资编码管理工作放在物资管理工作的首要位置，只有编码规范了、唯一了，价格管理、集中采购管理、库存管理才能因此而落到实处，才能因此而发挥出中国海油采购的真正优势，才能因此而提升中国海油物资管理和采购管理的整体水平。

（作者单位：中国海洋石油集团有限公司）