关于加强公交公司纸质档案管理的对策探析

张镤心

摘要：电子档案的发展并不意味着纸质档案的消灭，可以说纸质档案与电子档案之间是“共生”关系，二者的优势不同，使用方式不同，其应用价值也有所不同。目前公交公司子啊开展纸质档案管理工作出现了明显的问题，导致越来越多的公交公司开始利用电子档案来取代纸质档案，忽略了纸质档案的积极作用。因此，公交公司必须加强对纸质档案管理工作的重视，要积极采取合适的对策极强公交公司纸质档案管理工作，才能够推动公交公司的档案管理工作有效开展

关键词：公交公司；纸质档案；管理对策

随着信息技术的发展，推进档案数字化建设工作成为了公交公司开展档案工作的热点，但这并不意味着纸质档案的消亡，纸质档案在档案馆只能够仍然占有非常重要的地位。公交公司要想实现高效的电子档案管理工作，就要做到“双管齐下”，既要推进电子档案数字化建设工作的发展，又要采取合适的方式方法、对策手段来解决目前纸质档案管理存在的问题，这样才能够提高档案管理工作的有效性。

一、公交公司开展纸质档案管理工作存在的问题

1.纸质档案柜当存在问题

在公交公司内部，存在着因归档范围制定不准确导致纸质档案收集不全、不规范的问题。一些档案管理人员为求方便，在开展档案归档工作时没有准确核实各个部门的档案，而各个部门的成员也存在一些档案占为己有的现象，导致归档时问题重重，档案流失与泄密等问题存在于档案归档过程中。

2.纸质档案保管存在问题

公交公司企业对档案馆的建设重视度并不高，因此档案在保存过程中也存在一些问题。比如说发霉、纸质潮湿、絮化、撕裂、污染等，严重以影响了后续档案的使用与查询。在应用这些档案时也会出现维护不当的现象，导致这些档案变成“死档案”，亚种影响了后续的档案开发与利用工作。

3.纸质档案利用存在问题

在实践中我们不乏发现，一些纸质档案经常没有规章制度的就被别人查阅和复制，没有系统的查阅和借阅制度，导致了一些档案出现了毁坏的现象，保存力度不够。甚至一些有心人会窃取与利用档案，导致档案机密泄露等。

二、公交公司解决纸质档案管理工作问题的对策

综上所说，目前在公交公司内部使用纸质档案中存在着诸多的问题，因此公交公司档案管理工作者必须正确认识问题，采取相应的对策，才能够提高纸质档案管理的效率。

1.严格落实归档范围，引入责任考核机制

归档的范围直接决定着文档是否能够当做档案被储存，也决定这档案的最终走向。要想确保对各个部门的纸质档案做好归档，公交公办公司就必须根据公司自身发展、行业发展来建立去切实的归档范围，以减少档案缺失的问题发生。其次，为确保公交公司内部档案管理工作人员能够有明确的档案意识，让归档人员不能因方便或简单等因素导致档案归档出现问题，公交公司就必须在档案管理中引入责任考核机制，责任到人，严格监督，才能够确保档案管理部门能够做出正确的档案管理工作。

2.提高领导重视度，配备纸质档案管理设备

能够建立完善的档案馆，是否能够加强对纸质档案的储存、保护与利用，很大程度上取决于公交公司的领导是否重视。因此档案管理工作人员必须加强对纸质档案的管理与储存工作的重视度，积极与公交公司内部领导进行密切的沟通，这样才能够提升领导对纸质档案归档的重视度，才能够加大力度投入资金，建立完善的档案馆，实现公交公司内部办公室、阅档室、库房三者分开，为开展有效的纸質档案管理工作做好准备。

3.强化纸质档案原件保护意识，加强档案利用监管

档案管理人员必须明确自身所承担的责任，不断的提高自身的档案管理素质，以确保自己能够满足档案管理的需求开展有效的纸质档案管理工作。公交公司内部的档案管理人员要想保障纸质档案的安全，就必须加强对纸质档案的利用监管。在日常的档案管理工作中，档案原件的使用限制在修理、拍照、扫描范围内，一般人员不可外接。同时借阅纸质档案的人要做详细的登记，借阅频率较高的档案要保留复印件，以防止后续档案破坏，而造成的档案流失问题。并且要对借阅人员的档案借阅日期做好 明确的规定，对逾期不还的人员要进行严肃的处理，这样才能够在一定程度上保护档案原件。此外，档案管理人员也要积极推进纸质档案的数字化进程，要在二者“双管齐下”下更好的的利用档案、管理档案。

三、结束语

总而言之，只有不断加强纸质档案管理工作，同时并举推动电子档案管理工作，公交公司的档案管理工作才会顺利。因此公交公司要正确认识目前在开展工作中纸质档案管理工作存在得到问题，对症下药采取合理措施，才能够提高纸质档案管理工作的工作有效性。

参考文献

[1]曹晋贤.新时期如何做好公交公司人事档案管理工作[J].办公室业务.2014（19）

[2]王少贞.电子档案与纸质档案在保管上的差异比较及电子档案的安全管理[J].办公室业务.2016（22）

[3]张海轩.高校数字化档案与纸质档案管理对策研究[J].智库时代.2018（30）

（作者单位：陕西榆林市公共汽车管理服务中心）