新时代高校学生资助档案规范化管理实现路径探析

卢海标

党的十九大报告指出，要“健全学生资助制度，使绝大多数城乡新增劳动力接受高中阶段教育、更多接受高等教育”。这是新时代高校学生资助工作的行动指南。2017年4月，教育部办公厅印发了《关于开展“全国学生资助规范管理年”活动的通知》（教财函[2017]27号），明确要求各高校要“建立学生资助档案管理制度，规范学生资助档案的收集、整理、保管、使用与销毁等工作，探索学生资助档案管理电子化。”规范学生资助档案管理，成为新时期学生资助工作的重要内容。

一、规范化管理的概念界定

规范化管理理论的基础概念是规范。规范意指明文规定或约定俗成的标准。法律、政策、规章制度、风俗习惯、契约与约定、伦理道德等均为规范的存在形式。规范具有系统化、常态化、制度化、流程化、标准化、表单化、专业化、数据化、信息化等特点。规范是规范化管理的核心。

对于什么是管理，学者们各抒己见，并没有统一的表述。这里我们认同孙永正教授对管理的界定：管理是指在特定的环境条件下，以人为中心通过计划、组织、指挥、协调、控制及创新等手段，对组织所拥有的人力、物力、财力、信息等资源进行有效的决策、计划、组织、领导、控制，以期高效地达到既定组织目标的过程。

综合以上对“规范化”和“管理”概念的界定。我们可以把规范化管理概念界定為：规范化管理是管理者严格按照制度、章程、操作标准等业务流程，进行统一、有章可循、相对稳定的管理，使管理活动井然有序、协调高效、科学规范。规范化管理主要解决集权与分权、人治与法治的问题，它要求组织建立以责、权、利对等为基础的管理体系。通过规范化管理，实现常规事件的制度化管理，形成一个保障体系，确保组织的正常运营。

对照规范化管理的概念，学生资助档案要实现规范化管理就必须建立学生资助管理制度、规范管理流程、培养档案管理人才、明确管理职责和权利，使学生资助档案管理有序、稳定、科学、高效。

二、高校学生资助档案规范化管理的制约因素

1.管理制度不规范，影响了管理的规范化

规范化管理不等于制度化管理，但管理必须有章可循，才可能实现规范化。没有制度的规范，管理的规范也就无从谈起。当前，各高校学生资助档案管理制度的制订，仍处于不规范的状态。首先，不少高校还未制定学生资助档案管理制度，学生资助档案管理尚处于无章可循的状态。教育部虽然发布了《关于开展“全国学生资助规范管理年”活动的通知》（教财函[2017]27号），要求各高校建立学生资助档案管理制度，却并未要求各高校把管理制度报送教育部或各省教育厅备案。所以，实际上，仍有不少高校尚未制订管理制度。其次，在已制定学生资助档案管理制度的高校中，所制定的管理制度不规范的问题也比较突出。材料归档范围、保管期限、保管地点、管理职责规定不规范的情形仍比较常见。例如，有的高校并未把全国学生资助管理中心、省教育厅等管理部门的工作通知、批复等文件纳入归档范围;有的高校对档案的保管地点和保管要求没有做出相应规定;有的高校对档案保管期限没有做出明确规定，有的虽然作出规定，但却与《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求不符;有的高校对档案管理职责未作出规定，有的虽有规定但不明确。

2.人力资源不足，制约了资助档案规范化管理的发展

大多数高校每年都会产生上万到几万份的学生资助材料。把这些材料收集、分类组卷、整理归档，不仅需要耗费大量的时间，还需具备一定的档案管理专业知识。要顺利完成档案管理工作，就必须选优配强学生资助专职工作人员，加强档案管理业务培训。按《教育部关于进一步加强高等学校学生资助工作机构建设的通知》（教人〔2006〕6号）规定，高校应该按1∶2500的师生比配备学生资助专职工作人员。而实际情况是，大多数高校学生资助专职工作人员的师生比在1∶5000到 1∶10000之间。而且，大多数学生资助专职工作人员所学专业并非档案管理，也没有接受过相关业务培训，缺乏基本的档案管理专业知识和实践管理技能。所以，实际上，大多数高校的学生资助管理中心，人力资源配备都严重不足。由于人力资源不足，学生资助专职工作人员疲于应付各种日常工作;再加上档案管理专业知识和管理技能的欠缺，资助档案规范化管理往往就变成了一个空洞的口号。

3.低效能的传统管理方法，增加了规范管理的难度

当前，信息化管理手段并未普及，不少高校的学生资助档案仍采用传统的纸质材料存档。学生资助档案包括家庭经济困难认定、各类奖助学金、学费减免、临时补助、助学贷款、勤工助学、服兵役资助、毕业生中西部基层单位就业资助等十几种以上的材料。多数高校每年需要归档管理的学生资助档案都在上万份，几万张以上。由于纸质材料数量庞大，收集、组卷、归档需要耗费大量时间，加上人力资源不足，不少高校只是将材料简单分类后便用纸箱封存，很少进行二次利用和研究了。这种高耗时、低效能的传统管理方法，使不少高校学生资助档案存在片面化、简单化、形式化、随意化的问题。

三、新时代高校学生资助档案规范化管理的实现路径

1.深刻认识学生资助档案规范管理的重要性

实践决定认识，认识对实践具有能动作用。只有在思想上真正认识到学生资助档案规范管理的重要性，才能在实践上真正做好学生资助档案规范管理工作。长时间以来，学生资助档案管理工作并未得到应有的重视，不少管理人员和行政领导把学生资助材料看作是学生资助工作的副产品，并未将其作为档案材料看待，没有认识到其价值和规范管理的重要性。

学生资助档案，是党和国家扶贫政策在高校得以落实的明证。规范的学生资助档案，不仅能为高校开展学生资助工作提供助力，为高校学生资助工作研究提供丰富的第一手材料，同时还是学生资助工作“公开、公平、公正”开展的有力保障。各级领导和相关工作人员应转变观念，切实了解学生资助档案的价值，深刻认识学生资助档案规范管理的重要性，加大对学生资助档案管理的投入，促进其健康、规范发展。

2.制定引领性文件，规范高校学生资助管理制度

根据《中华人民共和国档案法实施办法》第十五条要求，档案管理部门要“建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”。而在学生资助档案管理方面，由于“科学的管理制度”还未建立，管理的规范化、标准化也就无法实现。当前，教育部尚未制定《高等学校学生资助档案管理办法》，倒是福建省等少数省份教育厅制定了本省的《学生资助档案管理办法》。而未制定管理办法的省份，只能依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，去制订本校的学生资助档案管理制度。所依据的这些法律法规，属于宏观、原则、概括的导向，解决的是“做什么”的问题，并没有解决“怎么做”的问题。《机关文件材料归档范围和文书檔案保管期限规定》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》等文件，为档案管理“怎么做”提供了方法，但只涉及了党群、行政、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会10 个类目，并未涉及学生档案。且相关规定规范的是高校学生档案管理部门的工作，学生资助管理部门无法简单参照。所以，目前并没有引领性文件，可以指导各高校规范制定学生资助档案管理制度。在上位法缺失的情况下，各高校没有统一标准可以参考，只能按自己的理解去制定管理办法。由于各高校相关人员法律素养参差不齐，对法律法规的理解难免多种多样，制定的管理制度自然也无法规范化和标准化。

建议教育部根据学生资助工作的规律和特点，制定《高等学校学生资助档案管理办法》，对学生资助档案的归档范围、整理办法、保管期限、管理流程、管理职责等给予明确，给各高校以具体、微观、量化的指导，让各高校明白“怎么做”，规范各高校的学生资助档案管理制度。

3.选优配足学生资助专职工作人员，加强业务培训

由于种种原因，《教育部关于进一步加强高等学校学生资助工作机构建设的通知》（教人〔2006〕6号）在大多数高校都无法贯彻落实。建议教育部在充分调研、征求意见的基础上，重新设定高校学生资助管理专职人员的师生比，限定最低配备标准，并严格督促落实，切实解决高校学生资助管理中心人力资源不足问题。

另外，全国学生资助管理中心、各省教育厅应创造条件，有计划、分步骤地开展业务培训。倾力打造一支政治思想强、责任意识强、规矩意识强、专业知识过硬、管理技能高超的管理队伍，促进高校学生资助档案管理工作规范、健康发展。

4.建设学生资助管理系统，借力信息技术，实现规范化管理

新时代，信息技术发展迅猛，档案信息化是信息技术时代档案管理的必然趋势。学生资助档案管理也需与时俱进，利用现代化信息技术管理高校学生档案。教育部在2017年4月发布的《关于开展“全国学生资助规范管理年”活动的通知》，就明确要求各高校要“探索学生资助档案管理电子化”。各高校应充分利用自身的人才优势，积极探索建立学生资助管理系统，将学生资助档案电子化。电子档案相对于传统的纸质档案，在档案材料的收集、分类、归档、统计分析等方面，具有明显的优势，在提高管理效能的同时，也有助于规范化管理的实现。

由于电子文件自身具有系统依赖性、易复制篡改等特点，其真实性、安全性应从技术、管理、制度等层面给予保障。在学生资助档案信息化过程中，要特别注意以下几个方面的工作：第一，规范电子材料的格式;第二，规范电子材料的归档流程;第三，规范光盘以及磁盘等载体的标准;第四，规范电子材料管理和查阅权限。

责任编辑  陈春阳