基于信息化高校档案管理建设模式探究

刘玥　吴园园

摘 要：随着信息技术的普及应用，信息化档案管理成为一种流行趋势，受到社会各界广泛关注。现阶段，怎样将信息技术和高校档案管理有机结合，是高校急需解决的问题。构建信息化档案管理模式，是高校档案管理信息化建设的重要组成部分，也是提升高校档案管理成效的主要途径。该文主要研究基于信息化高校档案管理建设模式，希望给高校档案管理工作提供参考，推动高校档案管理信息化建设。

关键词：信息化 档案管理 建设模式

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）01（c）-0118-02

随着信息技术的不断发挥，信息化成为我国进入信息时代的重要标志。在信息时代，信息化水平是高校档案管理现代化的衡量指标，发展高校档案管理信息化建设具有重要的现实意义。我国高校虽然在档案管理信息化建设方面取得一定效果，但仍有部分学校存在问题。构建信息化档案管理模式，关系高校档案管理成效和管理效率，可以解决高校档案管理信息化建设中存在的问题，有利于实现高校档案管理现代化、专业化。

1 构建信息化高校檔案管理模式的意义

在信息时代，信息技术不断发展和计算机设备的普及应用，为信息化高校档案管理模式构建提供有力支持。构建信息化高校档案管理模式，直接影响高校档案事业的发展。在信息化档案管理过程中，档案管理人员充分发挥网络技术优势，以电子化方法，合理配置信息资源，既能提高资源利用率，又能提高服务质量。信息化高校档案管理模式，以信息技术和互联网技术为依托，主张通过电子化方法，实现高效档案管理。高校在档案管理信息化建设中，以信息化档案管理模式代替传统档案管理模式，使档案管理工作人员具备从业所需的素质和能力，实现了方便、快捷、周到的信息服务。

2 高校档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 对信息化档案管理不重视

在高校档案管理信息化建设中，学校对信息化档案管理的重视程度，直接影响档案管理信息化建设效果。在现实生活中，部分高校领导者受传统观念影响，重视学校办学和科研，忽视档案管理工作，使得信息化档案管理无法顺利开展。有些领导者对于信息化档案管理认识不足，没有意识到学校发展和档案管理之间的关系，也没有制定档案管理信息化建设计划，不能为档案管理人员提供帮助。有些档案管理人员缺乏信息化档案管理意识，不能主动应用信息技术和信息设备，影响信息化档案管理成效。部分档案管理人员认为档案管理工只需保证档案完整性即可，忽视档案应用价值，阻碍高校档案管理信息化建设。

2.2 基础设施、规范制度建设不足

在高校档案管理信息化建设中，基础设施建设和规范制度建设是保障档案管理信息化建设的基础。部分高校在基础设施建设中投入资金过少，无法满足档案管理人员工作需求，致使信息化档案管理建设滞后。有些高校对于档案管理基础建设并不重视，没有及时更新或升级信息设备，降低档案管理人员工作效率，阻碍信息化档案管理工作的开展。高校设置的规范制度不符合实际情况，没有统一档案收集标准，影响档案信息质量。档案管理制度中没有明确档案信息的应用权限、外借流程等，影响档案信息应用，给档案管理人员带来工作麻烦。高校的档案管理制度不符合信息化要求，制约档案管理信息化建设。

2.3 档案管理人员工作能力问题

档案管理人员是高校档案管理信息化建设的主力军，他们的工作能力直接决定着高校档案管理信息化建设的成败。部分档案管理人员虽然在学历上满足档案管理需要，但工作能力尚未达标，无法为档案管理信息化建设提供支持。有些档案管理人员缺乏工作热情，不能主动贡献力量，影响高校档案管理信息化建设。部分高校忽视培训活动，没有对档案管理人员进行培训，致使档案管理水平始终停滞不前。有些高校开展的培训活动缺乏针对性，没有提高档案管理人员工作能力，使得培训失去实际意义。

3 信息化高校档案管理模式的构建策略

3.1 转变观念，提高重视

树立信息化管理意识是构建信息化高校档案管理模式的前提，也是实现高校档案管理信息化建设的思想保障。首先，高校领导者加强对档案管理信息化建设的重视，主动研究信息化高校档案管理模式，探索信息化档案管理路径，为高校档案管理现代化发展做好准备。领导者应根据学校实际情况，制定档案管理信息化建设计划，为档案管理人员提供帮助，确保信息化档案管理工作顺利开展。其次，高校应加强宣传，让档案管理人员了解档案管理信息化建设的意义，促使档案管理人员参与信息化高校档案管理模式构建。同时高校帮助档案管理人员树立信息化档案管理意识，引导档案管理人员利用信息化方式整理、发布信息资源，提高档案管理工作效率。高校需要在全校范围内进行宣传，及时公开信息，以此得到全校师生的支持。最后，学校应引进先进的技术，利用信息化管理技术替代手工操作技术，提高档案管理专业化水平。高校可以借鉴其他高校的模式，结合该校实际情况，构建具有学校特色的信息化高校档案管理模式，为学校档案管理信息化发展奠定基础。

3.2 加强基础设施建设，完善档案管理制度

要想实现档案管理信息化建设，高校需要从基础设施建设和规范制度建设两个方面入手，落实信息化档案管理工作，构建信息化高校档案管理模式。在基础设施建设方面，高校应增加资金投入，购买高质量信息设备，满足档案管理人员的工作需求。高校应购买先进的档案管理软件，及时更新、升级软件系统，提高档案管理人员的工作效率。高校应做好维护和管理工作，定期建设设备是否损害，加强对设备的运用和管理，减少设备故障次数，延长设备使用时间。在规范制度建设方面，高校应完善档案管理制度，加强档案管理力度，提高档案管理水平。高校应以信息化档案管理为基础，完善档案保密制度，避免档案信息恶意泄露，保护学校和个人信息的安全，推动档案管理信息化建设进程。高校应以发挥档案最大价值为目标，完善档案利用制度，保证档案利用便利性。高校需要意识到传统纸质档案和电子档案之间的联系，完善档案归档制度，通过双轨制归档，提升档案管理质量。

3.3 提高档案管理人员工作能力

高校需要提高档案管理人员工作能力，使档案管理人员满足信息化档案管理要求，使信息化高校档案管理模式的构建更加顺利。高校应做好招聘工作，根据信息化档案管理要求设置招聘标准，通过多种考核，检测应聘者实际能力，从应聘者中优中选优，为档案管理队伍吸纳人才。高校需要建立奖励机制，利用提高工资、给予奖金等方式，提高档案管理人员的工作热情。对于工作能力强，业务素质好的档案管理人员，高校可将其设置为部门主管，使其获得成就感和喜悦感。高校应做好培训工作，对档案管理人员进行思想教育、专业教育，让档案管理人员从思想上支持档案管理信息化建设，提高档案管理人员的工作水平。

4 结语

构建信息化高校档案管理模式，是高校在信息化档案管理信息化建设中的必然选择，有利于高校实现档案管理目标。在信息时代，高校应将信息技术和档案管理有机结合，通过信息化档案管理建设，促进高校档案管理现代化发展，实现档案管理部门高效工作目标，提升信息资源利用率。高校必须做好信息化档案管理工作，以信息化档案管理推动学校可持续发展，使档案管理工作更有意义。

参考文献

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[2] 邢建民.数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探[J].中国管理信息化，2017，20（4）：183.

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