科研单位电子档案管理与档案数字化建设研究

曾令芸

摘要：如今我国进入电子信息化时代，互联网技术被应用于各行各业中，电子信息档案管理也逐渐的替代了传统的档案管理，被各个企事业单位运用起来，电子信息档案较传统档案更为先进，单就目前来看其管理过程中仍然存在着很多的问题，提高电子档案管理效益及加强档案数字化建设，成为档案管理面临的重要课题。本文通过科研单位电子信息化档案的特点分析，简述当前须解决的档案管理难题，并提出几项档案数字化建设的策略。

关键词：科研单位；电子档案管理；档案数字化建设；策略

科研单位由于工作性质的特殊性，对其中的档案管理就有很多注意事项，在进行电子档案管理时，特别容易出现一系列的问题，本文首先对科研单位档案管理所存在的问题进行了分析，然后对科研单位在档案数字化管理的建设中出现的问题及相应的解决对策进行了详细的分析，提醒科研单位要加强档案的电子化管理和数字化建设，促进档案管理事业的发展。

一、科研单位电子档案管理存在的问题

1.管理机制不完善

过去，科研单位由于观念传统、思想封闭，所以没有注重档案的电子化管理，只是把工作的重心放在科研上，基本上没有建立电子档案管理机制的意识，使得档案管理效率低下，这样一来电子档案管理的意义无法得到有效的发挥，科研单位电子档案的管理也无法跟进新时代的步伐。

2.专职档案管理人员缺乏

由于科研单位不重视电子档案管理，档案管理部门也一直属于边缘部门存在于科研单位中，专职档案管理人员缺乏，很多科研就够都是财务部门或者是人事部门等兼顾档案管理工作，导致在科研单位内部，电子档案管理无法有效服务于科研工作。

3.电子档案使用效率低

计算机系统升级换代日新月异，老版本的电子文档无法适应新的软件环境。而科研单位的档案室的电子设备硬件常年如一、简陋陈旧，软件又不注意更新和升级，电子文档的使用效率低下。

4.电子档案管理效率低

在信息技术日益更新的背景下，多数企业已经实现了电子信息化档案管理，但是，在传统管理理念的影响下，科研单位的电子档案管理还未形成一套高效完整的管理制度，管理中大多是靠实践经验积累的方式为主，并未形成科学完善的工作流程，从而造成管理效率低下的问题。

二、科研单位加强档案数字化建设的策略

1.要彻底认识到数字化档案管理的重要性

如今，必须改变传统的档案管理模式，加强档案数字化建设才能适应大数据环境管理机制的发展，档案管理应该引起科研单位领导的重视，为档案数字化建设工作的开展提供良好的条件。科研单位应该在年度工作的规划中列入档案数字化建设工作，促进科研单位对其的重视度，促进手工与数字化相结合的档案管理模式的形成，以提高档案管理效率。科研单位在刚开始实施数字化建设中，需要大量的资金投入，且回报的周期长，政府部門和相关单位应该对其予以支持，加大对科研单位档案数字化管理的投资，推动科研单位档案数字化建设。

2.建立并完善内部控制制度

建立内部控制制度，并对已有的控制制度加以完善，促进数字化档案的安全管理。虽然采用互联网对档案进行管理提高了档案管理的效率，但是由于网络是开放的，所以对数字化档案管理的安全问题产生了消极的影响。相关部门必须对档案信息的公开保密审查制度引起重视，科研单位档案内容会有国家及其内部秘密的部分，因此对于信息的公开工作要按照审慎性原则进行，将职责正确有效地落实到审查机构中，做好审查工作，使有关工作人员依法对档案进行获取。在公文运转程序及信息发布程序中应该坚持保守审查的原则，为了避免事后审查出现问题，必須要将事前和事中的审查工作做到位。相关部门要加强督促与检查，以提高公开档案的安全性。除此之外，相关部门要对电子档案的涉密情况和开放程序进行等级制定，采用权限审核、身份认证的方法，促进对数字化档案信息的安全管理。

3.加强专业培训

电子档案管理与电子计算机等现代信息技术密切相关，这就要求电子档案管理人员不仅要具备一定的档案管理知识，还要具备电子计算机应用技术，这样才能保证对电子文件进行合理归档和有效管理。为此要强化培训，提高电子档案职员的素质。（1）要对现有科研单位电子档案管理人员进行专业知识方面的培训，及时提升现代化知识水平，让他们掌握最为先进的计算机应用知识、电子档案管理知识、现代通信技术、计算机网络知识等，提高电子档案管理人员的专业素质；（2）要对科研单位档案管理人员进行职业道德方面的培训，增强他们的责任感、使命感，提升每一名职员的道德素质。（3）进行安全培训，树立风险管理意识，及时制定风险防范措施，警惕风险的发生，确保信息档案的安全性，增强企业防范风险的能力，提高电子信息档案的管理水平。（4）积极适度引进具有中高端知识的电子档案管理人才，并加强其岗位和技能的专业培训，有效建设一支高素质的电子档案管理人才队伍，增进电子档案管理队伍的新鲜活力。

综上所述，我国科研单位想要对实现档案管理进行科学化发展。在计算机技术被广泛引入档案管理的大环境下，还要不断的完善相应的管理制度，确保电子化档案管理和数字化档案建设能更好地服务于科研工作，同时各相关部门必须对其引起重视，加大管理人员培训，为科研单位电子档案管理及数字化档案建设事业的发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]张建铭，王春晓.基于文档一体化的数字化档案室建设探索[J].兰台世界，2017（04）：56-58.

[2]张岩.基于文档一体化的数字化档案室建设探讨[J].黑龙江科技信息，2017（16）：296.

（作者单位：四川省农业科学院土壤肥料研究所）