行政事业单位档案管理信息化建设

朱路

摘 要：档案管理信息化即基于确保档案原始内容，借助计算机和网络技术有效转换档案形式和档案本身，从而将网络中的电子档案顺利形成。在行政事业单位档案管理者展开信息化建设既可以把档案管理人员的工作量有效降低，促进其工作效率的提升，还可以进一步强化行政事业单位培养和科学管理内部人才的力度，从而和我国市场经济快速发展的需求相适应。

关键词：行政事业单位；档案管理；信息化

现阶段，科学技术得到了迅猛发展，我国的行政事业单位档案管理逐渐朝着信息化建设发展，使行政事业单位发生了显著改变。当前，我国行政事业单位的档案管理得到了迅猛发展，在档案管理领域的研究上也取得了一定的成绩。在新形势下，对信息化管理予以高度重视，既可以促进行业工作效率的提升，同时在实践操作过程中把档案管理信息化的优势和特点展现出来，为单位的长远、稳定发展奠定坚实的基础。

1 行政事业单位档案管理信息化建设的必要性

档案管理的信息化其实指的是将过去单纯保存档案实体的形式改变，将以档案实体的信息化建设顺利实现，进而更好地服务于人们。展开档案实体信息化建设，可以有效分类、分析、加工和提取档案信息资源，从而促进档案管理效益的提升[1]。相较于传统的档案资料，当前的电子档案可以保存、修改和查询档案，同时可以利用计算机在最短的时间内进行传递，实现了档案利用效率和管理效率的提升，使档案的管理成本降低。

但是，现阶段的行政事业单位仍未贯彻落实档案管理的信息化建设，仍喜欢运用传统的手工操作，一些单位尽管具有“人力资源管理系统”，但仍只是在计算机中输入资料，在调阅档案和检索资料的过程中，仍采用的是手工操作。所以，我们目前经常提到的“无纸化操作”仍未落到实处。因此，新时期，为了和时代发展的要求相顺应，行政事业单位在管理档案上必须把过去传统单一的模式改变，其建设发展必须以信息化为方向。

2 行政事业单位档案管理信息化建设策略

2.1 提高单位领导干部的重视

行政事业单位领导干部是否重视档案管理工作和各方面工作的正常运行息息相关。所以，为了将其中的不足有效解决，首先领导干部应高度重视档案管理工作，将其当作行政事业单位内部管理工作内容展开建设，特别是把档案管理内容的保密性问题提高。在办公室中选择合适的位置对档案进行存放，档案室需要注意对房门和门窗进行加固，努力在环境方面增强档案信息的安全性。同时，配备相关人员对档案管理工作予以负责，禁止外来人员入内，把登记工作做好。选择某一固定时间培训和考核档案管理人员，把人员的责任意识和专业能力提高，为档案管理工作效率的提高提供方便。

2.2 构建档案管理信息化工作机制

新时期，行政事业单位在开展档案管理的时候，为将信息化建设顺利实现，应对信息化工作机制的建设予以重视，以順利实现档案管理信息化[2]。在开展实际工作的时候，需要建立健全档案管理制度，基于结合信息化要求，把信息化工作机制制定出来，立足于此给以展开指导，以顺利实现档案管理信息化，同时可以有效规范档案管理行为。同时，还需要构建信息化工作方式，在开展实际工作的时候，档案管理部门和相关工作人员需要改变传统管理方式，对信息化管理方式予以合理利用，有效结合信息技术和管理工作，以将信息化管理顺利实现，确保档案管理信息化建设获得最佳化效果。同时，行政事业单位中还应将信息化管理平台构建起来，借助此平台把档案管理信息化顺利实现，更好地管理和应用档案资料，以促进档案管理信息化的良好建设。

2.3 促进计算机系统安全系数提升

把计算机系统安全等级提高是行政事业单位档案管理信息化过程中的重要环节之一，可以有效防止单位档案信息收到损害，实现档案管理工作效率的有效提升。首先，使计算机系统的安全性得到保证。当连接单位的计算机系统和网络后，很容易受到黑客和木马病毒的攻击，造成系统瘫痪，或致使档案信息泄露问题的发生。因此单位应将计算机系统防火墙和杀毒软件安装好，并选择某一固定时间对病毒库进行升级，使计算机系统的安全运行和正常操作得到保证。其次，行政事业单位要注重把计算机系统保密工作落到实处，由内部技术人员对计算机故障展开维修，努力防止从外面聘请人员，引发单位档案信息的泄露。最后，行政事业单位要注意把完善的档案信息系统管理制度构建起来，对计算机操作人员的行为进严格规范，充分了解人员的访问权限，确保访问和操作有充分的参考依据，促进系统安全性的提高。

2.4 制定规范的档案管理工作的制度

针对行政事业单位的档案管理工作，我国从法律法规上对其提出了明确要求，所以行政事业单位档案管理工作的信息化要符合相关法律法规，即法律法规在一定程度上对行政事业单位档案管理的信息化产生了约束，从而为档案管理信息化提供了重要参考，具有法律依据。而不同的行政事业单位要立足于自身的实际情况，把本行政事业单位自身的档案资料管理制度制定出来，不断培训和内部约束工作人员。

2.5 提高档案管理人员技能

要以信息化发展的背景为基础，促进行政事业单位档案管理信息化水平的提高，应注重提高档案管理人员的专业素养和技能。应就档案管理人员存在的信息化专业技能不高的普遍问题，对档案管理人员加强培训，促进档案管理人员借助新兴技术展开管理档案的技能提高。要积极开展宣传教育，运用有效手段，促进档案管理人员责任意识的增强并高度重视档案信息化管理工作，使其可以在日常工作中保持认真严谨的工作态度。要积极运用“请进来，走出去”等方式，对管理人员加大培训力度，构建内部评估体系，监督档案管理人员的工作技能和工作效果的提高，适当地把奖惩力度增强，有效提高管理人员工作质量和管理工作的提高[3]。档案管理人员也要积极对自身的业务知识予以更新，充分借助现有的信息媒介，借助网络积极主动地把自身素质提高，确保工作方法和思维方式的创新性，在工作实践过程中积极采用新兴信息技术，有效提高行政事业档案管理信息化建设水平。

3 结语

现阶段，科学技术得到了迅猛发展，信息化的时代特征日益显著，行政事业单位的档案管理信息化已成为一种必然趋势，充分体现了国家和时代发展的一致性。因此，开展行政事业单位档案管理信息化是极为重要的任务，对事业单位相关工作人员提出了较高的要求，应具备较高的道德品质和专业素养，同时对相关信息的安全性也提出了严格要求，这就需要相关行政事业单位严把用人关。

参考文献

[1]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（30）：214-214.

[2]明浩利.事业单位档案管理信息化建设的途径探讨[J].办公室业务，2017（15）：56-56.

[3]阚泽微.关于事业单位档案管理信息化建设与发展的探讨[J].黑龙江科技信息，2017（5）：146-146.