公证档案管理工作的重要性分析

叶帅君

摘 要：公正档案是公证机构对于各项工作的开展的最为精确的记载文件。同时公证档案在我国国家档案中也有着不可忽视的重要地位。由此可知公证机构在开展工作时，必须对于公档案的管理工作的开展基于足够的重视。开展加强公证档案管理对策研究，提升公证档案开展的高效性和精确性，进而能够有效的保障我国公证机关的工作开展更加具有专业性和规范性以及科学性。

关键词：公证档案；管理工作；策略

开展加强公证档案管理工作的对策研究，能够有效促使公证机构在开展公证管理工作的过程中，明确公证档案管理工作的开展价值，将先进的技术引入到公证档案的管理进程之中，提升公证档案的管理效率，确保公证档案的内容查找工作速度能够得以有效的提升，进而为公证机关的各项工作的顺利开展提供更加全面的、系统性的以及完整性的资料。

1 公证档案管理工作研究的重要性

公证机关的公证档案管理工作的开展，对于机关工作人员的工作的专业性有着很高的要求，因此需要公证机关对于公证管理工作的开展给予足够的重视，才能够保障公证档案管理工作的开展的高效性和精确性。但是实际在部分公证机关的工作开展进程中，认为公证档案管理工作可有可无，投入的精力较少，也没有将先进的科学技术应用到公证机关的档案管理工作之中。这种消极的公证档案管理方式，导致这些公证机关的档案管理工作的开展较为繁琐，浪费了大量的人力物力资源，却没有良好的管理效果，查找档案的效率慢，存在的档文件的内容不完整，都是公证档案工作的开展进程中，经常出现的难题，这都阻碍了公证机关的整体工作的顺利开展，由此可知，开展加强公证档案管理工作的对策研究，全面完善公证机关的公证档案的管理模式，其重要性不容忽视。

2 公证档案管理工作的意义

公证档案是国家档案体系中的重要内容，真实地记录了公證机关的实际活动以及产生的各种公证结果，是对公证处工作情况的实际反映，在公证行业中具有十分重要的参考价值和意义。公证档案的作用主要表现在以下几个方面：

2.1 对公证工作进行有效地衡量

公证档案是对各种客观事实的记录，公证工作要求公正、透明，正是由于公证工作的特殊性，因此要求公证员在公证管理过程中要按照相关的法律法规以及程序执行公证工作，档案是对公证工作进行记录的主要文件，是在公证工作中产生的各类文件信息，因此可以真实地反映出公证工作清理。在现代社会中，通过对公证工作的统一规范化管理，通过各种计算机技术的应用，可以获得更加真实、准确的公证资料，从而减少传统记录过程中产生的虚假记录问题，使得档案资料得到保存，便于利用，更有助于对公证工作进行监督。

2.2 公证档案管是公证行业的基础

任何一个行业的发展都会产生档案信息，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。公证档案的负责人不仅是公证档案管理人员，还包括公证员、档案材料保管员、信息记录的相关人员，由此可见公证档案管理是公证处各个部门的交汇工作，需要公证处的全体人员都参与进来。通过对公证档案管理过程的规范，可以有效地处理档案管理过程中的各种问题，促进各个部门之间的协调发展，为公证行业的发展奠定基础。

3 公证档案的管理工作策略

3.1 加强对公证档案管理的重视

在公证处的发展过程中，档案管理是一个十分重要的环节，对于公证处的发展有十分重要的意义。在公证处不断改制的过程中应该要对公证处的各项管理任务进行重新布局，加强对档案管理工作的重视，构建专业化档案管理队伍，对传统的档案管理过程中存在的问题进行解决，以提高档案管理水平。公证处应该要注重档案管理的规范性，从管理制度、管理技术、管理方法等方面着手，对传统档案管理过程中存在的一些问题进行积极有效地解决，提高档案管理的规范性，防止产生一些不合规定的档案资源，造成资源浪费。

3.2 提高公证档案管理过程中的安全性

公证处公证档案是公证处发展过程中的各种信息、资源的汇总，在信息时代背景下，信息化管理模式逐渐在档案管理过程中广泛应用，但这个过程中也存在很多的安全隐患，比如公证处公证档案信息被泄露，由于公证处的性质相对比较特殊，一些机密公证档案信息对公证处的发展有十分重要的意义，如果出现信息泄露，对于公证处的发展会产生严重的影响。在信息时代，信息泄露成为公证处公证档案管理过程中不可避免的一个重要威胁，对此，在公证档案管理过程中还应该要加强安全管理，通过对档案管理过程进行规范，从而不断提高档案资源的安全性。在信息技术不断应用的过程中，应该要加强对各种计算机安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在公证处公证档案信息管理系统中进行应用，对的各种公证处公证档案信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的公证处公证档案要实施不同的管理，比如一些机密公证处公证档案，要进行绝密保存，一些非机密公证处公证档案，则可以在内部系统公开查阅。

3.3 完善公证档案管理制度

在信息化时代背景下，公证档案管理要逐渐实现信息化、规范化，传统的人工管理会导致档案管理过程中的一些不规范现象，例如档案收集整理不全面、档案备注不清楚等，这些都对档案资料的利用产生影响。因此在公证档案管理过程中要积极加强对公证档案管理制度和规范的确定，从而使得档案管理工作更加规范、全面、统一。完善管理制度的过程中可以从以下几个方面着手：第一，建立规范化的档案管理系统。在信息时代背景下对传统的公证处公证档案管理制度进行改革，应该首先要建立全面的、规范的档案信息管理系统。在档案管理系统中可以分别设置不同的档案类别，根据档案的种类对其进行区分，并且将其归纳到不同的档案数据库中，便于公证处工作人员对各种档案信息进行调用。第二，完善数据库功能。技术创新是档案管理创新的关键与核心，在公证档案发展过程中必须要积极加强对档案管理技术的创新，完善档案数据库，对的公证处公证档案信息以及其他类型的公证处公证档案进行集中化管理。另外，还应该要对公证处公证档案形式进行创新，结合多媒体技术，加强各种视频公证档案、音频公证档案等形式的丰富，促进公证处公证档案管理工作水平的提升。

4 结束语

探究加强公证档案管理工作的对策，首先应当明确开展加强公证档案管理工作的对策的研究的重要性，进而开展加强公证档案管理工作的对策内容的研究，加强公证档案管理工作的对策内容主要包括：完善公证档案管理工作的开展的每个步骤，进而加强公证档案管理工作和全面提升公档案证管理人员和专业性和职业素养，进而加强公证档案管理工作。开展加强公证档案管理对策研究，提升公证档案开展的高效性和精确性，确保公证档案的内容查找工作速度能够得以有效的提升，可以为公证机关的各项工作的顺利开展提供更加全面的、系统性的以及完整性的资料，进而可以有效保障公证机关的各项工作的开展更加有据可依。

参考文献

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