关于公路工程档案管理问题及对策研究

林丽媚

摘 要：为保障公路工程的高效运行，公路工程档案管理具有重要意义。公路工程档案管理的内容相当的复杂，管理难度比较大，一定要形成一个良好的机制，并且综合运用各种管理手段，切实解决公路管理中反映出来的各种突出问题：如针对当前普遍存在的忽视公路工程档案管理的弊端，系统科学地开展对施工人员、管理人员的培训与培养，为科学的施工管理工作开展奠定基础；再如在新的环境历史条件下档案工作人员必须要紧紧结合时代发展的要求，要从根本观念的更新上采取有效措施，积极探索开发新的档案现代管理模式。

关键词：公路工程；档案管理；对策研究

1 公路工程档案管理中现状存在的问题

公路工程具有流程长、阶段多、周期长、涉及部门也比较多等特点，公路工程档案管理也呈现多样性、成套性和复杂性的特点。我们发现，由于经济利益、管理和工期等方面原因，当下不少管理单位与建设单位往往只重视工程自身的问题，往往忽视了档案管理，工程档案资料的收集、整理归档与工程建设不能协调在一起并且同时开展起来，导致公路工程档案管理现状比较滞后，从而对整个工程的建设造成了一定的影响和损失。 主要表现在以下几个方面：

1.1 建立档案意识薄弱

随着我国社会经济现代化进程的不断发展，档案管理科学化不言而喻已经成为我国信息化建设中不可缺少的一部分。如今，档案管理的地位越来越高，重要性也越来越显著。而在实际的公路工程施工管理过程当中，绝大部分的工程单位主要着重于在施工过程中投入大量的资金和人力资源，往往强调着重加强施工中的每一个环节，而对公路工程档案工作并没有给予足够的重视。表现为：有的工程单位甚至觉得工程档案并不能提供直接有效的经济效益，认为在公路工程的建设过程中公路工程档案工作是可有可无的，从而忽视了对公路工程档案管理工作的有效安排；有的工程单位认为公路工程档案工作对管理人员素质和管理水平要求并不高，有的工程单位甚至不设立公路工程档案管理部门；有的公路工程建设单位即便是设立了档案管理部门，但由于缺乏重视和投入力度的不足，使得公路工程档案管理部门变得形同虚设。

1.2 收集整理公路工程档案标准不统一

在实际工程施工中，我们发现各工程项目单位采用的方法、标准不尽相同，表现为：一是执行《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，按照此方法建立的工程档案较为规范，能够暂时满足档案验收、管理和查阅的要求；二是执行交通运输部《公路工程竣工验收办法》， 此方法仅可以满足竣工验收的资料整理要求，没办法达到公路工程文件材料立卷归档管理办法和档案上架的规范要求；三是交叉执行交通运输部《公路工程竣工验收办法》和《文件材料立卷归档管理办法》， 此方法是档案人员按照个人理解进行文件材料整理，并不完全符合工程档案的管理和查阅要求。

1.3 公路工程档案管理方式较为落后

信息技术的迅速发展，不仅逐步深入到人们的工作生活当中，而且衍生出各种各样的信息内容，包含了有利用价值和无利用价值的内容，都将会对人们的工作和生活带来不同程度的影响。在实际的公路工程中，管理人员管理水平较低，导致单位投入到其中的经费较少，因此档案管理部门的管理设备及管理设施相对比较落后。部分公路工程档案管理还在使用传统的档案管理方式，没能引进现代具有科技化的仪器和设备来辅助完成档案管理的工作，也就使得档案管理工作的效率大幅度下降，因此同时也增加了档案管理工作人员的工作负担。

1.4 公路工程管理人员素质待提高

公路工程档案涉及内容相对比较多，负责公路工程档案管理人员只有拥有一定程度的专业知识、管理经验、管理技能才能有效地完成该工作。然而，我们发现：公路工程档案管理人员的整体素质不高，有的工程单位的档案管理人员直接从单位的其他部门挑出来，因此这部分员工缺乏专门的档案管理知识，也没有档案管理经验。特别是在面对较为复杂的档案问题时，不是出现较大的失误就是束手无策。

由此可见，公路工程档案管理人员对自身管理工作的认识不够全面，工作上不认真对待的现象较为严重。自身管理水平的不足使得公路工程档案的整体效率大幅度降低，还有可能导致档案混乱，严重的还会影响到公路工程档案的管理效率和档案的后期使用效率。

2 解决公路工程档案管理问题的对策分析

2.1 强化公路工程档案意识，营造出公路工程档案管理的良好氛围

思想决定意识，意识决定行为，想要使工程档案管理工作能够顺利、有效地进行，首先要转变公路工程单位和档案管理人员对公路工程档案管理的理解认识。只有在正确的管理观念的引导之下，公路工程档案管理工作才能顺利有效地展开。公路工程單位应加强对档案管理重要性的宣传与解读，通过各种形式在单位内部普及档案管理知识与认知，不断地深化单位管理人员的档案管理意识，引导工作人员树立正确的档案管理意识。公路工程单位还可以根据宣传的需求和单位内部的情况，通过增加档案管理经费来吸引内部工作人员的注意力，以资金带动管理人员深刻了解领导对工程档案管理的重视。公路工程单位还要不断强化内部其他部门工作人员的档案管理意识，积极的动员其他部门的工作人员更好地配合档案管理部门的工作人员进行档案管理工作。

2.2 建立创新体制机制，实现公路工程档案管理规范化

1）强化合同的约束力。公路工程建设合同明确了各方的责任和义务以及违约处罚等，具有法律效力。公路工程建设单位在签订合同时，档案部门要积极介入，明确需要移交的公路工程档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，把公路工程竣工文件材料的形成、整理、组卷等内容纳入有关合同条款中，规定将一定比例的工程款作为公路工程档案归档的保证金，明确提出承包方不提交齐全完整的公路工程档案将不给予付款，从源头上形成有力的约束机制，从而控制、监督公路工程档案的质量。

2）加强检查及指导。工程建设单位的档案部门作为公路工程档案工作的主要管理单位，要切实负起责任，加强对施工、监理等单位的档案工作建立的业务指导。一是要通过对建立公路工程档案管理台账，掌握档案管理动态的信息；二要经常深入工程现场进行实地指导等等，并且及时解决档案管理中遇到的实际问题；三要抓住重点关键环节，认真做好各个阶段的检查验收。此外，档案人员还应主动参加工程建设设计交底会、技术讨论会、工程调度会等一切相关会议，全面详细了解工程整体进度，从而能有针对性地开展工作。

2.3 不断适应发展需求，推进公路工程档案工作信息化进程

公路工程档案工作要主动适应公路工程项目现代管理模式，在公路工程档案管理中大力推行计算机技术的应用， 开发并使用档案管理软件，逐步建立电子档案数据库，并且实现公路工程档案电子档案信息共享，建立公路工程档案信息资源完善体系，从而有效提高公路工程档案管理水平和管理效率。

3 结束语

公路工程档案是公路工程建设过程中直接形成的文件材料，是记载设计构思、设计方案、试验开发、设计定型、施工管理、项目研究、技术鉴定和申报奖励等一系列资料的信息汇总。这些档案是重点建设项目的真实记录，也是全面鉴定工程施工质量，追究事故责任，查明事故原因的重要依据，还是国家档案的重要组成部分。总而言之，做好公路工程档案工作，利在当代，功在千秋。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2006.

[2]张晓丽.《现代档案管理》.陕西人民出版社，2014.03

[3]邓新.新形势下公路工程管理模式的创新与应用[J].交通世界，2014（25）：109-110.