电子信息档案在事业单位中的应用风险与控制措施研究

摘 要：在信息化背景下，电子信息形式的档案可以有效提高档案岗位工作人员的劳动效率，所以，电子信息档案得到广泛认可、快速普及。但同时也应该认识到，相對于以往的纸质档案来说，电子信息档案容易出现安全性方面的问题，本文系统分析在事业单位档案管理工作中，容易造成电子信息档案应用风险的各项原因，在此基础上，有针对性地提出风险控制策略，力图推动相关工作的发展。

关键词：电子信息档案；事业单位；应用风险控制

在事业单位的档案管理工作中，电子信息档案出现的应用风险是一个非常重要的问题。一般来说，对于电子信息档案安全形成影响的因素包括这样几个方面：电子信息的易消失性、电子信息的易篡改性以及电子信息的易复制性等。所以就事业单位所开展档案工作的实际情况而言，电子信息形式的档案虽然有很多优点，但必须充分认识到其相对于以往纸质档案形式的更大风险性，明确防范意识，采取适当措施，富于成效地控制电子信息档案领域的潜在风险，避免出现事业单位档案信息被盗等方面的情况，让相关信息资源得到更加安全、更加有效的应用[1]。

1 电子信息档案在事业单位中的应用风险

1.1 物理安全方面的问题

所谓电子信息档案的物理安全风险，通常包括事业单位电子信息档案所存放的设施环境的安全，例如电子信息档案存放过程中的建筑条件以及自然环境等。从以往电子信息档案在事业单位中的应用风险来看，诸如存储档案的电脑等硬件设备以及软件系统的安全情况、事业单位档案室在其温度、湿度方面的条件，档案室在防火、防盗方面的设计等都影响着应用风险的高低[2]。由于风险防范意识不足等方面的问题，有的事业单位电脑中自带的软件系统存在安全漏洞，可能造成电子档案由于电脑病毒出现损坏，有的事业单位由于电脑硬件方面的问题，可能导致单位的电子信息档案资料出现存储以及读取方面的问题，另外，档案室的温度、湿度条件不当等，都会损害电脑及其中的电子信息档案。

1.2 人为方面的安全问题

即使是电子信息档案，在档案信息的录入、编纂以及维护、管理过程中，也是需要靠工作人员具体进行落实的，在对档案信息进行开发、利用的过程中，也需要由工作人员具体进行调档、查阅，所以人为因素对事业单位电子信息档案的安全情况有着非常重要的影响。从以往情况看，工作人员原因造成的电子信息档案安全问题通常有工作责任意识缺乏、管理技术缺乏以及专业素质缺乏等，开展电子档案管理需要一定的专业性岗位技能，例如有效的安全设置等，如果缺乏相关技术就难以有效完成，还有可能由于一些误操作造成电子档案中重要信息的损失。另外，一些单位的档案岗位工作人员缺乏充分的保密意识，也可能无意中造成电子档案中重要信息外泄，形成信息安全问题[3]。

1.3 网络安全方面的问题

虽然互联网的应用以及电子信息技术的普及，对于事业单位各项档案管理形成了便利，增进了其相关效率，但同时也放大了安全领域的风险。例如在存储电子形式档案信息的电脑上网过程中，可能由于网络环境中的病毒侵害以及黑客攻击等原因造成信息安全隐患，特别是大部分事业单位用于信息档案工作的设备都不够专业，在其安全等级方面偏低，难以有效发挥安全防护作用[4]。

2 事业单位档案信息安全管理的建议

2.1 改进电子信息档案的物理防护

为了保障事业单位在档案资料方面的信息安全，必须充分进行物理防护，特别是在档案存放场所以及电子档案所在计算机的选择方面，首先要有安全方面的考虑。不仅需要有特殊设计，而且要有科学的安全评估，诸如档案室的日常温度、湿度以及防火、防盗条件等都要有所考虑，同时按照工作需要，配备齐全相关器材、设备，确保档案资料安全[5]。另外所谓物理防护还涉及计算机硬件以及相关设备在信息安全方面的管理，应该适当增加设备投入，使用性能相对较好的计算机硬件来保存、处理电子信息档案，避免由此造成电子信息档案的丢失以及损坏，开展富有成效的信息安全防护。

2.2 改进电子信息档案的人为防护

随着电子信息技术的快速发展，事业单位在电子档案管理领域的要求也要相应地有所提高，首先是把电子档案管理过程中安全方面的责任切实地落实到各个岗位、各个具体工作人员，要求所有工作人员必须建立高度的信息安全责任意识。其次是出台档案管理部门的系统规章制度，据此对该项工作提出规范、科学的信息安全要求，开展岗位督查，对容易形成信息安全风险的情况作出指导、纠正。再次是培养专业的电子档案管理队伍，聘任、选用富有专业知识、熟悉档案工作的优秀工作人员来承担档案管理业务，打造出不仅具有敏锐的电子档案安全防范意识，而且熟悉电脑操作、了解相关技能的工作人员队伍，有效保障电子档案的信息安全。

2.3 改进电子信息档案的技术防护

对于事业单位等重要部门来说，为了有效开展电子档案关键信息的安全防护，应该借助于专门的信息技术，打造更为可靠、有效的电子档案防护系统，无论是在接收、录入重要档案信息资料过程中的源头审查环节，还是在存储、复制过程中开展的档案信息安全防护环节，以及开发、共享事业单位档案资料的环节，都必须借助于严格的技术审查，确保电子档案管理整个过程的信息安全。例如对于重要电子档案，在其信息的存储环节，应该采用专业外部设备辅助进行信息安全防护，这样可以防止电脑病毒写入档案系统。尤其是在电子档案上网的情况下，应该采用加密技术、档案资料备份等技术措施，形成多层次的信息安全保护措施，着力防止重要档案资料被窃取、删改。另外可以借助于大数据等先进技术打造重要档案信息的内容备份，这样不仅可以节约对重要档案进行过程中占用的存储空间，更重要的是可以避免电子档案重要信息的缺失[6]。

2.4 改进电子信息档案的制度防护

为了形成事业单位在电子信息档案安全防护方面的合力，需要建立科学的管理制度，不仅应该由档案部门根据上级部门有关规定出台技术标准、规章制度，而且需要在单位层面建立专门推进机构，由单位领导牵头，全面负责该单位在档案信息化建设方面的工作，协调各个部门、有关人员群策群力地建设电子信息档案的制度 防护系统。在档案管理环节，设定参与权限，统一由档案管理岗位建立资料系统，避免管理混乱。

3 结语

综上所述，随着电子信息技术的不断发展和快速普及，对于档案管理领域也形成了重要影响，例如事业单位的档案管理工作普遍采用电子信息档案的形式，这样可以让档案的管理工作更为便捷，但同时也放大了信息风险。这就需要有关部门充分提高对于事业单位档案安全管理的认识，根据工作实际综合施策，从工作制度、人员队伍培训以及硬件设施投入、软件系统建设等方面全面推进，有效改善事业单位档案在保管、使用中的信息安全状况。

参考文献

[1]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].科学技术创新， 2016（21）：186-186.

[2]李晓玲.电子信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].中国管理信息化， 2016， 19（8）：195-195.

[3]钱瑛.论当前形势下电子信息档案管理存在的风险及策略[J].赤子（下旬）， 2017（1）：222.

[4]韩艺贞.电子信息档案在事业单位中的应用风险与控制措施[J].办公室业务，2018（24）：90.

[5]孙青.探究电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].经济研究导刊，2018（31）：195-196.

[6]刘鹏.大数据背景下电子信息档案管理的创新途径[J].电子技术与软件工程，2018（05）：159.

作者简介

孙海（1981-），汉族，男，山东滨州人，本科，办公室助理馆员，研究方向：档案管理。