浅谈事业单位档案管理信息化建设的提升策略

马腾

摘 要：档案管理，在事业单位各项工作开展中，无疑是十分重要的内容，很大程度上关系着事业单位的正常运行。就当前实际情况来讲，为了保障事业单位档案管理工作能够良好符合实际需求，则须进一步加强档案管理信息化建设，以实现档案管理水平地显著提升。鉴于此，本文结合笔者工作实践，对事业单位档案管理信息建设的提升策略，展开了简要探讨，仅供参考。

关键词：档案管理；事业单位；信息化；策略

伴随我国事业单位的不断改革、发展，档案总量也随之出现较大增长。而档案管理作为事业单位内部管理工作的重点内容之一，能否具有良好工作成效，对于事业单位的日常运行及长远发展而言都显得意义重大。而将信息技术融入到档案管理工作中，则可实现档案管理信息化水平地有效提升，既有助于员工工作量的降低，又有助于档案管理工作效率地提升，进而为事业单位管理与决策提供更为可靠的参考依据，帮助事业单位获得更为理想的经济效益与社会效益。

1 事业单位档案管理信息化建设的优势分析

通过梳理大量相关的文献资料，再结合笔者个人的实际工作经验认为，档案管理信息化，相较于传统的档案管理模式，主要具有如下三点优势：

1）有利于档案资料的长久保存。传统档案管理工作中，都是采用纸质档案，此种档案受到环境因素的影响教导，若是所处环境较为潮湿，就可能出现档案发霉的情况，无法实现档案的长久保存[1]。而实现档案管理信息化建设之后，则是把档案资料存储在电子磁盘之中，如此保存形式，既能很大程度节约存储空间，又能避免因环境原因影响而出现丢失档案信息的情况，进而良好保障了档案信息的安全性及完整性，以便长久保存。

2）有利于档案信息的查询。传统档案管理工作手段单一，且有关程序较为复杂，特别是在查询档案资料的时候，耗时较多。而通过档案管理信息化建设，则能有效改善这一问题，只用将关键字输入到数据库之中，就可将相关档案信息快速找出，且绝不会影响到其它的档案信息，满足事业单位个性化信息需求。

3）有利于改变档案管理途径与方式，进一步拓展档案职能。通过档案管理信息化建设，能够有效转变以往纸质档案中的人工录入方式，把网络平台作为媒介，采用电子录入方式，与此同时，档案的职能也发生了转变，由传统档案的保存与运用，转为信息资源的采集、管理、存储以及服务，进一步拓展了档案职能。

2 事业单位档案管理信息建设的提升策略

事业单位档案管理信息化建设，既是新时期下档案管理工作的实际需求，又与单位的实际效益息息相关。为了有效推动事业单位档案管理信息化建设的稳步进行，笔者认为应做好如下几方面工作：

1）加强领导干部重视度。在事业单位中，领导干部是否足够重视档案管理工作，很大程度关系着工作的有序开展，以及各方面条件支持。因而，为了促进事业单位档案管理信息化的顺利建设，领导干部须对此项工作给予高度重视，将之作为内部管理重要工作内容进行建设，特别是关于档案保密性方面。首先，应注重从环境上确保档案信息安全，在办公室内选定存放档案的适当位置。其次，则是重视专门人员的配备，并且，做好登记工作，防止外来人员进入。最后，则是注重对档案管理人员的定期考核及培训。

2）完善档案管理标准和规范。确保事业单位信息化建设的重要前提之一，就是一套规范、统一、科学的标准和规范。因此，为了提升事业单位信息化建设，则应根据现阶段单位档案管理工作的具体情况，着手规范、统一的档案管理工作标准及规范地完善[2]。详细而言，应做好如下两方面：一方面，常言道：“无规矩不成方圆”，在事业单位中，这种规矩就是完善的规章制度，所以，在事业单位信息化建设中，应加快档案管理相关规章制度地完善，要做到这一点，事业单位可对国内外一些企业在档案管理方面的先进经验进行借鉴、汲取，并结合自身情况进行调整。一方面，事业单位还须建立起一套与档案管理制度相匹配的奖惩制度、监管体系，把档案管理信息化的内容，与员工的责任追究、绩效考核及职称评定等相挂钩，如此不仅有利于全面监管档案信息化管理相关工作，还能使档案管理人员的工作积极性、主动性得以良好调动，更为耐心地对待档案管理工作。

3）加快档案管理信息化软硬件建设。推进档案管理信息化建设的一个重要关键，就是在展开档案管理工作的时候，应考虑行业发展及自身需求情况，着手相应档案管理软件系统地开发，如此，才能够有效使事业单位档案管理工作的水平不断得到提升，才能让档案资料得到科学有效的保存。一是，根据事业单位各项工作具体需求，加快无障碍数据传播、共享信息服务、互联互通的信息系统建立[3]。二是，注重加强综合性服务网络建设，以稳步提升档案管理信息化建设服务水平。三是，对数据信息保护系统开发及升级时刻留意，以不断提高数据档案抵御外界恶意攻击的能力，减少病毒对其带来的威胁及损失，从而使档案资料在网络之中进行安全传递。并且，注意备份档案数据资料，在促进档案数据安全性提升的前提下，确保档案信息服务工作的有序进行。与此同时，在做好相关软件建设的时候，也必须要重视完善保存档案的硬件设备。而要做到这一点，需要事业单位对档案管理硬件设施投入适当的资金，这样才可良好满足现如今档案管理部门硬件设施的要求，提高档案管理工作效率。同时，在日常工作中，应要求档案管理人员对信息设备多加运用，并且注意保养设备，避免由于长时间的使用，而导致信息设备使用寿命下降，进而造成资源的浪费，提高单位成本。

4）重视档案管理人员培训教育。档案管理人员作为档案信息化建设的直接参与者，若是其职业能力、综合能力不足，将会给事业单位档案信息化建设形成极大影响。故此，为了提高事业单位档案信息化建设效率，提升档案管理工作水平，就须重视开展档案管理人员的培训工作，通过利用定期集体培训、专家讲座、外派等多种培训形式，使之不仅能够全面掌握信息化技术、具有丰富的档案管理知识、熟悉档案业务，还能对“互联网+”时代下，档案管理发展方向有着精确掌握，真正有效提升其综合素质，实现档案管理队伍结构地优化[4]。另外，在做好现有人员培训工作的同时，还应注重对档案管理专业人才以及信息技术专业人才的引进，通过合理、科学地制定培养、引进与流动体系，持续优化事业单位档案管理队伍结构，进而满足当下事业单位档案信息化建设的人才需求，促使信息化建设进程有序进行。

3 结语

总而言之，伴随社会的不断发展，以及信息科技日益进步，事业单位档案管理信息化，已然成为一种确保事业单位可持续发展的必然趋势。但是，档案管理信息化建设并非朝夕间就可完成的，其是一项长期性、系统化的工程。对此，事业单位单杆管理人员必须要积极提升自身综合素质，努力学习有关计算机、网络等方面的知识，调整心态，与时俱进，并使事业单位的档案信息得到最大的开发与利用价值，不断為档案管理信息化的实现创造有利条件，以满足事业单位可持续发展的最大需求。

参考文献

[1]杨玉莲.事业档案管理存在的问题分析与对策研究[J].赤子（上中旬），2017（2）：196.

[2]罗凤云.事业单位档案管理工作的优化路径[J].信息记录材料，2017（9）：45-46.

[3]陈丽敏.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].明日风尚，2017（14）：23-24.

[4]孟凡宏.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].兰台世界，2017（5）：16.