浅淡企业纸质档案数字化工作

史慧娟

档案数字化，始于20世纪80年代末，伴随着21世纪的到来，档案数字化也从案卷级的目录文件全面快速发展为信息全文数字化。这使得远程网络查询与利用得以实现，不仅拓展了档案信息资源的交流与共享，也节约了大量的社会资源。档案数字化主要包括纸质档案扫描、微缩拷贝片的扫描、数码相机拍摄、三维立体扫描及音频视频档案的数字化采集。个人将就纸质档案的数字化浅谈如下几点体检：

1 纸质档案数字化前期准备工作

正所谓谋定而后动，想要做好纸质档案数字化工作，首先要做好方案或规划，纸质档案数字化方案制定的是否合理，直接影响了纸质档案数字化的质量。而一份好的方案中至少应包括组织架构、资源配置、相应流程、明确的标准等几部分。

组织架构方面，纸质档案数字化过程中应明确档案鉴定小组成员、工作小组成员及其他业务支持人员。鉴定小组成员对哪些纸质档案需要数字化、数字后档案的质量起到评定作用，这类人员要求有丰富的工作经验与精准的判断能。工作小组成员且负责具体的数字化工作，这类人员要求有路线客人责任心，工作细致负责，且应熟悉相关标准与规范能够熟练使用相关设备与软件。其他业务支持人员如设备采购、维护人员，易耗品供给人员等等。

资源配置方面，主要是指纸质档案数字化过程中需使用的软、硬件，如扫描仪、复印机及各种数字化软件。其中数字化软件的种类繁多，各具特色，故而在选择时要结合单位的自身特点慎重选取。选择合适自身特点的软件将对之后的工作起到事半功倍的效果。

纸质档案数字化是一项细致而繁琐的工作，因而事前建立流程制度是必不可少的，从纸质档案的鉴定、预处理、分发、扫描、检测、验收、入库、网络维护、设备维护、安全保密管理等工作不仅要明确要求也应分配到人且要职责清晰。建议设计合理的表单与台账，明确要求的同时也便于追溯。

纸质档案数字化是一项基础性的工作，必须严格遵循统一的标准规范，以确保日后数字化的档案资源可以互连共享。例如《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005等。

2 需数字化的纸质档案的鉴定工作

这项工作由鉴定小组完成，首先是鉴定小组成员依据馆藏档案的内容、形成年代、来源、利用率、完整程度等要素进行系统的分析，对其是否需要进行好数字化进行评判，然后由鉴定小组组长对其鉴定结果進行把关。鉴定时可参照如下三个原则：

1）精炼原则。鉴定人员可在鉴定时剔除重复和无价值的文件。比如存有草稿、定稿与正本的档案，仅好数字化正本即可；再如正本有多份的情况下，选择字迹清晰的版本扫描。总之精炼原则主要是从节省经费提高效率的角度出发的。

2）系统性原则。鉴定人员在鉴定时也要考虑档案的系统性、全面性，必须要保持档案之间的联系。比如公文中同一活动的请示件与相应的批复件，不可因为批复件不是本单位发文就予以数字化。再如还在现产的科技档案，其初步设计阶段、详细设计阶段、试验试制阶段、定型阶段、批生产阶段等各阶段档案文件均应数字化，而不能仅保留最新阶段的档案。

3）效益最大化原则。鉴定中应结合各单位自身实际，力争以最小的投入使有价值的档案能最大限度地发挥作用，这就是效益最大化原则。对于一此历史较长的单位，建议可以从利用率的角度来及保护珍贵档案的角度考虑档案数字化的优先程度。

3 纸质档案数字化的检查、验收及相关后续工作

1）扫描图像的检查、验收。纸质档案数字化工作完成后，应由技术人员还应对数字化后的档案进行检查，主要包括扫描的图像是否清晰完成、有无偏斜、有无颠倒、顺序是否正确连贯。如发现问题应及时进行补充扫描以确保数字化档案的质量。

2）数据上传的检查、验收。之后就是数据的挂接，通过机读目录数据库与已扫描的图像文件进行挂接，对挂接的文件也需再次校对复核，以确保数据库内的相关文件信息一图像文件一一对应。同时一定要注意数据的备份，检查光盘、硬盘是否能正常读取，内容是否完整。

3）其他后续工作。对原纸质档案，工作人员也应对其数量、顺序、状况进行清点、核对，主要检查纸无损坏、丢失、涂改等情况；除此之外，也不能忽视纸质档案数字化过成中形成的鉴定文件材料、审批文件、总结报告等，这些重要材料都应立卷归档，作为纸质档案数字化工作的重要组成部分。

综上所述，随着计算机、互联网技术的不断发展，档案数字化已成必然。档案馆人员必须面临挑战，不断提高自身素质、转变思想，结合现代技术，促进数字化档案建设的进一步发展，更好的为公司经营管理服务，提升档案的价值。