浅谈如何利用信息化技术提升建筑企业档案管理水平

汪莉

摘 要：随着近几年计算机科学家技术在建筑信息管理方面的不断英雄，传统建筑中的手工信息管理模式逐渐被更加高效的信息化管理技术所代替。很多建筑企业引进信息化的档案管理系统，使自己企业的档案信息管理变得更加高效率。本文就以建筑企业中的信息化档案管理为分析对象，通过对信息化档案管理的作用和传统档案管理的不足进行论述，为我国建筑企业的档案信息化管理提出合理的解决方案。旨在为建筑企业的信息化发展起到一定的促进作用。

关键词：信息化；建筑企业；档案管理

1 档案信息化建设的重要作用

1.1 提高档案工作效率

档案信息管理本身就是一个复杂繁琐的过程，很多档案信息都需要进行整理归纳，管理过程中往往需要占用大量的人力和物力，同时档案管理的目的是为了后期查看的方便快捷。传统的人工方案管理不管是在管理还是使用都非常繁琐。采用信息化的档案管理技术实现了一次录入终身使用的效果，再配合搜索软件和打印工具的建立，相关人员对于档案信息的查找使用也会更加快捷。很大程度上降低了企业中档案管理的人力物力消耗，使企业的档案管理变得高效率、低成本。

1.2 部门职能将保管变成服务

采用信息化的档案管理技术后，公司内各个部门人员都可以随时参与到档案信息的使用开发中去，解决了传统档案管理中权限管理麻烦的问题，档案管理部门的职能从传统的信息保管转换成了为企业发展提供信息服务的单位，公司内部的信息可以突破地域部门的限制可以随时进行共享传播，档案管理部门成为了企业信息分享服务的重要内容。

1.3 企业信息的有效记录存储

企业档案管理的重要目标之一就是实现相关信息的长期保存。传统的建筑企业对于档案管理采用纸质化的管理方式，虽然也可以进行长时间的信息保留，但是会不断加重档案管理部门的运行负担。所以往往都会进行选择性保留。但使用信息化的档案管理系统，相关管理人员的工作内容就可以大大减少，借助于云存储设备的大量使用，档案管理部门对于各种信息的保留处理都有了很好的途径。通过采用信息化的档案管理方式，可以充分实现建筑企业的信息扩展和工作内容的双重提升。

2 建筑企业档案管理信息化管理当中存在的问题

2.1 企业档案信息化管理的设备不完善

虽然我国的信息化应用技术已经得到了很好的应用发展，很多方面都逐步实现了信息技术的拓展，但是对于相关的档案管理一直被我们所忽视，由于建筑企业的很多人并不是经常接触档案管理系统。所以我国建筑管理的信息技术发展还处于初级阶段，很多建筑企业对于信息技术的应用都还没有全面的认识。

目前，很多建筑企业虽然已经引入了相关的计算机管理系统，很多档案信息都可以进行智能化的扫描录入，但是信息化的管理系统更多的相关智能终端为之服务。所以，现阶段很多企业的信息化管理只是简单的为用户提供了档案的查询方式。缺少相关的直接提取和浏览设备。对于档案信息的实际学习使用还需要用户进行亲自寻找，所以企业信息管理部门对于信息化技术的应用还需要不断进行探索发展。

2.2 建筑企业的档案管理系统重管理轻服务

很多建筑企业的信息化管理都是采用了相关管理系统的直接引进，解决了传统档案管理中的复杂繁多的管理方式，通过档案管理信息技术的使用，很多档案的收集、分类、整合都得到了很好的提升。各种档案都得到了高效的管理发展。但是对于企业内部人员对档案信息的使用发展，却一直不受档案管理部门的重视，仅仅局限于对档案管理的高效运行上。殊不知档案信息化管理的最终目的就是要更好的为企业发展提供服务。很多档案管理系统员工对档案信息的查询使用和共享创新不予重视。这就是典型的管理与服务不相对称的问题。其实为企业服务才是档案馆的发展方向，企业人员得不到良好、快捷的档案管理体验，再好的信息化档案管理也都无济于事。所以企业应该调整信息化档案管理的发展方向，使之更好为企业发展服务才是档案信息化管理的中心。

3 建筑企业档案信息化管理措施

3.1 采用企业档案信息的电子化、数字化管理

建筑企业进行档案管理的信息化发展，首先就要进行相关建筑项目信息的电子化处理，摒弃掉传统的纸质档案内容。进行档案管理的数字化改革。主要包含两方面的内容：一是对于企业内原有档案信息的重新录入，借助于相关信息设备进行扫描相关的纸质档案信息，将传统的纸质档案信息进行转化，并进行归纳整理，开发出原有档案的新价值，将原有的档案内容进行标准化的设计整合，提高其使用分享价值。二是从现在开始进行档案收集方式的改革，各种建筑项目信息东西电子档案内容进行保存方式，建立与信息化档案管理内容相适应的档案信息制造收集档案，从档案源头进行相关档案信息收集的信息化改革。有效减少企业管理部门的工作压力，同时减少相关的档案资源的管理浪费，实现档案管理的数字化、电子化发展创新。

3.2 建立健全的档案管理的运行机制

建筑企业的信息化管理想要实现全面发展。相关管理制度的建设是其中最为重要的部分，能够直接对档案的信息化管理起到有效的推进，对于档案馆信息化系统管理制度的建立需要做好三方面的内容。首先就是建立企业中管理人员的工作改进，信息化的档案管理中管理人员作为主体部分，是档案管理信息化的发展关键，对档案管理人员的相关管理内容进行改进使其更适应信息化的管理内容。其次做好信息化管理的硬件建设。

4 结束语

信息化的管理需要建立在一定的计算机应用技术上，所以建筑企业要进行与自身档案管理相适应的信息技术系统的应用发展。为档案的信息化管理提供较好的环境资源。最后做好信息化档案管理的用户服务建设，档案管理采用信息化的管理模式就是为了使用户享受到很好的档案使用体验，完善信息化档案管理内容的建设终端。

参考文献

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