煤矿企业档案管理信息化建设探讨

刘莎

摘 要：在我国快速发展的过程中，我国的煤矿企业是必不可少的资源，煤矿生产属于传统工业，历史悠久。但随着社会的持续发展、科技的不断创新，使得煤矿企业的一些工作在网络上获得了新的发展空间，煤矿档案管理也是其中之一。档案管理是煤矿企业的主要工作，新时代的档案管理不再局限于使用传统的手工模式，信息化建设是大势所趋。因此，本文从煤矿档案管理的重要性入手，探讨加强其信息化建设的策略，以助力煤矿企业提升档案管理的技术水平。

关键词：煤矿企业；档案管理；信息化；建设策略

社会与经济的转型发展，使得煤炭产业正在朝着规模化、集约化的趋势发展，煤矿企业主辅分离、辅业改革、关闭破产以及兼并重组等现象层出不穷，使得档案管理工作的体制、环境发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理开始暴露出诸多不足，如软硬件落后、管理制度不完善以及信息化建设滞后等，在一定程度上制约了煤矿企业的改革发展。因此，要想保障煤矿企业的顺利改革，全面加强档案管理势在必行。

1 煤矿档案管理的重要性

档案中包含完整、可靠的信息，对煤矿企业的管理和发展有重要的指导作用，这就需要档案管理人员加强档案管理，利用现有资料挖掘档案信息，了解煤矿企业过去的历史，综合分析相关数据，指导煤矿企业今后的发展。通过整理煤矿企业档案，企业管理者还能掌握过去的历史、了解现在的情况、预测未来的趋势，提升决策的合理性与有效性。如果煤矿企业的各个部门没有在平时积累档案，档案管理人员也没有收集和管理好档案，相关领导就无法了解企业整体的经营管理情况，就容易做出不合理甚至错误的决策，使企业遭受损失。特别是在当今信息时代，档案管理信息化建设对煤矿企业实现现代化管理意义重大。因此，煤矿企业为提高管理质量，就必须通过信息化建设挖掘档案信息，如实反映企业状况。此外，加强档案管理信息化建设对煤矿企业有效开展经营管理活动、加快现代化发展进程显得尤为重要。

2 煤矿企业档案管理工作的现状分析

2.1 档案管理人员素质有待提高

对于煤矿企业档案管理工作而言，是一项复杂的工作，需要管理人员具备较高的能力和素养。煤矿企业档案管理专业人才匮乏，人员素质水平有待进一步提高，所以导致档案管理水平较低，具体体现在以下几方面：第一，煤矿企业盲目追求经济效益，将人才培养重点放在了经营和生产上，忽视了档案管理人员培养，导致档案管理人员素质无法适应当下需求。第二，档案管理人员工作积极性不高，主要是没认清档案管理工作重要性，这不仅无法提高档案管理水平，而且还会导致档案管理工作出现极度混乱的现象。第三，信息技术不断发展，煤矿企业档案管理工作逐渐朝着信息化和智能化方向发展，這就需要有相应信息技术人才进行支撑，然而煤矿档案管理人员虽然具备很好的管理经验和能力，对于信息化技术的掌握不到位，无法适应信息化的档案管理需求。

2.2 信息化建设存在滞后性

“互联网+”时代，信息化成为各行业建设的主旋律，档案管理也不例外。但反观煤矿企业档案管理信息化建设，其主要存在以下两个方面的问题：一方面，在信息化建设潮流中，诸多煤矿企业均在尝试档案管理信息化建设，但其信息化建设仅仅局限于通过电脑代替传统人工操作，当前诸多的新兴信息化技术均没有引入，存在较大的滞后性；另一方面，部分煤矿企业尽管开始主动引入新兴的信息化技术，但因为资金、人才方面的限制，实际应用效果并不理想。

2.3 建设项目与档案管理没有同步进行

第一，由于档案管理工作没有与建设项目同步进行，所以导致档案资料收集和处理出现严重的滞后性，无法发挥出实质性作用。第二，对于项目后续的验收阶段，存在严重的审核不规范现象，此问题主要是煤矿企业没有在验收单位中设置档案管理人员，使得审核阶段得不到档案管理工作的指导，最终给企业项目建设质量造成严重影响。第三，档案收集和存档的无效文件较多，不具有相应的法律效力，所以给建设项目的开展造成严重影响，此问题出现的主要原因是企业在重要档案资料收集时大都是复印件，缺少原件，所以导致出现了一些无法律效力的无效文件。

3 加强煤矿企业档案管理信息化建设的策略

3.1 加强煤矿声像档案管理

声像技术是煤矿企业档案管理信息化建设中应用较为广泛的一项技术手段，主要是记录煤矿生产经营管理环节的声像资料。声像资料具备显著的特征，能使煤矿企业档案更准确、更直观，其内容也蕴含丰富的信息，是传统纸质档案不可比拟的。而且声像档案的复制与编辑更容易，难以造假，即便是造假也能利用专业技术手段加以识别，从而进一步保证了煤矿企业档案的可信度。煤矿企业的管理者应高度重视声像档案管理工作，同时抓好声像档案管理制度建设。煤矿企业声像档案管理工作不能全凭想象，更不能停滞不前，要有序进行，注重使用声像技术的效果，通过制度巩固声像档案管理成果。此外，要注意强化声像档案管理分工负责制的落实，明确划分声像档案管理工作的责权利，做到专业、专岗、专人、专管，明晰岗位与业务范畴，将责任落实到人头，从而提高声像档案管理工作的实际效果。如档案管理人员应有效收集各单位、各部门的声像资料，针对重要的环节与时间，务必要有高质量的声像资料作为档案素材，并选择恰当的内容。

3.2 提高档案管理信息化水平

第一，加强硬件投入。对于煤矿档案信息化建设而言，必须要有高标准的设备作为支撑，例如计算机、扫描仪等，这都是信息化档案管理工作须具备的，为档案管理效率提升提供重要物质基础。第二，软件方面投入。除了硬件投入外，还需要加强信息化档案管理软件投入，例如完善资源检索系统，这可以快速有效进行档案信息库查询，给档案管理效率提升创造条件。第三，信息化档案管理虽然在一定程度上实现了智能化和自动化，但还不能脱离人员参与，为了达到提高档案管理信息化建设的最终目的，需要重点培养档案管理人员的信息化技能和素养，以确保档案管理信息化建设的有序实施，最终促进我国煤矿企业的进一步发展。

3.3 注重建设项目档案管理的实效性

首先，加强建设单位负责制。决策层要统筹安排，掌握信息，全面负责，牵头抓总；执行层要扎实工作，逐项去落实，针对问题，提出整改意见，达到提高管理水平的最终目的。其次，发挥监理部门的监督管理作用。建设项目监理单位除按照建设单位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，还要对施工单位文件材料形成情况进行质量检查把关，对施工过程中的每个控制节点、每个环节进行审核，及时发现问题并提出整改意见。最后，加强档案工作软、硬件管理。要选派工作责任心强、业务素质高和有一定组织协调能力的人员从事档案工作，并配备相应的库房、装备、装具，为做好建设项目档案工作提供必备条件。

4 结语

综上所述，煤矿企业的转型发展，信息化技术的迅猛发展，档案管理工作改革创新就成为煤矿企业改革的重点。因为煤矿企业本身的特殊性，信息资料更需要保持严谨性、及时性，这就需要煤矿企业针对现有档案管理工作存在的问题进行深入分析，针对问题制定针对性的解决策略，通过基础建设、制度完善、技术引入以及人才培养，保障档案管理工作的有序推进，为煤矿企业的发展奠定扎实的基础。

参考文献

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