以大数据为背景分析电子档案管理应用的局限性及措施

于洋

摘 要：档案管理与其他行业一样，在大数据背景下，在管理内容与模式上发生了变化，电子档案的出现为档案管理工作带来了新的发展契机，对传统档案管理来讲，产生了一定的影响。因此，做好电子档案管理，结合社会发展现状与需求，积极开展信息化建设，从而不断扩大电子档案管理工作的发展空间。本文介绍了大数据背景下电子档案管理的优势，分析大数据背景下电子档案管理的应用局限，探讨大数据背景下改善电子档案管理应用局限的具体措施，以供参考。

关键词：大数据；电子档案；档案管理；应用局限；思考

当前网络技术已经普及应用于人们的生活与工作之中，随着大数据时代的到来，改变了人们传统的生活与工作方式，以其高速、便利的特征而得到人们的认可。电子档案管理在大数据背景下，发展十分迅速，并且成为现代档案管理中的主要工作内容。电子档案不但能节省大量的储存空间，与传统的纸质档案相比，还具有一定的便利性、共享性，在档案管理中发挥着不可或缺的重要作用。但在实际的管理中，电子档案还存在一定的应用局限，因此，在进行档案管理时，要根据电子档案的特点，发挥其优势，采取相应的办法完善与改进其中的不足，从而提升档案管理工作效率。

1 大数据背景下电子档案管理的优势

1.1 效率性

电子档案主要是通过网络技术与计算机技术实现，与纸质档案相比，能够减少大量人工操作，降低工作强度，减轻档案管理人员的工作压力。在大数据背景下，信息技术与设备的应用，使档案管理工作实现现代化管理，大大提高了档案管理工作效率。

1.2 保密性

电子档案的储存是以数字化为载体，通过计算机与网络进行检索，在查询过程中，只要输入关键词即可，而纸质档案则需要拿出整卷档案查询，容易发生文件信息泄露的情况。电子档案则利于使用者快速查询，并具有一定的保密性。

1.3 标准性

电子档案是在大数据背景下所出现的新时期档案管理形式，在管理过程中不但可以快速操作，方便查缺补漏，还能实现规范化管理。电子档案需要相应的管理制度来支撑，与纸质档案相比在管理上更加标准，有效减少人为失误问题。

2 大数据背景下电子档案管理的应用局限

2.1 难以保证档案真实

网络与计算机已经应用到各个行业的不同工作岗位上，改变了传统的工作模式，在档案管理中，电子档案由于其具有较高的便捷性而被应用于大部分的档案资料录入中。但在实际的档案管理上，一些部门管理人员缺乏电子档案管理意识，没有经过专业、系统的电子档案管理培训，在工作中忽视档案管理的重要性，同时又没有相应监督管理制度进行规范，使一些管理人员在工作中容易出现篡改数据的情况，难以保证电子档案的真实性。并且电子档案与纸质档案相比，缺少原始性证据，降低了电子档案的真实有效性。

2.2 容易发生泄密情况

电子档案从建立储存到检索使用都是通过网络与计算机来实现。随着网络与计算机技术的进步，一些具有高科技、智能化的现代化技术应用于人们的工作之中。电子档案作为现代化管理模式给单位档案管理效率与质量提供了保障。但由于网络的发达，储存电子档案的管理系统容易受到病毒或黑客的攻击而发生泄密情况，现在的网络信息管理还不够完善，缺少相应的法律法规来约束与惩治，造成电子档案保密性较差。一旦电子档案管理系统受到攻击，不但会发生泄密情况，还会导致系统瘫痪而无法工作，甚至造成无法修补性损失。

2.3 缺少定期维护管理

科技在不断发展与进步，同时也促进了电子档案管理水平的提高。与纸质档案管理相比，电子档案管理系统需要较为专业的计算机技术，使用保护软件以增强安全性。但在电子档案的管理中，很多单位缺少对电子档案进行定期维护管理，由于管理人员不具备专业的电子档案管理技术，只是使用系统保护软件难以提高电子档案管理的安全系数，增大了管理系统信息破坏与泄露的机率。在面对突发情况时缺少紧急应对措施，增加了电子档案遭受损坏与丢失的风险。另外，现在有不同种类的管理软件应用于电子档案管理之中，由于缺乏应用管理软件的统一性，影响了电子档案的共享性。

3 大数据背景下改善电子档案管理应用局限的具体措施

3.1 增强电子档案真实有效

为了保证电子档案能够真实有效，就必须要制定标准化、规范化的管理制度，并监督管理人员严格近照制度进行管理。同时，还要对管理人员进行专业培训，提高电子档案管理水平，让他们能够树立起电子档案管理安全意识，及时排除潜在的安全风险，为档案增设保护屏障。在建立档案时要做好资料信息的审查工作，为电子档案原件的真实性提供保障；在储存档案时要排杀管理系统病毒，避免管理系统因为存在病毒而发生篡改、泄密的情况。另外，还可以通过法律手段来约束和打击破坏、盗取或篡改电子档案行为，从而增强电子档案的真实性与安全性。

3.2 规范电子档案管理流程

目前许多单位的档案管理模式越来越趋向于智能化和信息化，信息都是通过电子文件的形式来进行传输。由于电子文件的数量不断增加，为电子档案的管理工作增加了难度。只有对电子档案信息进行科学化、规范化的管理，保证电子档案的安全性和保密性才可以满足时代发展的需求。所以档案管理部门需要对电子档案管理工作制定规范化的操作流程，确保电子档案形成的每一个环节的规范性，不但建立了标准的操作流程，也后续的工作打下了良好的基础。另外，对大数据时代下的电子档案使用统一的数据格式，以及标准软件的应用，可以便利档案管理，对档案内容的调阅与整理工作起到了一定的简化作用。

3.3 做好档案长期保存工作

大数据背景下，各个行业的工作模式都发生了变化，为了满足社会发展需求，档案管理工作也要与时俱进发展。在电子档案的存储中，需要进行备份，避免一旦电子档案发生损毁，造成不可挽回的损失。可以运用移动硬盘等存储设备进行存储，从而避免网络攻击对电子档案造成的损失。虽说电子档案逐渐取代纸质档案，成为档案管理的主流，但是纸质档案还是有其可取之处的，对较为重要的档案，在进行电子存储的同时还可以采取纸质档案存储的方式或是微缩胶片等形式进行多种方式的保存，为档案加上更多的保险。

4 结论

综上所述，在工作中要认识到电子档案管理的重要性，完善大数据的应用，充分发挥电子档案的优越性，认真分析电子档案的不足之处，结合纸质档案的优点，使二者之间能够扬长避短，让档案管理更加安全可靠。随着网络技术的普及应用，越来越多的文件都会采用电子档案的形式进行储存与管理，在管理工作中要認识到电子档案中不足之处，采取相应的改善措施，提高电子档案的安全性与可靠性，为档案管理的稳定发展提供有力的保障。

参考文献

[1]张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案，2016（07）

[2]商晓艳.浅谈大数据时代下的档案管理创新[J].决策与信息（中旬刊），2015（08）