谈高校人事档案整理工作存在的问题与优化策略

连美琴

摘 要：作为一种较为重要的信息资源，人事档案记载了一个人从事工作后所参与的社会方方面面活动的重要经历，如果不能够合理的对其进行整理，那么就很容易出现问题。尤其是對于高校人事档案来说，其记录了高校教职工的各种基本信息，能真实地对这些教职工的个人经历、政治思想进行反映，相关部门想要对人才进行选拔，人事档案是重要的参考依据，所以，只有明确高校人事档案整理工作中存在的问题，并对其进行优化，才能够完善整体工作过程。

关键词：高校；人事；档案整理

随着我国各方面能力的提升，高等教育改革的深化，我国高等教育事业开始持续的进行了发展，高校对各类优秀人才的引进力度也持续加强，人才信息资源越来越多，这也给高校人事档案整理工作带来了一定的挑战。除此之外，作为高校信息资源库的一大重要板块，人事档案的意义较为深远，其是全校教职工及干部参与社会活动的重要依据，更是学校选人用人的基础。随着我国人事制度的改革和高校教育改革的深化，人才信息量的倍增，高校人事档案整理工作正面临着巨大的挑战，而由于计算机已经在国内得到了普及，因此高校人事档案整理工作的问题也日渐增多。只有对其进行研究，才能够优化人事档案整理工作的问题。据此，本文对其进行研究，具备现实意义[1]。

1 高校人事档案整理存在的问题

只有明确高校人事档案整理工作存在的问题，才能够更好的对其进行优化。在大多数情况下，人事档案整理工作都存在着一定的差异，其中，高校人事档案整理工作任务量很大，难度较高，由于高校需要对人才进行引进，而新引进人才的档案因各地的人事档案整理制度的落实情况不同，对其进行整理的方法自然也不相同，从而导致新引进人员的档案需要重新进行整理，如果不能够对这一问题进行解决，那么高校人事档案整理工作也就无法真正的得到完善[2]。

再者，如今计算机已经在国内得到了普及，但是很多高校的人事档案数字化发展都较为落后，工作人员的思想不够先进，整体素质较为低下，导致高校人事档案整理工作难以保持现代化。很多高校的网络体系也不够不完善，高校人事档案整理工作和归档工作难以实现网络化与信息化。由于不能够依靠计算机与网络体系构建新型档案整理工作，所以高校只能继续传统的档案整理工作，纸张浪费严重，效率低下。以上所述，基本就是高校人事档案整理工作存在的问题。

2 高校人事档案整理优化策略

2.1 对档案内容进行完善

高校人事档案整理工作的优化，需要相关人士对档案内容进行完善。其中具体的方法是，对档案纸张规格进行统一，从而保证档案内容完整。根据国家相关部门的具体要求，对于干部档案材料来说，其必须使用16开规格的办公用纸。但在现实中，高校人事档案整理工作所用到的材料都为A4规格，无论是每年的干部考察表还是教职工的考察表、工资审批表等，都要完全的包括在其中。由于纸张规格不符合，因此在高校人事档案整理工作中必须要对材料进行裁剪，既增加了工作的工作量，又造成了纸张的浪费。在这样的情况下，高校人事档案整理工作人员需要紧紧的响应国家的号召，避免在今后人事档案材料上出现大小不一的现象。

2.2 对档案进行适当分类

对档案进行适当分类，需要高校人事档案整理工作人员对分类标准进行确认，保证档案目录层次清晰。具体的说，分类是档案整理的一种基本方法。根据我国相关部门颁发的《干部档案工例》、《干部档案管理工作细则》。人事档案的正本材料被划分为十类，主要包括履历材料、自传材料、考察材料、学历等。进行在人事档案整理时，高校人事档案整理工作人员必须要严格按照正本的十大类进行分类，一旦发现缺失，可以通知本人尽快补齐，保证档案材料的完整。

2.3 对档案人才进行培养

人才的培养对于高校人事档案整理工作来说，意义重大，没有人才，高校人事档案整理工作也就无法更好的得到优化。高校需要通过技能培训的方式，对专业的档案队伍进行打造。具体的说，高校档案馆必须要定期的对档案工作人员进行专业培训，使档案工作人员具备相应的能力和综合素质[3]。

高校人事档案整理工作人员也必须要对自己的综合素质和工作能力进行提高，在遵守国家相关法律的基础上，对相关业务知识和技术进行熟悉。高校人事档案的整理直接关系到了组织部门对人才的了解，因此相关工作人员需要重视对人事档案的整理工作，加强对档案工作的建设，从，保障高校人事档案整理工作持续进行。

2.4 对档案形态进行明确

对档案形态进行明确，需要相关人员利用现代信息技术尽快实现人事档案的数学化。随着我国科技水平的提升，我国高校的信息资源量大大增加。如果仅仅偏向于纸质档案的整理，那么在较大工作强度下，工作人员的效率不可能得到提升，此外，目前高校档案馆人事档案的档案载体已经超出了档案馆负荷的载体要求。所以，高校档案馆必须要通过对先进的技术和硬件进行引进，实现人事档案数字化[4]。

高校应该对本校的人事数据库进行建立，用计算机来储存信息，既提高了人事档案管理、整理的工作效率，纸质档案载体也得到了保护。

2.5 对档案进行合理管理

对档案进行合理管理较为重要。高校需要对人事档案网络化管理体系进行建立，通过对人事档案信息的安全保密性的级别来指定不同权限，授予与人事相关的文件归档部门。

对于高校人事档案馆的计算机系统来说，其具备独有性，因此相关人员必须要对归档部门的文件进行重新的目录输入和数字化，避免纸张的浪费。对人事档案网络化管理体系进行建立，势在必行，有利无害，通过网络对人事档案进行整理、归档，能够较好的对档案工作的工作量进行减少，同时减少档案部门纸张的浪费，有利于明确部门之间责任的落实，提高工作效率，促进高校人事档案的整理。

为了更好地对人事档案整理工作的作用进行发挥，高校人事档案的整理工作应顺应时代发展的需要，在发展中改进，紧跟时代的发展，保证人事档案工作的可持续发展。

3 结论

综上所述，随着我国人事制度的改革和高校教育改革的深化，人才信息量的倍增，高校人事档案整理工作正面临着巨大的挑战，而由于计算机已经在国内得到了普及，因此高校人事档案整理工作的问题也日渐增多。只有对其进行研究，才能够优化人事档案整理工作的问题。从现实情况来看，如今计算机已经在国内得到了普及，但是很多高校的人事档案数字化发展都较为落后，工作人员的思想不够先进，整体素质较为低下，导致高校人事档案整理工作难以保持现代化。很多高校的网络体系也不够不完善，高校人事档案整理工作和归档工作难以实现网络化与信息化。只有对档案内容进行完善，对档案进行适当分类，对档案人才进行培养，对档案形态进行明确，对档案进行合理管理，才能够解决问题，优化高校人事档案整理工作的过程。

参考文献

[1]赵子叶.高校人事档案整理工作存在的问题与优化策略[J].农家参谋，2018（21）：244.

[2]朱佳煊，王芳.高校人事档案整理工作存在的问题与优化策略[J].兰台世界，2017（01）：73-75.

[3]刘鸿雁.关于整理干部人事档案的浅思[J].兰台世界，2014，1（S1）：141-142.

[4]张珺，范伏生，常宽，郝丽.浅谈高校干部档案在整理中发现的问题及对策[J].智富时代，2016，2（3）：45.