网络时代背景下文书档案管理发展策略思考

蔡明月

摘 要：自二十一世纪以来，信息技术得到了快速提升，尤其在网络技术日益提升的当下，几千年来信息交流、人际交往与社会管理模式都在变化。因此，人们的生产和生活带来了划时代的变化，它在某种程度上加快了人类数字化的脚步。档案内容与档案本身都属于信息社会的信息产生之处。不论是社会的发展步入了一个时期，或是已取得了长足的进步，档案的保存、开发和利用，都是原始的信息来源。加强档案管理，实施网络环境下的档案信息化建设，是社会的需要和时代的呼唤。本文立足于该主题，以期对推进档案信息化建设做出微薄的贡献。

关键词：网络时代；文书档案管理；信息化；信息技术；公民意识

如今，随着信息社会的发展，互联网已经改变了人们对各种信息的获取方式。在信息传播过程中，牵扯到资源的取得、信息的传播、信息的存储以及信息的多次利用。在这个过程中，网络已经成为资源生存的根本环境。与此同时，互联网已经成为国家、区域、组织和人民之间的桥梁。我们只能适应时代的步伐，结合现代管理方式，刷新管理观念，重构业务规范，转变服务方法，创新管理理念，增强服务水平，推进体制改革，提高管理能力，让信息服务越来越好。档案信息强调对过去的记载，见证着社会潮流和文明流传。档案在其发展期间起着非常重要的作用。但长期以来，人们一直关注档案的收集和保存，而忽略了档案利用意义，这是值得商榷的。甚至档案的使用也保持在后备水平。这一方面是由于缺乏对档案使用价值的认识，另一方面是由于对提供档案信息途径的制约。网络技术的蓬勃发展为档案信息化建设的实现提供了新的思考。怎样从网络技术的角度增强文献档案的信息化建设，是一个值得人们深思的重要课题。

1 网络环境下档案信息化的概念

从表意便能得知，档案信息化即利用信息技术产生、开发和管理档案资源的系列流程，又叫档案管理信息化与档案工作信息化。从这一概念能够得出，档案信息化具有以下特征：

1.1 档案信息化是一个动态的概念

信息化自身是一个逐步的、不断改变的过程。在新世纪时期，随着信息技术的不断进步和信息资源的慢慢增多，社会变革深化。随着整个社会信息化进程的推进，档案信息化正在发展。每一项新的发展都是上一阶段的结果，也是下一阶段发展的起步之处。因此，无论哪个国家、地区或行业不能精准对档案信息化是否已经实现的问题进行答复，都只能对档案信息化建设的能力和现状进行分析。

1.2 档案信息化是基于信息技术的应用

档案信息化的过程是基于信息技术对档案内容的处理。所以，档案的内容是宝贵的，但信息技术的应用也是值得重视的。档案信息化建设应基于信息技术的发展。信息技术的应用是多方面的、广角度的，包括从产生到永久保存乃至销毁档案的完整内容。例如，书面文件与档案的电子化、电子文件合成以及文件和档案的自动索引需要用到信息技术。

1.3 档案信息化是一个多要素综合作用的过程

从根本上来说，信息技术作为达成档案信息化目标的基础，在利用信息技术产生、发展和管理档案方面，还有许多其他因素，譬如人力资源、标准和规范、管理机制等。也就是二分靠技术，八分靠管理。加强档案信息化的效果一般不取决于信息技术的先进性是否强烈，而取决于技术因素与非技术因素的合作程度。

2 档案信息化在网络环境中的意义

网络环境一直在给中国档案事业带去生机。第一，在大数据化网络时代，档案中的大量信息在某些方面是相互匹配的，在某种程度上具有相似性。第二，档案管理信息化仍以信息化为根本，需要网络环境的支持。档案信息是适应时代发展的需要，因此这个信息时代是很重要的。其主要职能如下：

2.1 档案的可持续发展具有现实意义

档案的发展要严格按照规范，推进信息化建设的脚步，不然就会在落后中生存，导致历史错误的产生。事实上，在以信息技术为特点的知识经济时代，档案是构成社会主义先进文化事业的一部分。着力跟进信息化建设发展，为档案信息资源的整合与技术资源的支撑。

2.2 档案应适应新形势发展的必然要求

前任國家档案局局长毛富民有过这样的言辞：信息产业与信息技术的持续进步，给档案工作带来了前所未有的挑战，同时提供给档案事业更多更好的机遇。我们需要尽力把握所有机遇，运用现代先进技术，便可让档案事业和中国特色社会主义事业实现整体发展。档案信息化建设为社会共享丰富的档案资源，弘扬中国特色社会主义文化创造了条件。

2.3 是促进公民意识全面发展的客观需要

现在，人们开始自觉地利用闲暇时间在线学习和浏览信息。这就要求社会为学习者获取和分享知识提供一个有效的平台。档案馆在构建这一平台方面有着明显的优势。档案信息化建设可以为公民提供良好的信息资源，结合多样的档案资源给社会和公民提供服务，使公民的终身学习意识不断增强，从而推动公民整体素质的不断增强。

2.4 网络环境下的档案信息化战略

在网络环境下实现档案信息化是非常重要的。然而，由于各样原因，我国档案信息化建设的推进并不符合人民意愿。例如，有的企业人员不重视档案的信息安全，将档案的信息安全看作是技术者本身的问题，有些人没有政策或机构支持和规范。面对该类问题，一定要落实更加有效的措施。

2.5 将信息化建设作为档案基础业务建设的基本内容

随着电子政务的快速发展和信息技术被不断深入的应用，中国的档案基础设施建设一定要步入信息化建设的进程中。一方面，要实施“国家档案信息化计划”，以档案信息化为基本任务。另一方面，我们不应该放松传统的档案和编目工作，以实现“双手必须掌握，双手必须努力”。

2.6 以档案信息资源建设为档案信息化建设的核心任务

随着时代的发展，档案信息资源变得非常丰富。在这个过程里，无论技术过程如何，我们把握住以信息资源为中心。只有在这个原则下，我们才能取得更好的进步和发展。只有通过明确了档案信息建设的中心任务之后，才能有序地开展其他工作。在档案信息资源运用上，首先是加快现有档案目录数据库的建设和部分全文数据库的建设，以满足快速检索的需要；第二，提高档案数字化过程中脆弱，宝贵，高利用率，确保其使用价值得到充分发挥；第三，通过合理的方法收纳与保存新生成的电子文件。在信息技术普及过程中，这些电子文档和档案会成为将来档案信息的最终来源。第四，加强对电子文件识别，描述和备案的指导和监督，确保电子文件和档案涉及范围全面，实际且有效。

2.7 将实现档案信息资源共享作为档案信息化建设的根本目的

过去的档案资源通常被放在档案馆的书架上，所以它们的使用数量很有限。另一方面，有些档案只在需要时。在互联网时代到来之时，这种获取资源的方式更加方便。所以，档案信息共享应成为信息化建设的最终归宿。在更多先进的信息技术之间发生交流、分享活动时，互联网会记录下相关档案信息，让用户可以随时随地查询，更快速的完成信息资源共享，进而实现为政治、经济、文化建设提供信息服务的目的，增强信息服务能力。

参考文献

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