论提升档案管理信息化建设的有效途径

摘 要：随着我国社会经济与信息技术水平的快速发展，事业单位档案的数量快速增加，这就需要事业单位档案管理工作需要不断优化形式。当前，档案管理信息化是档案管理发展的趋势和潮流，但是在事业单位档案管理信息化过程中存在着诸多问题，严重影响了档案信息化建设的进程。所以，这就需要事业单位应该加强对于这些问题的重视，认识影响档案信息化管理工作的影响因素。本文以论提升档案管理信息化建设的有效途径为题，通过对于这些问题进行分析，提出了解决的策略，旨在能够有效提高事业单位档案信息化管理，促进各项工作平稳运行。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；问题；方法

事业单位档案管理信息化建设主要就是优化档案文件的保存方式，所以这就需要事业单位应该不断利用先进的信息技术和手段来转换物质资源，提高资源的信息化水平。然后有效开展保存工作，建立起档案数据库以及档案目录数据库，为事业单位的每个工作人员提供优质的服务。同时，档案的信息化建设还应该有效解决传统的档案管理方法，取其精华，使两者形成很好的补充，实现共同发展的最终目的。现阶段下我国事业单位的档案管理工作还有一些不足，管理人员一定要意识到档案管理工作的重要性，积极应对档案管理信息化建设中的若干问题，努力促进和提升档案管理信息化建设。

1 事业单位档案管理信息化建设中的若干问题

1.1 档案信息资源没得到合理的开发

当前，我国事业单位对于档案信息资源没有进行有效的开发和利用，采集档案信息资源方面的内容比较少，有的时候存在着信息资源重复加工的情况，严重影响了信息化资源的质量。我国档案开放的比重整体来说还是处于低水平的，尽管我国建设了许多信息化数据库，但是许多数据资源都没有得到有效的利用，造成了资源的浪费。

1.2 缺乏保护档案安全的措施

一般来说，事业单位的档案资料与普通的档案资料是不一样的，有的时候会涉及到一些国家的机密信息，所以在处理文件的时候，应该更加注重文件的安全性。但是在日常工作中，事业单位很容易就会忽视这个问题，这样就会有泄露信息的隐患。一些事业单位对于公开的信息资料审查不够严格，有的时候因为计算机浏览一些危险网页而造成机密文件泄露。正是因为事业单位在进行档案管理的时候没有采取有效的安全措施，所以导致其存在着一些危险。

1.3 档案管理人员素质低下

一般来说，事业单位的档案管理工作属于平淡无奇的工作，所以很难吸引优秀且专业的人才。这样就会使事业单位档案管理人员大多是缺少档案管理经验，并且没有接受过专业的档案管理训练。有的时候档案管理工作人员经常调动岗位，使其出现混乱的局面。有的时候会出现文件丢失的情况。所以，只有不断提高档案管理人员的素质，保证档案管理工作的效率，才能够更好地为事业单位的发展提供坚实的基础班。

1.4 档案检索效率低下

档案的检索方式可以分为计算机检索和手动检索两种方式，检索的效率在很大程度上就会依赖工具，而最快的检索工具就是计算机。但是还是有部分单位使用手动检索，一些单位认为检索工具越多就越能够提高检索效率。但是检索效率高低在于设备是否技术先进，是否能够完成检索工作。所以一些单位盲目设置检索工具，导致档案的检索效率大大降低速度直接影响到档案管理的效率，影响了其他工作的正常开展。

2 事业单位档案管理信息化建设的方法

2.1 制定严格的档案管理工作制度

严格的制度是保证档案管理工作的基础。这就需要事业单位从事档案管理的人员，应该准确了解档案管理的相关法律法规。档案管理信息化建设应该在法律法规的允许下进行。只有保证档案信息化建设有法可依才能够保证管理工作的时效性。这就需要不同的单位应该根据自己单位的实际情况制定相应的档案管理制度，通过对于工作人员进行有效的培训和约束来保证其工作的效率，提高档案信息化建设的水平。

2.2 科学合理规划档案管理的信息化

事业单位在进行档案管理信息化建设的过程中，应该结合自身的经济发展目标制定合理的进程。档案管理信息化建设是社会发展的必然要求，但是也不能盲目跟风。在进行事业单位档案管理信息化建设之前，应该进行科学合理的规划，保证符合自己实际情况的基础上，制定相应的信息化建设目标。这样才能够使档案管理工作顺利推进，促进档案管理工作的可持续发展。

2.3 完善档案管理信息化监督制度

监督是保证事业单位档案管理信息化的重要手段，通过有效的监督，能够保证档案信息化建设在法律规定的范围内进行。完善的监督制度能够有效激发工作人员的积极性，提高地工作的主动性和创造性，进一步保证档案资料的安全。这就需要事业单位应该充分利用内外部的监督，通过有效结合，及时找到档案信息化建设过程中存在的问题，采取有效的方法解决，保证建立高效安全的档案管理信息化建设系统。

2.4 提高档案管理人员的素质

档案管理人员的素质是影响档案信息化建设的重要因素。所以，事业单位应该注重提高工作人员的管理水平和技能水平，使其能够胜任档案管理这个工作。同时，应该加强对于档案管理工作人员的培训和考核，丰富其专业知识，优化管理方式和知识结构，通过考核激励其更加努力地学习专业技能，提高档案管理人员管理水平。

2.5 实现档案管理数字化

档案资源保存的重要方式还包括信息资源的数字化。事业单位应该充分利用先进的信息技术和科学技术把档案资料进行数字化保存，建立全文数据库和目录数据库，使事业单位的每个人都能够很好地享受到这个服务。最后，档案管理工作的数字化应该不断结合传统的档案管理方法，通过两者的不断补充和发展，来促进事业单位档案管理信息化建设。

3 结语

综上所述，我国事业单位档案管理信息化建设符合社会主义市场经济发展的规律，能够促进事业单位各项工作的顺利开展。这就要求事业单位在进行档案管理的时候，应该加强对于问题的认识，找到解决问题的有效方式。首先进行总体的规划，提前做好规划的进程步骤。同时需要做好信息安全工作，创新档案管理的形式和方法。在当前背景下，我们应该抓住机遇，努力迎接挑战，积极创新，实现事业单位档案管理工作的可持續发展和稳定进步。

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作者简介

杨冬（1976-），男，汉族，山东省滕州人，省委党校研究生学历，助理馆员，研究方向：档案管理。