纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

摘 要：随着现代化信息技术的飞速发展和广泛应用，信息化和数字化成为诸多企业的主要发展方向，以至传统的纸质档案管理模式无法满足时代要求，形成了与社会发展之间的矛盾。因此，在信息化高度发展的今天，对档案管理工作进行电子化、网络化的改革，成为顺应时代要求的重要举措。电子档案管理拥有方便快捷、节省空间的优势，符合时代对资源管理的要求，但同时存在信息容易丢失、在长时间的保存上不如传统纸质管理的缺点。本文以纸质档案管理与电子档案管理的融合分析为题，展开了一系列的探讨与分析。

关键词：纸质档案；电子档案；管理；优点；缺点；融合

在信息化、网络化和科技化迅速发展的今天，传统的纸质档案管理模式开始随着时代要求进行电子化和网络化的变革。随着计算机技术的大范围普及，对档案的管理重点开始由传统的纸质管理向纸质档案与电子档案并存的方向转移。电子档案较传统的纸质档案管理，具有存储方便和便于调用的特点，从而在众多企业中得到广泛的应用，但电子档案也有信息资料易丢失、不便于长期管理等严重缺点，因此，需要通过传统的纸质管理方式加以补充。

1 纸质档案管理的优点与缺点分析

1.1 纸质档案管理的优点

试纸档案管理是以纸质作为载体，实现对档案资料进行记录保存的传统档案管理方式，较电子档案管理有以下优势：1）在保存良好的情况下，纸质档案能以一种更加直观真实的感觉对资料进行传递，经明确的分类整理，可使读者迅速提取自己想要的信息。2）纸质档案能保证更高的可信度，任何对档案资料进行的改动都一目了然，幫助人们更好的辨别真伪，确保档案的真实性和安全性，保证其较高的凭证作用。3）纸质档案不受电磁干扰的影响，能有效的减少信息的丢失和被盗，使档案的寿命更长。

1.2 纸质档案管理的缺点

作为传统的档案管理方式，纸质管理也存在其根本性的问题：1）保存条件严格。由于纸张的主要成分是纤维素，纤维素在酸碱试剂的作用下会发生严重的损坏，因此，对纸质档案的保存条件较为严苛。2）占有空间大。纸质档案由于体积较大，从而占有了一定的存储空间，需要通过购买相应设备来解决，无形中加大了存储的成本。3）管理繁琐。在对纸质档案进行分门别类的归置时工作量巨大，且为了保证在保存时不损坏资料，往往需要注意很多事项，从而给档案管理工作带来难度。

2 电子档案管理的优点与缺点分析

2.1 电子档案管理的优点

作为电子化、网络化和计算机技术的联合产物，电子档案管理有以下优点：1）文件的多媒体性可通过电子档案得以体现，从而更形象生动的对内容进行表达，方便读者理解记忆。2）电子档案的储存信息量大，占地空间小，便于对信息高效快速的复制、传送和短期保存。3）电子档案通过对档案进行系统化分类，极大的节省了人力物力，使读者可以第一时间自行找到所需材料，方便读者的阅读。

2.2 电子档案管理的缺点

与传统的纸质档案管理相似，电子档案管理也有其本身存在的客观问题：1）作为电子档案的载体，光盘、磁盘、磁带等这些载体的成分组成不稳定，容易发生氧化或腐蚀，寿命短，不利于长期保存。2）电子档案非常依赖与计算机和网络，没有计算机就不能建立档案网络。到当计算机受灰尘、磁场、潮湿度等因素影响和破坏是，电子档案的保存困难就显得异常艰难。3）电子档案安全性差，即使被恶意修改也无法追根溯源，尤其当电脑病毒入侵，电子档案受到攻击时，其安全性和可靠性更是大打折扣。

3 纸质档案管理与电子档案管理的融合

随着我国经济和社会的快速发展，各行各业也随之进行着不断的创新，而企业的档案管理水平往往体现了企业的综合实力，所以，必须对档案进行细致的管理。电子档案具有较强的时代气息，符合时代要求，而传统的纸质档案管理同样具有其不可动摇的作用和地位，因此，如何在实际的生产活动中将两者有机的融合，成为了现阶段档案管理工作的核心。只有将两者进行融合，才能使档案的凭证价值和高效检索性得以真正的发挥。

3.1 建立相对独立又彼此联系的两套管理系统

电子档案和纸质档案作为两种不同形式的档案管理形式，在对资料进行收集、存储、保护和利用等方面有相对独立的两套运行系统，因此，在实现传统档案与电子档案融合的过程中，首先要根据两者的不同分设不同的管理系统，实现对两个系统的分别操作、分别保管和分别利用，同时应在两个系统之间建立一定的联系方式，方便人们能快捷的就同一文件进行两种不同方式之间的转换使用，保证在业务处理上的一致性，提高便捷性和实用性。例如可以在纸质档案的备注或文案中标明其电子文件所在的地址，同时在电子邮件的附录里也要标注相应的纸质档案所处的位置和档号，实现两者之间的参照互补，实现既独立又联系的联合档案管理模式。

3.2 实行档案部门集中管理电子档案

为保证档案的信息化管理，相关档案管理部门应落实其收集归置电子文件、对电子档案进行管理的责任，从而保证电子档案管理实现科学化、规范化和档案信息资源一体化。实行档案部门集中管理电子档案的优点如下：1）确保电子档案收集、归档、储存、保护等环节的严谨性，避免非专业人员对电子档案造成的丢失和损坏，实现电子档案管理的规范化和专业化。2）有利于归档电子文件之间以及电子文件和其他载体形式的档案之间建立联系，实现对档案的信息资源一体化。3）能存进对电子档案进行专业性的开发，提高电子档案管理的科学性。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

在信息化高度发展的今天，档案管理涵盖了计算机科学、档案学以及分类学等学科，成为一种综合性的科学。因此，档案管理工作者必须顺应时代要求，大力拓展专业视野、提高综合业务水平、精化相关操作技能、及时更新知识框架，实现过对计算机熟练操作以及对网络信息的有效利用，完善电子档案的制作、使用、维护和管理过程，切实深入到对电子档案的管理工作中去，探索总结电子档案与传统纸质档案融合的规律，推动档案管理全面化、科学化和高效化的发展。

4 结语

综上所述，随着信息大数据时代脚步的跟进，电子档案管理顺应时代要求诞生，成为对信息进行系统化管理的一种重要手段。电子档案的操作过程快捷高效，同时也存在着易损失和删改无痕的缺点，使其在实际的应用中安全性不能得到保证，因此，应辅以传统纸质档案管理机制对其进行完善和监督，就现阶段而言，实现两者的有机融合才是保证档案顺利进行的关键。

参考文献

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作者简介

孙中孝（1970-），男，汉族，山东省枣庄人，中央党校大学学历，助理馆员，研究方向：档案管理。