企业档案收集工作中存在的问题与对策

宋旭卿

档案收集工作是企业档案工作的基础，也是最关键的首位工作环节。在企业管理环节中，简化档案整理工作、强化档案利用工作、加强档案现代化工作尤为重要，尤其是档案收集工作的重要性已变的越来越突出，这项工作的质量决定了整个企业档案管理工作的质量。

一、从事企业档案管理工作经历

笔者在中盐吉兰泰盐化集团有限公司从事档案管理工作14年，收集整理各类实体档案两万余卷（件），包括文书1187 卷、科技10635 卷、会计8277 卷、特殊载体类档案613 件,共计24418 卷（件），另外收集整理电子类数字档案13930 个，形成的档案齐全完整，整理科学规范，便于检索，反映了公司在基建、生产、经营和管理活动中的真实情况，对本企业的生产、经营和管理工作有很高的查考利用价值。在这14年的工作中，笔者有幸参与3 个投资上亿元工程建设，经手项目前期、建设期、验收期、生产期的各类档案的收集、鉴定、预立卷、定卷整理、归档、编目、建立电子目录等一系列档案建立过程，形成科技档案11476 卷（基本建设类10341 卷，设备类1006 卷），文书档案129 卷，完整反映整个项目的建设情况，为进入生产、经营期奠定基础。

以多年的工作经验，发现档案管理工作中档案的收集是最需要重视的一个环节，也是容易出现问题的一个环节，如果收集工作做不好直接影响后期档案的提供、利用。通过不断的摸索和实践，找到了解决这些问题的办法，总结如下，为工作在企业一线的档案管理人员参考使用。

二、企业档案收集工作容易存在的问题

（一）档案管理意识不强，导致归档文件资料不齐全、不完整

一是在现代企业档案管理中，由于企业其它职能部门管理重心往往放在对归口业务的管理，对档案管理工作的意识不强，不注意日常工作中原始资料的积累保管，导致一些非常重要的工作资料，由于没有注意积累而无法归档，从而造成了工作后期无法顺利进行的严重后果。二是一些档案管理意识淡薄的工作人员，为了个人工作方便，将有归档价值的资料留存自用，在发生人事变动后导致资料永久流失，也对工作后期产生极大影响。三是现代化企业注重专业化管理，档案部门对各职能部门每年开展的专业化工作不了解，所以所谓的监督、指导只能流于形式，最终造成归档文件材料不齐全、不完整的不利局面。综合以上原因可以看出，档案管理意识不足，往往是档案管理工作中最老生常谈也是最难以把控的问题。

（二）档案收集归档范围界限模糊，导致档案收集工作不易界定

《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”国家档案局第8 号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局第10 号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》都对企业各类文件材料归档范围和归档期限进行了界定。但是都比较宏观、指导性较为笼统，导致档案收集工作在开展过程中，材料重要程度（重要、一般重要）界定很难具体把握。尤其是文书档案、科技档案的归档范围更宏观，缺乏具体化的指导内容。另外，各职能部门的原始资料收集的兼职档案管理人员档案管理知识相对缺乏，在鉴别归档材料是否齐全完整和保管期限划分是否准确上模糊不清晰。

（三）档案收集工作考核标准太笼统

档案收集工作在企业档案规范化管理中，虽然有考核，但是考核标准总体上比较宏观，缺乏具体化和针对性强的内容，导致档案室档案收集工作，没有硬性标准，只是按流程检查是否收集齐全完整。而应对归档率的考核上，缺少量化指标，只是把现有归档文件数作为考核标准，而没有把应归档文件数作为标准，因此这种考核标准的实际意义没有完全发挥出来，对于档案收集过程约束力不强。

（四）职能单位档案管理人员需提高职业化、专业化程度

一是兼职档案管理人员队伍职业化程度不高。在其它职能单位，档案管理工作均由其他工作人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，对档案管理规章制度不学习、不清晰，也不与公司档案管理专业人员沟通，导致档案整理、管理混乱。二是管理质量不够高。其主要表现在：有些档案管理人员将不同保管期限的文件放到同一案卷内，从而导致档案利用时检索量大，多年后销毁短期档案的工作复杂。

（五）企业的档案管理工作缺乏惩罚制度

虽然国家的《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规文件中对拒不归档的行为做了规定，要求对有关责任人员给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。但在实际工作中，企业并没有完全按照国家法律法规执行。又由于各单位对档案工作并没有真正加以重视，加上档案材料不及时移交归档并没有给企业造成当前可见的损失，导致虽然档案收集工作有法可依，但执行却无法真正落到实处，久而久之，部分工作人员的档案法制意识就会淡薄，直接影响了档案的收集归档。

三、解决企业档案收集工作问题的有效对策

（一）加强宣传教育，强化全员档案意识，尤其是领导的档案意识

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案管理工作及档案提供利用的成果，增加档案管理工作的曝光度。将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个职能部门，引起各职能部门领导对单位档案工作的重视，增强全员的档案积累、保护和收集归档意识。

档案管理部门和人力资源管理部配合，每年定期组织公司职能单位负责档案管理的相关人员集中培训档案管理知识，并结合实际档案收集工作中遇到的问题，逐一讨论给出最可行有效的解决办法。同时公司档案管理专业人员要定期到各职能单位做档案收集、整理的实际操作指导。

档案管理部门也要定期向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的问题，争取得到人、财、物等方面的支持，同时做好档案的利用服务工作，以利用的高效性引起公司领导的重视。例如：在新建项目前期、建设期、验收期，档案管理人员积极参与项目进度会议，就其不同时期档案的形成和收集工作做计划、总结，并将档案工作遇到的问题及解决方案及时汇报分管领导，从而实现项目建设档案先行。

（二）完善收集归档制度，确保材料齐全完整

档案管理部门工作人员由于不熟悉各单位业务工作，要在国家有关归档范围指导性文件的参考下，与各业务单位工作人员沟通协商，共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，并建立健全切实可行的收集归档制度，将档案工作的“三纳入”“四参加”“四同步”等要求贯穿其中。中盐吉兰泰依据国家相关法律法规制定了《中盐吉兰泰盐化集团有限公司档案管理办法》，作为全公司档案管理工作的主导性标准，同时各对口业务单位针对专门档案，也制定了相应的管理办法《建设项目文件归档要求及档案管理办法》《影音档案管理办法》《证照管理办法》《人事档案管理办法》《合同管理办法》《安全生产标准化档案管理标准》等。

（三）增强档案人员主动收集意识

档案管理工作中，档案收集工作有时处于被动收集的局面，职能部门档案管理人员习惯于档案管理部门收集时再上交，待查阅找不到档案时，又将责任归咎于档案管理部门。现在的中盐吉兰泰公司不论是兼职还是专职档案人员都具备专业职业素养，通过公司相关部门召开专兼职档案人员会议，了解各职能部门年度工作计划，掌握主要工作和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档，变被动收集为主动收集，让各单位档案管理工作人员认识到档案收集工作的重要性，促进档案收集工作得到全面有效开展。

（四）强化培训，提高档案管理人员业务素质

选准用好专兼职档案管理人员，将那些细心勤快、责任心强、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来。企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要从性格、年龄、性别上考虑，尽量保持档案管理员队伍的专业性和稳定性。

强化档案业务培训。每年应积极选送档案工作人员参加市级以上档案分管单位组织的业务培训，鼓励他们学习档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案管理人员的实际操作技能和业务指导能力，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能。此外，还要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。

组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和专业人员上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进企业档案工作健康发展。要定期或不定期地深入企业各职能单位检查指导档案工作，发现问题，要及时通报，督促整改，力促规范。

（五）档案法制建设不容忽视

树立依法治档的权威性和严肃性，企业档案管理分管部门应制定适合本企业的档案管理奖惩制度。作为公司档案管理分管部门，要加大对所属各单位档案执法情况的检查和监督，提高员工依法治档的思想意识。要对各单位档案工作检查中出现的违法违纪行为进行处理，以此树立依法治档的权威性和严肃性，确保档案收集工作的有序开展。

档案收集工作做得不好，企业就不会有完整的档案，更不会提高档案管理效率。切实做好档案的收集工作，要做到以下五点：一是加强宣传提高公司全员的档案意识，二是建立健全档案管理制度，三是专职档案管理人员要做到三勤，四是定期组织专业知识培训，提高专兼职档案管理人员职业素养，五是加强档案法制建设，努力促进依法治档。

用一句档案管理方面的金句来总结，“档案中有前人的智慧，用起来可以照亮自己，档案中有自己的心血，传下去可以滋养他人。”