关于信息化背景下设计院档案管理创新机制的相关研究

王姗姗

摘要：随着信息化时代的来临，传统的设计院档案管理模式已经无法满足当前社会的需要，在信息化的大背景时代下，必须改变原有的档案管理模式。本文主要讨论了我国设计院传统档案管理的主要特点、信息化环境背景下设计院档案管理的创新方法和策略，希望内容以上内容能对有关单位和企业有所帮助。

关键词：设计院；档案管理；信息化；策略

一、前言

企业档案管理分为很多部门，其中设计院档案管理就是其中的一个分支，设计院档案管理也是企业档案管理信息化的众多领域之一，近些年，我国经济开始迅猛发展，城市化建设工程也是有目共睹的，设计院的主要工作就是进行产品设计以及技术的研发，为社会中各个行业的众多企业进行产品项目设计、开发以及应用，从而制造出了许多品质较高、种类丰富的设计成果。在设计院进行设计工作的同时，工作人员也积累了丰富的设计经验以及各行各业的设计文本和信息资料。随着经济的发展，我国在科学技术领域也有着惊人的突破，怎样把这些新的信息技术运用到信息资料的管理当中，这些问题也是当前市场经济体制之下设计院档案管理所要面临的严峻问题，设计院应对自身的档案管理进行不断的改革创新，这也是完善自身档案管理、优化企业发展的重要决定因素。

二、我国设计院传统档案管理的主要特点

（一）归档种类繁杂，文档数量较多

设计院的档案资料是由原始文件、计算书、图纸、电子光盘以及图标等等各种类型的资料组成，其中包括设计过程中所产生的图纸等等，由于一些项目或着产品设计的时间较久，从而积累收集了设计过程中的所有文档，且数量十分庞大，这也造成了文档资料在入档的时候会有很复杂的步骤流程，同时归类分类也十分麻烦。例如：某工程的设计档案包括：红线批复图、谈判文件、设计任务书、合同书、政府部门的批复许可证、委托书等等各个阶段的准备材料，还包括设计人员在进行设计时所使用的资源分析、选址、地区经济情况书、项目选址等一系列的参考类资料，这些文件在种类、阶段、用途等各方面都有所不同，这也就造成了设计院的档案资料种类众多、数量巨大、内容丰富的特点，但也正是因为这些特点给设计院的档案资料管理造成了极大的挑战。

（二）材料变更较快，跨时间较长

设计院的设计活动是由专业的设计人员来进行完成，而设计院的档案资料也就是这些专业设计的精华所在，许多项目的建设跨度时间较长，在这过程中的设计图纸的数量也会随着时间的跨度而大大的增加。许多设计院还按照传统的人工整理档案的方式来进行档案管理，人工归档这种方式要花费许多时间来进行分档的工作，效率极其低下。而且还有一些项目工程在建设的过程中由于资源环境的改变、政府政策的调动、建设后期资金短缺等原因的影响，导致工程项目出现中途停工或者负成果的现象，因此，设计院对于这些项目的设计文件一定要完好的保存。

（三）用户范围覆盖较广，应用程度高

设计院中的设计档案主要是设计人员在进行设计时的一个科技活动的记录，而这些记录当中包含着许多的专业知识，具有极强的实用价值以及借鉴价值，并且普遍的存在于现实生活的应用中。这些档案资料之所以存在着共享的可能主要是由档案的适用性原则决定的，无论一个项目是在其设计、施工、甚至于竣工的阶段，在对方需要时设计院都要将设计成果及时的提供给对方作为参考资料。在实际的实践过程中，有些项目在完工之后还会再次的进行后续的设计施工，例如：一些民用建筑的项目在项目竣工以后需要得到各个方面的认可才能够真正的完工。但是在实际过程中一些居民楼建设还要在后期为业主等进行维修、装修等工作。因此，设计院的档案需要在日常生活中随时被调出来参考然后再归档，而这种频繁使用档案资料的现象也大幅度的增加了设计院管理人员的工作。

三、信息化环境背景下设计院档案管理的创新方法和策略

（一）积极推进创新观念

一是要注重顺应时代发展潮流，准确的认识当今社会的发展为自身档案管理带来的机遇以及新的挑战，将信息化的技术全方面的应用到档案的管理工作中，利用发达的科学技术建立起一个能与企业信息化相适应的文档管理模式。二是不断的完善自身的相关制度，根据自身的实际情况建立健全相关的规章制度，当然最重要的就是建立起一套完整的信息化档案管理体系，对电子图纸的流转、形成、监控、鉴定、接收、归档等等进行高效的强化，同时落实安全责任制度，加强对档案的管理，保证电子档案的真实性以及科学性。三是主动提高认识，在信息化高度发展的今天，信息化的发展给档案的传统存储方式带来了严峻的挑战，因此，企业要认识到深化改革档案信息化建设的重要性，企业要强化相关工作人员采用信息化的方式进行档案存储的理念。

（二）积极推进创新管理方式

对于国家档案局推出的档案信息化建设的相关规定要认真的落实到位，坚决执行国家的相关规定，将信息化应用到档案的管理中，大力的推进管理方式的改革与创新。一是对管理的内容进行创新，一方面要对档案的信息化建设进行加强，积极的将国内外的专业研究制度以及相关期刊上的优秀设计成果进行收集整理，尤其是与本企业工作相关的设计理念和科学技术，做到为我所用。二是加强对特色档案信息化的建设，企业可以根据设计院以往优秀的设计成果，围繞着实用性强、效益显著、技术先进等方面，对优秀的设计项目进行宣传以及推广。三是对企业中的设计资料较深度的分析及应用，根据实际工作的需要，对档案进行一体化的管理，从而提升设计院档案管理的服务效率。

（三）积极推进监管创新

对于设计成果，企业一定要注意其保存的持久性，采取相应的措施减少档案储存的风险性。对此企业可以对档案进行备份，同时建立数字档案登记中心进行档案的备份，对设计院中重要的设计稿件进行相应的登记备份，这样能够极大程度的减少档案的损坏，实现防患于未然。除此以外，企业还可以建立档案主管领导责任制，制定完善相关的规章制度，并严格的落实到位。

四、结束语

通过以上内容我们可知：本文主要讨论了我国设计院传统档案管理的主要特点、信息化环境背景下设计院档案管理的创新方法和策略，希望可以帮助相关单位。

参考文献

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[3]朱秀宇 . 浅析创新思考对现代档案管理的重要意义 [ J ] . 黑龙江科技信息，2009（20）：197.

（作者单位：天津市交通建筑设计院）