浅析企业档案电子化管理存在的问题及措施

刘丽霞

摘 要：企业经营发展过程中会形成很多非常重要的资料信息，做好企业档案管理工作能够为企业经营决策提供依据。随着信息化的快速发展，档案管理过程中电子信息技术的应用水平也逐渐提高，如何做好企业档案电子化管理工作显得越发重要。文章主要从档案管理存在的问题出发，提出相应的管理措施。

关键词：企业档案；电子化；档案管理；管理问题

0引言

科技的飞速发展和信息时代的到来，使许多传统的工作受到了巨大的影响，档案管理工作也不例外。面对剧烈的社会变化，我们应清楚地认识到，信息时代给我们的档案管理工作带来的不仅是挑战，更是机遇和新生。因而如何迅速应对这种变化？如何有效的利用信息时代的媒介优势来整合传统的档案管理模式，使其更加科学化、准确化，这是摆在我们面前的紧迫问题。

1企业档案电子化管理的重要性

一.电子信息技术的应用提升了办公效率。电子档案的转存，大多采用光盘、U盘作为载体，将信息转存在电子媒介中，计算机具有读取强大的信息处理功能，并且其运算速度较快，能够最大限度的提升档案管理的准确性，同时也提升了，社会资源最大化利用，节约了人力物力。第二，电子信息技术的应用提高了档案保存传输的安全性。在传统的档案管理及传递过程中，纸质文档在内部的传输流通传统文档，最多的就是依靠人与人进行传递，正因为这样的方式，资料丢失、破损等情况也就是在所难免的，想要重新找回其难度也非常困难，在安全上，存在有较大漏洞。而电子传输者很大程度上改善了这一问题，除非出现网络故障或电力故障时，否则档案丢失现象几乎不会出现。第三，电子信息技术的应用最大限度地实现了信息共享。通过档案的电子化储存管理，能够最大化实现信息的共享。通过电子电子化的技术能够有效地实现档案的云管理和云共享，通过互联网技术能够有效实时地实现档案信息的及时更新，为大众查找相关资料提供的技术支持[1]。

2企业档案电子化管理存在的问题

2.1电子化管理影响档案的真实性

电子化档案管理的操作模式是将传统的纸质文件和资料以电子文件、电子图文等形式进行上传，然后保存于电脑硬盘之中。与传统的企业档案管理相比，传统的企业档案必须是原档案或者备份的档案，人们可以明显发现档案的来源真实与否，真实性较强。但是，电子文件本身就是利用电子信息技术将纸质文件转化为电子格式，人们在没有对比纸质档案文件和电子文件内容的前提下，根本无法保证其真实性和有效性。除此之外，企业将纸质档案文件上传电脑之后，部分不法分子很有可能将电子文件下载之后进行任意编辑和修改，以赢得更多的利益。这样不仅有可能造成企业的名誉受损，还会直接威胁到企业的经济利益，不利于企业的发展。

2.2文书档案管理电子化的软硬件的通用性存在问题

虽然如今的网络科技发展进步速度迅速，但是网络在通用性的方面还是存在一定的困难的。由于不同企业组织机构对文书档案管理工作中使用的电子设备不同，就存在着设备不相容的问题，比如，两种计算机的型号、规格等硬件方面存在差异性，在档案管理工作的使用中软件的应用也就会存在不同的差异，由于很难做到每个企业的档案管理工作中的办公设备的通用，也就会造成对档案的利用和管理上出现不想符合的现象，这就使文书档案信息管理工作对信息的收集与整理上需要工作人员耗费大量的精力，还降低了文书档案信息管理电子化应用的工作效率。

2.3不同部门档案的内容存在差异

档案电子化建设对于档案管理部门的保存，检索，共享等多个方面都有着重要意义，然而，不同部门所保存的档案形式存在较大差异，因此难以进行统一的分类管理。且不同部门的档案内部结构不同，其整合工作十分复杂，为推进档案电子化建设带来了不小的阻力，是当前档案电子化建设过程中的重点难关[2]。

3提高企业档案电子化管理水平的有效途径

3.1提高电子化档案管理的真实性和有效性

利用电子信息技术进行企业档案管理的目的是采用高科技手段来提高企业档案管理工作的质量和效率，为企业的发展提供更多的便利。但是企业档案电子化管理必须要建立在保证企业档案真实性和有效性的前提下。目前随着社会经济的发展和科学技术的普及，越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术，给企业档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技術侵入企业的网络系统，篡改企业的档案信息，严重影响到企业档案的真实性和有效性。如何保证企业电子档案的真实性和有效性是企业档案电子化管理中的重要问题，也是企业档案电子化管理中的难点问题，要做好这方面工作，首先需要企业加强对企业档案电子化管理的信息技术支持，以技术性策略来加强对电子档案的管理，建构完善的电子化档案管理机制。其次，还要求能够出台相关的政策，加强对计算机的保护，约束网络不法分子的行为。最后，要求企业能够实行双轨制档案管理，即企业在实现电子化档案管理的同时，也不能放松对纸质档案的管理。这样可以保证企业电子档案被篡改或者流失后能够及时采取有效措施来进行弥补，保证电子档案文件的真实性和有效性。

3.2积极引进最新技术

随着科学技术的不断发展，计算机技术的发展速度已经远超了人们的预期，因此在引进先进的科学管理经验时，能够最大限度的保证电子档案的安全性，同时对其稳定性也具有较高的提升。在计算机工作过程中，要采用多种工作模式相结合的措施，寻找最佳规避风险的办法，新技术对于电子信息档案管理具有更高的安全系数，在诸多的信息技术中，加密工作是其中非常重要的一个环节。良好的密码机制能够使电子档案做到密不透风，并且在安全和稳定上具有较高的保障，在互联网大数据的今天，对信息加密也是每一个互联网相关项目所必备的一项项目建设。

3.3创新档案管理工作的优化服务

首先要构建网络服务平台。传统的档案管理方式滞后，手工编辑的存档不利于档案的利用，提取相关信息必须到档案部门进行搜索和查询，耗费人力和物力，工作效率极其低下。如果构建统一的网络服务平台，就能实现资源的利用不受时空的限制，不管何时何地都能通过相关验证信息对档案资源进行提取查询。构建好了网络服务平台，就要加强对电子档案资料进行自动化管理，即电子资料的自动化上传和整理。上传的电子档案资料可通过下载来实现其实用价值[3]。

3.4加强培训，提高档案管理人员综合素质

随着档案电子化建设的深入发展，对档案管理人员也提出更高的要求，其不仅要满足传统档案管理的理论知识，还要具备现代化信息技术的应用水平。为了提高档案管理整体水平，应该选拔优秀的档案管理人员，积极做好日常的专业技术培训工作，从基础知识、职业素养、软件知识等方面全面培训，确保档案工作的有序进行。除此之外，结合档案管理人员的日常工作还应该建立完善的考评制度，提高全体员工对档案管理的重视，积极做好档案工作的电子化建设。

4结语

综上所述，新形势下企业在电子化档案管理过程中还存在不少问题，要解决这些问题，提高企业档案电子化管理的工作质量和效益必须要求企业能够提高电子化档案管理的真实性和有效性，加大对企业电子化档案管理的投入，提高企业电子档案的管理水平。

参考文献：

[1]李莉.企业档案电子化管理存在的问题及对策[J].管理天地，2017（17）：179-180.

[2]肖瑞婷.企业档案电子化管理存在的问题及对策研究[J].网络化？电子化？数字化，2017（09）：149.

[3]石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].现代商业，2014（27）.