档案管理在地方卫生监督所中的问题和对策

彭效平

摘要：当下我国县级市卫生监督工作中着一系列问题，需要不断的加强卫生监督档案管理，采取有效的管理措施。在实际的工作当中，要提高对卫生监督档案管理工作的重视，加强档案管理工作人员专业素质的培养，完善管理制度，学习先进的管理知识技能。切实的投入工作中。从而有力的推动卫生监督事业朝更新更好的方向发展。

关键词：档案管理；地方卫生监督所；措施

前言

卫生监督机构承担着医疗卫生、传染病防治、饮水卫生、环境卫生、学校卫生等多方面的工作内容，每年产生的档案数量非常多，且监督、管理专业分类也较复杂。为有效地保管和发挥卫生监督员工作成果的载体—档案，卫生监督档案管理工作就需要不断探索与完善，从业务实际出发，寻找与卫生监督档案性质更加符合的管理方法与策略，使卫生监督档案获得标准化、规范化、专业化的长足发展，促进卫生监督机构工作质量的不断提升。

1现卫生监督档案管理工作中的问题所在

1.1缺乏对卫生监督档案管理工作的重视度

部分县级市卫生监督部门认为档案管理是不重要的，执法工作才是工作的重点。在实际工作中也是显的比较随意，缺乏规范性，时常会出现档案没有及时归档的情况，致使档案的利用率也较低，再者，档案管理工作的工作量大，任务中，也较为繁琐。再加以重视不足，则出现失误的概率就相对较高。因此档案失真的现象也不无可能发生。那档案原有的价值和存在的意义也就是失去了，并且也浪费了人力与物力。

1.2高素质的，专业的档案管理人员的缺乏

在一些县级市卫生监督部门，因着没有足够的重视度，所以在对档案管岗位配备相关工作人员的问题上也是存在着方方面面的问题。其一：在人员配备量上的问题，在工作量与工作人员数量上是完全不成比例，不科学的。在工作量大，任务重的情况下，人员配置少，就极大的降低了工作质量，及档案管理工作的真实性严禁性。其二：高素质专业的管理人员的缺乏，档案管理工作对职业技能与职业素养的需求也是较高的。但很多时候一些部门因着重视度不够，会聘用一些临时人员，或是从别部门抽调人员。兼任档案管理的工作。使档案管理工作无法科学有效严谨的开展。

1.3卫生监督档案管理相关制度的缺漏

还有一部分县级市卫生监督部门的档案管理工作的制度不完善，现用的也是较为滞后的管理方法及规章制度。长期使用较为陈旧的工作制度及管理方案，使之很多的管理弊端无法及时查知。也有一些卫生监督部门更新了管理设备，提升了现代化技术。但还是会因为相应的管理制度的缺漏无法改变管理水平低下的根本问题。不仅如此，制度体系的不更新不完善，许多不规范，不正确的行为也将会大量的存在档案管理的工作中。致使档案信息的真实性，可靠性，可操作性大大降低。也失去了档案所应有的价值。

1.4档案材料的混乱与残缺

卫生监督执法工作的复杂性是必然的，种类的繁多，数量的庞大，管理难度较高这也是监督档案管理工作的特点，这就是为什么需要高素养且专业的工作人员的原因。但由于县市级卫生监督部门的条件环境制约的情况，使得卫生监督管理工作中出现归档没有系统性，归档延迟，信息的不完整，不严谨等问题。相应的档案资料价值不高，档案管理工作的效率较低，档案内容不严谨。最终档案的使用率也较低。从而不能很好的及时有效的帮助卫生监督执法。

2提高卫生监督档案管理工作效率的有效措施

2.1强化地方卫生监督的档案管理意识

针对地方卫生监督所档案管理工作中存在的问题，我们应结合地方卫生监督所的工作实际，对卫生监督所档案管理工作人员的工作意识和档案管理重要性进行加强和培训。首先，要在地方卫生监督所内组建档案管理领导小组，对地方卫生监督档案进行系统化和数字化管理，进一步强化相关部门领导对档案管理工作重要性的认知，同时，将卫生监督档案管理工作纳入到卫生监督管理工作体系当中，要求相关工作人员严格规划落实相关工作。其次，要在卫生监督所内部大力宣传档案管理工作的重要性，加强档案管理的业务学习和培训，提高卫生监督管理所对档案管理重要性的认识。

2.2健全卫生监督档案管理制度

合理有序的开展地方卫生监督所得档案管理工作应结合地方卫生监督工作的实际，对相关卫生监督的档案管理进行科学性条理性的归档，同时根据我国相关档案管理法律法规要求，对卫生监督所的档案管理归档、保管、移交、销毁等业务工作的具体制度进行完善。其次，要规范地方卫生监督所档案管理的各个环节，如卫生检查、相关报告等都要及时归档，根据日期建立相关台账管理制度，对卫生监督档案进行统一的制度要求和管理，进而确保档案管理工作的整體性和系统性。

2.3加强卫生监督档案管理的硬件升级

针对当前地方卫生监督所档案管理中存在硬件简陋问题，各个敌方单位需要增加硬件资金投入，实现硬件的提档升级，进一步改善卫生监督档案管理的硬件条件。首先，要根据地方卫生监督所的工作实际，完善卫生监督档案管理的库房，在库房内应当配备除湿机等相关的设施设备，从而确保卫生监督档案管理的完整存放。其次，根据卫生监督的档案管理需要，添加照相机、扫描机、摄像机等相关硬件和软件系统等，实现地方卫生监督所的进一步完善。

2.4完善卫生监督档案管理人员队伍建设

首先，进一步完善卫生监督档案管理人员队伍，在卫生监督所的档案管理中可以考虑建立兼职轮岗和专人专责相结合的档案管理机制，由于地方卫生监督所的人员构成复杂，因此，坚持此项工作机制比较符合卫生监督管理的实际，在此基础上，实现专人专责也是避免出现档案管理疏漏的重要手段。其次，加强对卫生监督档案管理人员的素质培训，进一步强化档案管理人员的专业技术水平。

2.5提高卫生监督档案的利用率

地方卫生监督所的档案管理工作现阶段仅仅停留在纸质版档案保管阶段，这就需要地方卫生监督所加大对卫生监督档案资料和信息的利用效率，例如通过地方卫生监督所的档案编写卫生监督工作的发展信息、同时为卫生监督所的管理和发展提供进一步借鉴和参考，进而提升卫生监督所的档案利用效率，更好地发挥卫生监督相关档案信息的效能。

2.6注重对卫生监督档案的开发与利用

卫生监督管理机构需要制定一套科学完善的档案利用机制，对档案具体的利用范围以及利用程序等进行明确规定，对单位内部的档案利用工作给予鼓励。管理部门还需要获得档案管理人员及相关业务人员的配合，积极展开卫生监督档案的编研工作，从卫生监督管理机构的实际的职能活动出发，详细编写全宗介绍、基础数字汇编、组织沿革、专题文件、大事件等的资料类型，使这些档案资料能够为卫生监督管理及卫生行政执法工作提供更多的帮助与借鉴。

2.7促进卫生监督档案管理的信息化发展

利用先进的信息网络技术去进行卫生监督档案的管理，不仅可以对各种档案资料进行及时有效的汇编，使得卫生简短档案资料更加快速地收集起来，而且还能够使卫生监督档案的检索利用效率得到提高。在卫生监督档案管理信息化发展进程中，需要对档案管理信息化内容的全面性提供保障，应该包含文书档案、影音图像资料、专业档案等；传统的档案逐渐转换为电子档案的形式；在档案的储存上应选择大容量的存储设备，还应做好资料的备份。通过智能化的管理软件实现档案的实时查阅，并且要根据档案标准要求，建立健全专业的信息化平台，使得档案的查询检索、编研能实现网络化的发展。

3结语

现阶段地方卫生监督档案管理的问题较多，需要结合新时代数字化管理的技术，从地方卫生监督所的实际出发，从管理理念、相关制度、队伍建设、档案利用方面进行优化，不断完善地方卫生监督所的档案管理工作，提升档案管理的利用效率。

参考文献

[1]张永杰，许长旭，陈超.公共卫生监督执法档案的数字化管理问题探讨[J].中国卫生产业，2018，15（26）：154-156.

[2]李骞.浅析卫生计生监督机构档案管理工作的创新发展思路[J].文存阅刊，2018（14）：16.

（作者单位：山东省鄄城县卫生局卫生监督所）