浅析研究生秘书在工程硕士培养中的角色

周锦涛 彭 迪 孙 渝

（湖南工程学院 纺织服装学院，湖南 湘潭 411100）

一、绪言

我国全日制工程硕士教育自2009年起全面实施，至今已取得良好效果，工程硕士研究生的产学研联合培养模式已成为国家培养创新型人才的重要举措。研究生秘书是高校研究生教育工作中的关键一环，其在研究生院（部、处）和学院（学位点）的领导下，发挥上情下达、下情上报的桥梁作用，全面参与研究生培养相关的各项工作①。有鉴于此，进一步厘清研究生秘书的角色定位，对加强高校工程硕士教育有着重要作用。

二、工程硕士与研究生秘书

有别于学术型硕士“不出校门”的培养模式，高校工程硕士研究生的培养模式更强调走出去，以行业需求为导向，突出工程技术的应用与实践。根据工程硕士研究生的培养计划中的要求，硕士生在完成理论课程学习后须深入企业实践，并在生产一线开展相关课题研究、完成学位论文。这种校企联合的培养模式能够整合社会资源，不仅加深了硕士生对专业知识的理解与应用，而且提升了科研创新能力，对其自身发展起到了有益作用。

目前，高校研究生管理工作实行的是研究生院-二级学院（研究生院-学位点-学院）的二级（三级）管理结构，每个学院或学位点配备有一名研究生秘书，负责协助学位点负责人开展工程硕士教育培养工作。研究生秘书是研究生教育过程管理的神经末梢，全面参与招生录取、日常培养、毕业答辩及就业指导等各环节的工作。在整个工程硕士培养期内，不论是在学校学习阶段抑或在企业实习阶段，研究生秘书都需要对硕士生进行动态跟踪、协助和引导，处理好与研究生教育有关的各项事务。

三、研究生秘书的角色定位

（一）招生录取等环节中的行政角色

研究生秘书是学校研究生院和各学院分管院领导的得力帮手，具体参与到研究生教育工作的各个环节。研究生秘书是研究生教育行政管理工作的核心环节之一，其角色的发挥最显著的就是在招生录取工作中。研究生秘书在研究生院统一指挥下参与招生工作，例如招生方案的修订、复试录取流程的组织等。每到招生录取时期，研究生教育系统都承受着巨大的工作压力。需指出的是，在部、省级教育主管部门的高度重视下，研究生招生录取各环节的工作要求愈加严格、细致。

（二）培养环节中的管理角色

研究生秘书工作涉及硕士培养过程中的大事小情，主要包括协助学院或学位点负责人制订或修订研究生培养方案，以及研究生的学位论文开题、中期考核、实践考核、创新项目评审、奖学金评定等培养环节的工作。研究生秘书要负责每学期研究生注册、报到及请销假、休学、奖惩等程序符合规范；协助组织好研究生的实践教学、学术讲座、科技创新与创新创业竞赛等工作；做好应往届生的毕业指导和学位论文答辩等相关工作。

研究生秘书通常担任硕士生的班主任，是在校硕士生群体最信赖的知心人和指导员。面对少数学业和生活上存在困难的在读硕士生，研究生秘书需要及时了解情况、洞悉研究生群体思想动态，必要时对其进行心理疏导，确保其能够跟上同年级学生的进度。值得指出的是，工程硕士在企业实践阶段将长期不在学校，为保证硕士生的学习进度和人身安全，班主任要本着负责任的态度定期与硕士生进行联系，了解、关心、掌握他们的学习成长动态。

（三）其他事务中的服务角色

研究生秘书工作面向的不仅是在校硕士研究生，同时也是服务着包括硕士生导师、任课教师在内的各位老师。研究生秘书的工作交际面广，在研究生导师遴选、工程硕士学位点建设等工作环节中会遇到各方不同人员的合理诉求，都应做到全力协同、尽力配合。部分研究生秘书还会担任学科秘书，在接收到诸如学科会议通知等讯息时要及时、准确、全面地进行传达。研究生秘书通常发挥着联结作用，不论将其定位为哪种角色都是一个勤勉尽责的服务者形象，是高校工程硕士研究生培养管理工作无法缺失的一环。

目前，高校研究生秘书一般为二级学院的行政岗位，担任研究生秘书的教师通常承担着与研究生教育相关的各项管理工作，因此普遍带有事务琐碎、工作量大、人员流动性大的岗位特点。部分研究生秘书为专业教师兼职，因此还必须肩挑科研任务，面对繁琐工作常有力不从心、更易产生倦怠感。对于担任研究生秘书职务的教师，其责任心大小和素质高低将对工程硕士研究生培养管理工作的产生很大的影响。因此，如何吸纳更多优秀人才加入到研究生管理工作中来，并更好地发挥出研究生秘书的作用，对于提升工程硕士的培养教育水平至关重要②。

四、发挥工程硕士研究生秘书作用的措施

（一）强化服务意识，提升主动性

首先，学习掌握学校规章制度，明析研究生秘书工作职责和目标。兼职研究生秘书通常在精力上有不足，可能会出现不够熟悉学校研究生教育管理制度的情况。这就需要遇事的时候主动去查阅了解相关制度文件，了解事务处理的规则、权限与步骤。只有掌握了规则才能在日常工作中有解决问题的思路，清楚明白地做事。即使遇到突发、复杂的事务，只要严格按照学校的章程来进行处理，也就有底气来应对。

其次，明确自身定位，自觉提高主动性。在日常工作中，研究生秘书往往习惯于凡事请示领导，再遵从指示来处理各个事项。这样的工作方式虽然确保了出错少，但也是缺乏主动性和创新性的表现。研究生秘书如果消极应对工作将会带来负面评价，使得自信心受挫，进而引发负面循环。只有端正心态，对自身管理者和服务者的定位有清晰的认识，遇到事情不推辞、不拖延、不抱怨，以有悉心与耐心的心态去面对，才能够把工作做到位、做出彩、不出纰漏。

再次，注重工作上的创新，提高工作消息。研究生培养工作事无巨细、纷繁复杂在，如果没有注重创新工作方法，将难以提高工作效率应对实际工作。担任研究生秘书的教师，要与其他同事进行交流沟通，总结工作方法、取长补短。尽力使日常工作程序化、规范化，有利于下次遇到类似任务时能够准确、省时、及时地进行应对。

（二）虚心学习，从工作中寻找快乐

首先，提升沟通交流技巧，增进人际关系。研究生秘书的工作面广泛，很多场合下开展工作都需要导师、硕士生和领导的通力配合，因此拥有良好的人缘是展开工作的必要条件。研究生秘书应保持客观公正的态度和甘于奉献的工作精神，从而建立和维护好和谐的人际关系③。

其次，对于工作上的批评要有思想上的准备。研究生书岗位从事的是行政工作，不可以出错，否则会造成比较大的事故和损失。新任的研究生秘书只有保持平和心态，遇错能改并且善于总结，才能够尽快地独当一面，成为研究生教育和培养工作的基石。

再次，加强教育教学改革与研究。研究生秘书岗位处于研究生教育和培养工作的前沿，是最直接接触研究生群体的教育事业工作者，因此能够最先、最全面地获取研究生群体动态、任课教师授课情况以及学生评教结果等信息。

另外，有些研究生秘书为专业教师兼职，因此还会承担一些课程的教学任务。这些因素都为研究生秘书申请教改项目、展开教改研究提供了有利条件，研究生秘书要积极从事教改研究，提高自身教育理论水平。

（三）尊重秘书工作，自上而下的激励

尽管对于工程硕士培养起到重要作用，但研究生秘书和他们的工作多数时候不太被领导和同事重视。这主要因为其工作远离教学和科研，被认为是简单、重复、没有光环的教辅工作，所以容易被忽视。这些片面的印象使得往往缺乏职业认同感，容易打击担任研究生秘书的积极性，并使其产生职业倦怠。

根据心理学原理，人人都有受尊敬和自我实现的需要，研究生秘书也不例外。一方面，研究生秘书最需要的就是周围人的尊重、理解与配合。直管领导应多给予关心，对秘书在工作中遇到的困难多理解、肯定与支持，而非简单地传递工作压力。例如在私下或公开场合对其工作进行肯定，并且在事务会比较琐碎的时候安排人员协助。通过这样的方式，研究生秘书的工作能够获得专业教师们的更多理解，而不是被疏远、隔离，有效地提升研究生秘书的职业认同感。另一方面，高校在重视研究生教育的同时，对研究生秘书的工作也应多予以关注。学校可以通过资源配置手段来保障和提升研究生秘书的待遇，并且允许和鼓励其参与优秀班主任、优秀辅导员的评比，使研究生秘书一职真正成为“吃力讨好”的岗位。

五、结语

工程硕士研究生的管理工作水平得益于高校研究生秘书良好的工作质量，这不仅需要研究生秘书自觉、努力地提高自身的素质与能力，积极主动地开展工作，充分发挥交通枢纽作用，为研究生和导师等群体提供更优质的服务。同时，高校也应充分认识到研究生秘书工作的重要性，采取得力措施来调动研究生秘书群体的工作主动性和积极性，使其从工作中找打归属感与成就感。只有各方形成合力，才能更好地提升工程硕士研究生教育水平。

注释：

①刘翠琼,贾黎明.做好高校研究生秘书二级管理工作的几点思考[J].中国电力教育,2010(10)：41-42.

②房莲,朱泉同.高校研究生秘书工作刍议[J].科教导刊(上旬刊),2011(10)：176-177.

③吴海燕.高校研究生秘书的工作性质及其作用分析[J].科教导刊(上旬刊),2012(03)：218-219.