信息化技术在档案管理中的应用

颜英梅

摘  要：档案管理工作已经成为人们关注的焦点。人们的生活和工作都需要从档案中调取相关信息与材料。而传统的档案管理重在保存纸质文件，对档案信息的信息化管理与应用，没有给予足够的重视。

关键词：信息化 档案管理 运用

1. 传统档案管理存在的问题

传统的档案管理，主要侧重于纸质文件的保存。文件的保存过程中，需要耗费大量的人力与物力资源。例如，档案文件的存放空间，档案的归档与编排顺序，档案的调取查询都是如此。而且在纸质文件的过程中，还容易出现一些问题。例如，文件受自然环境影响，而产生的氧化与损毁。许多档案文件已经多年不用，但却不能及时判断，是否需要继续保存，收到保存期限的限制，仍然需要继续保存多年。还有就是档案管理的工作人员，没有经受过档案管理的专业学习与培训。对工作缺乏责任心，不掌握档案管理专业技能，档案文件丢失现象也屡见不鲜。但这对个人和企业却造成巨大的损失。所以，传统的档案管理，主要存在着人力、物力资源消耗大，档案文件调取时间长流程多，档案保管安全性保障不强等问题。

2.档案管理现状

2.1档案管理工作的重视程度有所提高

随着现代计算机技术的应用与完善，以及信息的便捷传递，各单位与部门的领导已认识到档案管理工作的重要性。不仅在硬件的配置上而且在软件的提升上都给予了充分的重视，同时对资源和专业人才的配备都给予了相对的倾斜。这给档案管理工作的改进创造了必要的条件。

2.2档案管理的信息化建设水平有了提升

无论是机关、事业单位还是企业都在向无纸化办公迈进，档案管理工作也随着开始了信息化和数字化。各种档案资料都通过统一的数据库进行录入和管理，方便调阅和查询，使数据分析更准确和便利。有些单位开始将档案管理系统和办公系统以及网络服务系统进行有效整合，从而提升了档案管理的便捷性和高效性。四是有些人对档案管理信息化认识不到位。档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有一定的差异。在从传统的纸质档案管理向电子信息化管理转换过程中，一些人不能与时俱进改变认识，认为纸质储存才是档案，电脑储存失去了档案的原始意义;另外，档案管理搞信息化建设需要设备资金投入，录入也会浪费大量时间和精力。这些不到位的认识会影响到信息化的进程。

2.3档案管理所需的现代化设备相对齐全

电脑、打印机、扫描仪、专业管理软件、多功能保管柜（架）以及监控设备等基本能正常配备。“巧妇难为无米之炊”，有了必要的设备，就为档案管理的新常态提供了保障。比如，进行电子档案的数据化录入，纸质档案存储区域安装各种摄像头等监控设备，确保了档案核心机密的安全性。

3.信息化技术在档案管理中应用

3.1信息化平台发展

信息化技术不断发展，可以打造信息化平台。利用信息化平台为档案管理所服务。例如同一个单位，可以打造信息化平台为多个部门合作。人事管理部门、财务部门、工程部门等，可以通过一个信息平台在权限允许下，调取相关的工作人员的信息，还可以相互协调配合工作。另外，多个部门之间，也可以进行合作，高效率为人民所服务。信息化平台的档案管理合作，还需要不断的探索与发展。

3.2便捷的信息查询与分类功能

档案管理中，使用信息技术，可以让档案信息的查询工作变得方便快捷。例如，在单位的人事档案管理当中，职称评定、干部选拔行为都需要对参加评定和选拔的人员进行相关信息的统计。例如干部选拔中，候选人每年的工作评级、近年来是否获得嘉奖等等，多应该考虑在内。对于职称评定工作，要考量信息可能更为具体。例如工作年限、每年的工作量、学习成果等等具体要求。而这些信息，以往都是需要逐个文件核对的。有了信息化技术，可以利用查询功能，调出相关项目的具体信息。让信息的获取非常方便。

3.3信息化技术在档案管理其它方面的應用

数据库技术的运用早期文件系统也可以实现电子文档的存储工作，但是因为早期文件系统在数据信息冗余、数据共享以及信息检索方面都存在一些弊端，从而未能得到推广采用。随着信息技术的不断发展，为了进一步提高电子文档的管理工作数据库逐渐被应用在档案管理工作中。数据可技术的应用可以很容易的完成数据信息的冗余消除、信息检索、存储以及信息共享工作。高校建立了用于管理档案信息的统一数据库，可以使其充分发挥计算机具有的密集存储以及快速检索功能，不仅能进一步提高高校档案信息的保密性，还能大大提高档案管理工作效率。互联网技术的运用其中互联网技术属于一种全球性的计算机网络，其由不同中规模大小、不同类型的计算机网络组合而成。由于计算机网络的出现，使资源共享变成了可能，而随着互联网技术的不断发展，互联网技术在设备及技术上都能达到档案的网络化管理相关要求。互联网技术不仅能实现数据档案的传输、接收、收集，还能真正实现网上信息资源数据的共享，从而大大提高了高校档案管理工作质量，为高校节省了人力、财力。

3.4信息的保存更加安全

档案资料的保存过程中，最容易出现问题的是，资料的丢失与损毁。而使用信息化技术，让资料的保存多了一道防护屏障。把一些具体的信息，不仅仅以文件的形式存储，还以电子信息的形式存储在计算机当中。而信息技术的发展，让存储的空间变得巨大，小小的计算机可以存储海量的信息。所以档案信息通过信息技术得到了二次保存。又由于存储空间大，一些重要的档案信息还可以通过移动硬盘等设备进行再次备份，防止丢失。这样就让档案资料信息的存储更为安全了。

4.结语

档案管理工作融合信息化技术，已经取得了一定的成绩。起到了节约资源、方便查询，存储安全、减少资料调取环节等多个方面的作用。但档案管理工作在未来，还可以与信息技术共同在信息平台、部门协作、档案信息管理系统开发等若干个方向合理发展，打造更加科学更加和谐的档案管理工作氛围。

参考文献

[1] 王华玉 基于知识管理的企业档案信息化建设研究

[2] 李佳妍 企业档案信息化探究