论电子文件档案管理与传统档案管理

张晶

摘 要：档案的有效保存和利用为社会发展做出了重大贡献。可以说，电子文件的存储和记忆在一定程度上影响并推动着档案管理工作的实施，那么，电子文件对档案管理工作有哪些利与弊呢？笔者结合自己多年的工作经验，浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊。

关键词：电子文件;档案管理;传统文档

引言

随着我国信息化时代的到来，信息技术被应用到社会的各行各业，档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革。其中较为明显的变化便是电子档案的产生与应用，相对于传统的纸质档案，电子档案的出现在给档案管理带来了便利的同时，也给其带来了巨大的挑战。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律。电子文件需要全新的管理形式，下面，是本人对文件在实行电子档案化管理方面的思考。

1两种档案管理的相同点

1.1两种档案管理的基本原则一致

档案管理的发展从始至终是按照一定的原则进行的，两种档案管理方式所遵循的原则是一致的，这种原则就是根据社会发展的需要，采用一定的技术条件在原有管理方法上进行创新形成新的档案管理模式。两种档案管理方式各有自身的优势和不同，其统一性体现在管理方法和原则的一致性。电子档案是计算机网络工程技术发展的产物，是对传统档案管理模式的延伸和拓展，在功能上更加能够满足社会发展和人们生产生活的需求。

1.2两种档案管理的基础是一致的

电子档案管理的实现和发展离不开传统档案管理方法，从某种意义上讲，电子档案管理只是传统档案管理通过计算机技术实现的一种形式，其根本的基础还是传统档案管理。电子档案管理在对信息资源的分类和存储归档的过程中离不开传统档案管理方法的使用。此外，两种档案管理都需要一套行之有效的管理方法，在两种档案管理在实施过程中都离不开人的操作。

1.3电子档案信息资源是传统档案信息资源的延伸

我们知道，电子档案是依据计算机网络工程技术，将传统档案管理方法进行了延伸和扩展，其最大的优势就是利用最小的体积储存空间来实现大量信息资源的存储。现代科学技术的发展使电子档案在数据化和自动化方面的发展取得了一定的成就，利用计算机数据库来寻找需要的档案信息更加的便捷。电子档案管理方式的运行较之传统档案管理方式节省了很多的时间和空间。

2电子文件档案区别于传统归档方式

2.1电子文件档案归档时间与传统档案不同

当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在這样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失和病毒的破坏;传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，在管理中使得电子档案流程性更为突显。

2.2对电子文件在保管及分类、编目方式上和传统档案有差异

电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量;而传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。

2.3电子文件档案区别于传统归档的保护措施

传统的档案资料大部分是以纸质的形式存在的，其对存储的环境要求比较高，在存储过程中要严防虫蛀、受潮等现象的发生;纸质档案资料在借阅过程中容易丢失和损坏。因此，保证档案资料的完整是重要的任务。另外，纸质档案资料不容易修改;电子档案的存储采用的是电子编码器，这样在电子的调阅中就不会发生丢失和损坏的现象，但其缺点是以电子编码器存在的电子档案资料容易被修改、涂抹和编辑，档案资料的原始性容易被改变，所以为了电子档案资料的安全性，需要对其设定分类号和访问权限。此外，电子档案在根据需要被修改时，其修改过程要比传统纸质档案方便得多。

2.4电子文件档案区别于传统归档的查询方式

传统档案在查阅时比较浪费时间;电子档案在查阅时只需要查阅人在计算机上的电子档案数据管理库中注册成会员，经过身份验证后获得查阅权限就可对电子档案资料进行阅读和使用。随着计算机网络工程技术的不断革新，档案管理模式也发生了很大的变化。在智能化和自动化的时代背景下，电子档案越来越多地被使用。电子档案管理在传统档案管理的基础上，坚持传统档案管理的原则，通过计算机网络工程技术对传统档案信息资源进行了延伸和拓展，使档案管理更加适合时代的发展潮流，使档案建设工作在社会发展和经济建设中发挥了更大的作用。

3电子文件档案与纸质文件档案的转化与共存

在现代化社会当中，因为电子文件其独有的便捷性与效率性特点，决定了其自出现开始就将与纸质文件共存于世。但是在实践当中我们不难发现，两者之间具有相互的共性、异性，同时也有相互的转化性。

在科技迅猛发展的当今社会，优胜劣汰并非单纯在于新旧理念交接问题，而是因为旧式的处理方法已无法满足当今高精确、高质效的作业需求。先有了纸质文件之后，根据办公利用等方面的所需形成了相应的电子版本，在现代化趋势下人们通常把纸质文件进行扫描和输入，其被电子文件作为执行依据。这不仅仅局限于网络办公，更主要的是符合现代快节奏、高压力的办公效率。时代的交替，使计算机技术引领下的信息化办公取代了以往效率低下的办公模式。

电子文件可以实现实际工作生活中随时应用所需要的信息资料，跨越了时间和空间的限制，大幅提升了办公效率。但正因为网络信息资源具有其开放性和共享性，且一旦文件被篡改，电子文件又缺乏其本身的证据保留性，因此，网络信息安全问题成为电子文件安全性与完整性的一项重大威胁。当体验了电子文件便捷传输、方便收集和便于携带的现代化体验之后，人们逐渐发现，最传统的纸质文件储存方式竟是目前信息化发展社会当中，最稳妥、最实际的资料储存方式，其依然是占据着整个社会并对信息法律效率，辩证性到主导作用的文件模式。所以，人们把电子文件利用现代化设备进行输出，转变成为纸质文件，以进行有效递交与长期的保存。

但有些时候，文件被归档后需要进行纸面、电子两种文档类型一起储存，在业务流转与应用当中，纸质与电子两种版本又同时出现、且被同时利用。这种模式被称作为“双轨制”，是一种更加全面、更加深入、更加进步的应用与管理形式。

结语：

目前纸质档案已得到了大家的认可，而电子档案的使用还存在一些缺陷，还没有广泛地被大众所肯定，为此，强化电子档案的立法工作成为必要，确保电子文件档案的法律效力，使电子文件档案具有充分的证明力，在这条路上还需要下功夫，在信息技术发展的今天，大多数人更多地依赖计算机技术的应用，为工作提供便利的同时，我们应该考虑其另一方面为我们带来哪些损失，电子文件的输入和形成也同样决定着档案管理的途径和方式，因为电子文件为档案管理提供了便利，而档案管理又在无形中依赖于电子文件的制作，两者相互制约，相互影响。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]董永昌，何嘉荪.电子文件与档案管理[M].百家出版社，2001.