如何做好档案安全与保密工作

吕榕

摘要：随着科技的迅速发展，人们逐渐步入信息时代，国家已经将档案视为文化来进行保护，档案管理工作自然也变得愈发重要。档案记录着个人、企业或是国家系统性的重要信息，关系着人们的安全问题，企业的发展战略甚至是国家的核心机密，用档案查阅和获取需要的信息十分方便，但同时档案安全与保密工作也变得至关重要，应受到社会的广泛重视。本文就档案的保管和利用两方面提出关于做好档案安全与保密工作的一些建议，以供参考。

关键词：档案管理;安全;保密

一、档案与档案管理的相关含义与意义

目前学术界关于档案的定义还不统一。一般地，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

档案在实际发展过程中也是受到广泛重视的。国家层面来讲，档案务必处于严格保密状态，否则就会威胁到国家的核心利益;企业层面来讲，档案中记录着企业员工的简历信息、核心技术以及管理战略等一系列重要信息，一旦泄露，将严重影响企业效益以及发展进程;个人层面来讲，个人档案记录着个人的成长轨迹以及详细身份信息等，直接关系到个人的生命健康安全，更是在安全保密工作上不可有一丝懈怠。

二、档案安全与保密工作中存在的问题

第一，安全、保密意识薄弱。由于档案工作繁琐又不能直接创造效益，使得对档案的投入较少，保密状态存在大量漏洞。第二，对档案工作疏于管理。大量重要档案放置分散，借拿制度不完善，使得档案容易丢失或损坏。第三，档案安全保管条件差。对于档案保管的硬件设施不完善，例如用房问题难以解决，保密设备缺乏落实等。第四，档案信息化工作不到位。档案工作依赖于信息系统的建设，档案的数字化加工不完善，信息化建设没有达到预期目标。第五，对突发事件的准备不够。自然灾害具有不确定性，危害大，影响范围广等特征，而社会上的突发事件也会对档案造成严重损害，档案备份工作未能落实，对突发事件的应急工作不到位。

三、档案保管中的安全与保密工作

（一）建立健全档案管理机制，规范管理制度

为了实现档案管理的标准化、规范化和制度化，必须要建立健全档案管理机制。首先要根据相关法律法规制定档案管理目标和管理规范，为档案管理提供方向和框架，其次，档案管理工作要围绕管理目标有序开展，档案管理人员要根据工作内容和分类进行分工负责，将档案管理责任落实到个人。同时，在档案管理上应进行创新，使档案管理突出特色，增强档案工作在管理、宣传及服务上的特色。

（二）保管中的库房建设

档案安全保密管理的一个重点就是库房的管理。由于历史和现实因素，我国档案大都仍为纸质档案，因此对于档案的库房管理更是要慎重。档案的库房应当单独兴建，与办公室、阅览室分开，库房门窗应专门加固，库房管理负责人务必是专业的综合素质较高的档案管理人员，同时要规定负责人定期检查档案的完好性与顺序性，制定并完善详细严格的库房管理制度，同时要注意库房的干燥，避免潮湿带来档案的损坏与信息记录的模糊。

（三）提高档案管理人员素质和意识

由于档案管理人员可以直接接触到档案，对档案的安全保密工作负有主要责任。因此，档案的管理人员首先要具备专业的档案管理能力，熟悉所保管的档案内容以及相关法律规定。其次也要在素质上符合要求，档案管理人员应具有强烈的责任感，要对档案管理工作充满热情，具备细心、勤劳等素质能力。同时，要提高档案管理的安全保密意识，增强档案管理人员对档案安全保密工作的重视程度。档案管理人员要时刻牢记在日常生活中不可闲谈工作，更不能谈到涉及档案信息等内容。除此之外，档案管理人员也应具有相应的文化知识，在日常档案管理工作中能能够总结和分析利用其中的经验与问题，掌握并利用工作的规律来提高工作效率和质量。档案管理人员一定要清楚自身的工作重要性与职责的明确性，努力做好档案工作。

（四）对涉密档案要做好分类管理，加强信息化建设

根据档案记录信息的不同，其保密程度也存在一定差异，因此，要严格对档案进行分类管理。档案涉及到国家机密的，管理自然要启动做高级保密装置，实行分开保管，要求保管人员坚守秘密，增强安全保密措施。除此之外，要加強并完善信息的系统化建设，使各相关主体的档案信息可以衔接，加强信息化建设。

四、档案利用中的安全与保密工作

（一）做好档案利用中的监督工作

档案保管的最终目的是档案利用，档案利用过程的安全保密工作更是尤为重要。因此，加强档案利用过程的监督工作是档案把全部与保密工作的重要一环。监督工作繁琐而重要，开展档案利用监督工作，应根据实际情况针对不同的利用人员和档案的机密程度来规定不同的审批手续，保证档案利用管理工作的有序进行。在利用档案的过程中，应确保档案信息不泄露，档案完整性不被损坏，严格遵循档案利用的规章制度。同时，规章制度的制定和完善应与现实条件相结合，据具有较强的可操作性和严格的执行步骤。

（二）将档案安全、保密与利用的关系处理好

对于接触档案信息的相关人员都有严格保守秘密的义务，档案管理人员更是对档案保密工作责无旁贷。国家将涉密档案根据内容的不同划分为“绝密”、“机密”与“秘密”。为了保证档案的安全，保密工作是至关重要的，但档案的利用才是最终目的，只有合理地限制利用的时间、地点、范围，才能体现其真正的价值。

五、小结

档案信息管理是一项关系个人、企业、社会乃至国家重要利益的工作，应从规章制度、管理人员、工作流程以及档案利用等多方面采取措施，做好档案管理的安全与保密工作，发挥出档案应有的价值。

参考文献：

[1]如何做好新形势下档案安全保密工.刘丹.2016.08

[2]浅析如何做好档案的利用及保密工作.柴晓曦.2018.03