档案管理制度体系的构建及优化路径

李军艳

摘  要：信息技术覆盖的领域比较多，档案管理在不间断的创新发展中也实现了信息资源的数字化建设和各项工作的整合管理。档案管理模式和手段发生了变化，想要将现代化管理理念充分落实到档案管理工作中，促进各项工作的规范化进行，就需要结合单位发展的实际情况，建立一个现代化的档案管理制度体系，以此为基础来开展各项工作，实现对档案管理工作行为的约束管理。管理制度体系在应用的过程中还要不断进行优化和完善，这样才能将档案管理制度体系的作用充分体现出来。

关键词：档案管理;制度体系;优化路径

档案管理制度体系的构建是档案工作顺利开展的前提，想要实现档案管理工作的顺利开展，就一定要加强对档案管理制度体系构建的重视。档案是单位中的重要信息资源，以往应用的管理制度体系需要进行更新完善，才能推动事业的稳定发展。如何对档案管理制度体系进行完善和构建是管理人员需要研究的问题，在制定管理制度体系的过程中也需要建立优化思路，明确档案管理制度体系的重要性，实现制度体系的科学构建。

一、 建立现代档案管理制度体系的必要性

1、 单位改革需要档案管理制度的创新

单位在发展的过程中，内部的运管机制和管理制度都进行了更新和完善，而档案在其中起到了不可替代的作用，其可以为单位各项经营活动的开展、发展决策的制定和保障单位自身权益提供重要的参考依据，是单位其他工作有序开展的基础，只有不断对档案制度体系进行创新，才能推动单位的变革发展。

2、单位的现代化建设需要档案管理制度的新思路

传统档案管理模式制约着单位的发展，档案部门是单位管理工作中的重要组成部分，档案部门想要适应当前的发展形式，就一定要提出新的发展思路，对以往应用的管理模式进行创新，以此实现制度的完善和创新，这样才能促进单位的现代化发展和建设。

3、档案管理制度的强弱决定着档案工作的质量

档案管理制的有效落实可以对档案工作进行有效管理，也可以在一定程度上保障档案管理工作的质量，对提高服务质量和水平有着积极影响。

二、新形势下，建立现代单位档案管理制度体系

档案管理制度的建设是科学规范开展档案工作、加强单位信息档案资源建设工作的首要环节。因为制度是基础保证和根本保障，它使各项工作有章可循、有法可依。现代档案管理制度体系的建设应包含档案工作规章、档案管理制度、档案业务规范和重点档案工作制度等方面的内容。其中档案工作规章包括各级、各部门档案工作人员责任及文件形成归档责任制度、档案工作规定、资产与产权变动档案处置办法、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等方面，档案管理制度具体又涵盖了档案管理办法、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子文件归档管理制度等制度内容，档案业务规范则又囊括了档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案全宗管理办法等内容。

现有的单位档案管理制度，在各个环节和实施中，要想使其更加的具有执行力和操作力，单位应当优先进行档案管理制度的规范和深化，利用新型的科技电子管理设备不断对档案进行科学的整理分配，同时在时代的督促下加大对管理制度的革新，使其随着时代的进步不断具有新鲜的活力和动力，能够在日益变化的社会中保持其先进的管理水平。除此之外，单位在进行档案管理制度的创新和制定时，管理者要充分结合单位的实际工作，采取因地制宜的管理方式，促使档案管理制度能够得到最有效的深化，并积极配合单位制度建设工作。结合档案工作的特点难点，单位在贯彻制度建设的总体部署和要求的前提下，档案工作人员勤做功课，积极调研。档案管理人员工作职责、档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等等规范，奠定了档案管理工作的基础，初步在制度建设和执行环节层面上打造了闭环管理平台。进一步强化责任落实，严格工作标准，使档案管理工作很快上了一个新的台阶。

三、优化创新档案管理制度体系

1、制度创新战略实用化

制度创新着眼点在于组织内部。机制与制度是密切相关的。机制是由制度内化而来的，档案管理制度是否符合本单位运行规律，这是档案管理机制创新能否实现的关键。没有永久不变的制度，只要是符合本单位实际情况的，可以进一步提高效率的就是好制度。制度创新的成果要经得起实践的考验。在档案馆看来有效可行的制度，未必在基层单位档案室能顺利推广和应用。档案人员一定要深入学习和研究本单位的当前发展战略和中长期发展规划。

2、实现档案的复合化管理

新技术革命是各行各业发展的必然时趋势，推动了各项工作的现代化、自动化发展。档案工作实现了规范化管理，应用的范围也愈加广泛，不再只局限于档案室中，可以应用到各个地方，档案管理工作的重要性也愈加凸顯。在进行档案工作信息化和现代化建设的过程中，一定不能完全去除传统的档案管理模式，需要在传统模式的基础上进行改进和创新，将现代化技术和管理手段应用到其中，实现二者的有机融合。让纸质档案和电子档案的作用都可以体现出来，采用不同的管理手段对其进行管理，构建一个完善的管理制度体系，促进档案工作的良性发展。

3、全面整合档案资源，构建档案信息网络化与共享服务

整合档案资源，实现网络共享，是档案工作的最终目的与方向。它是以档案管理系统软件为桥梁，通过电子数据的导入、与单位主要业务系统之间的接口链接开发等手段，实现档案资源的全面整合，通过条目检索与全文检索，实现档案资源的共享服务。在信息化的现代单位，要配置适合信息量大、传播速度快、网络化的档案管理的软硬件设施设备，开发档案管理系统与单位主要业务系统的关联接口，通过创建数字化档案室与档案登记备份，实现传统档案、单位各业务系统，各类电子文件等档案资源的全面整合与网络共享服务，构建档案信息的网络化收集、管理、存储、服务等各环节的管理体系。

由此可见，档案管理模式与管理体制是动态发展的，需要结合先进理念和具体实际，不断补充，推进单位档案管理模式与管理体制研究的不断深入。和谐社会背景下需要对档案管理工作进行全新的思考和改革，这既是社会主义和谐社会民主法治、公平正义、诚实守信等社会内涵对档案管理工作的内在要求，又是社会主义市场经济体制对档案管理工作提出的新的挑战。

参考文献

[1]郑勇.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].福建质量管理，2016（3）.

[2]李玉典.事业单位档案管理制度构建与合理优化举措探寻[J].现代国企研究，2016（16）.