论项目管理中档案管理、标准化管理、质量管理的整体化创新

吕姗姗

摘要：创新是技术进步，产业升级的必要条件，在项目管理过程中，管理模式管理水平的高低能够直接影响项目产品质量乃至产品的市场竞争力。在实际工程项目管理过程中，管理模式的适度有效创新，可提高产品质量，可提升企业软实力。文章通过对企业电子设备工程项目管理过程中的档案管理、标准化管理以及质量管理现状的分析，结合项目需求，提出项目管理过程中的档案管理、标准化管理、质量管理的协同创新的建议，并对其可行性进行分析。

关键词：档案管理、质量管理、创新

一、电子设备工程项目档案、标准化、质量管理现状

1、基本状况。

电子设备工程项目档案管理是涵盖项目中方案、设计、研制、制造、试验、检验、验收等各个环节的信息收集与整理。包括前期总体用户需求，初步方案，详细设计，中期的电子设计图纸，机械设计图纸，元器件材料需求，电子工艺，机械工艺，生产文件，各类质量体系规定的设计、研试文档及各类软件程序文件，后期的试验、检验文档及交付文档。这些档案的存在，保证项目的质量和可追溯性，同时也为项目提供服务。

电子设备工程项目标准化管理对档案建设中各阶段文档进行文件、图纸编码的规范及格式规范化管理，为信息归档有效性和查询有效性提供服务。

电子设备工程项目质量管理遵循质量体系文件要求，结合用户需求及项目实际，对项目产品的生产研制检验过程进行有效管理，以保障产品质量和用户满意度。

在项目管理过程中，档案人员因职责、历史分工等原因，往往处于项目边缘，进行着被动服务的工作。档案建设只起到了部分资料的归档备份作用，而资料是否齐全，是否有效完全超出了档案人员的管理范围。

标准化人员对生产人员提出需要归档的文件进行文件编码及格式检查，直至符合归档要求后审批，由于标准化对文档编码和审核的滞后性，会造成被管理者对文档的反复小更改，造成工时浪费情况。

质量人员对质量体系要求的文档及用户需求的文档进行有效管理，但对项目生产过程缺乏有效的管理，导致交付产品后文档可追溯性较差，往往出现交付后产品因研制团队的变动及归档文档的不全或不准确，不能进行及时有效的产品服务，而在团队替换后的产品再投产同样耗时耗力。

2、主要问题分析。

电子设备项目档案管理是围绕产品整个寿命周期而生，质量管理是依据标准规范约束控制产品质量，核心都是为提升产品质量进行管理和服务。档案材料的项目全过程有效收集，是項目产品设计、研制、生产的见证性材料，是项目产品质量、管理质量的体现。标准化管理是企业质量管理水平的一个缩影，是基础管理的重要组成部分。而质量管理的好坏，直接或间接影响着产品的质量，也影响着企业的综合竞争力。

电子设备工程项目档案管理工作不会直接深入项目研制过程，标准化管理仅处于文档生成后期，而质量管理对生产过程产品质量负责而对文档材料要求不严，造成各部门各司其职，管理部门未有效约束设计研制部门的文档材料，致使归档内容仅代表产品部分状态，无法代表产品最终状态。

企业过程管理的落后造成新产品中各类可编程电路的程序文件，各类应用型板卡的驱动文件，各类设备单机的计算机上位机程序文件等标准化管理缺失、质量管理不严、无专门接口可归档等问题。

项目档案管理在产品生产之前已进行了相关生产图纸、工艺等文件的归档，实际生产过程中，蓝图工艺在指导生产的过程中，会碰到一些问题是生产前未考虑周全的，相关文件在生产过程中边生产边更改。在机电配装的过程中可能会出现一些结构修改甚至重新设计加工。电子设备在调试过程中，同样会遇到一些设计问题而必须对电路进行修改的情况。上述设计更改的问题，导致生产前归档的图纸文档与最终产品状态存在一定偏差。设计人员在维保、返修、再投产过程中，往往是一头雾水，需要重新摸索造成大量人力浪费。

上述问题一部分是管理部门行使职能的不积极所致，另一部原因是缺乏行之有效的档案质量管理方法。

二、电子设备工程项目档案管理的质量控制办法

企业之间的同行竞争，犹如战场，质量好坏决定用户口碑，优胜劣汰是常态，如何做好质量和服务是企业生存必修课。面对项目档案质量管理中出现的这些问题，如何高效解决这些问题，又如何能提升项目产品质量及服务质量？积极转变观念，提高对档案管理重要性的认识。档案质量管理工作需要各职能部门与设计生产部门共同协作，全力配合完成。

电子设备工程项目档案管理工作的质量控制可以从三方面考虑，包括前期、中期和后期三个阶段。

1、前期工作。

档案管理部门可建立通用的可归档文件数据包，协同标准化管理部门按项目对可归档文件数据包进行编码和格式规定，在企业信息化办公系统中以电子版形式供相关人员检索下载，创建图纸、芯片程序、计算机程序的电子化归档空间。质量管理部门对数据包中质量体系规定的文件及其它必须输出的文件作标注。

管理职能部门工作人员对新的标准化归档质量管理体系进行有效宣贯，组织设计工艺人员学习，明确归档档案材料在项目管理中的重要性。

2、中期工作。

中期工作主要是从产品详细设计到生产调试再到检验完成的过程。

设计工艺人员根据设计输出形成的装配清单、元器件清单等进行提交归档，供物资等部门进行采购、划拨、分发等工作。

装配、检验部门应对产品的材料信息、装机元器件信息、检验图像视频和文字记录等信息等进行归档。

质量管理部门对项目进展过程中出现的问题进行必要跟踪，协助并促进设计工艺人员对项目生产调试进行过程中出现的已归档图纸、工艺等文件更改情况进行及时闭环，形成更改单并提交档案管理部门更新归档内容。同时监督电子设备所加载的各类机器语言程序及计算机程序等文件的版本或更新版本进行切实归档。

3、后期工作。

电子设备产品交付用户后，在用户使用过程中同样会出现各种问题，档案管理部门向工程人员提供产品已归档的相关文档材料，企业工程人员在为用户进行客服维保等过程中，所进行的各类设计更改，同样要落实到企业档案管理中，对相关设计更改进行更改单更新归档，并适当更新相关的设计研试文档。

三、项目档案质量管理的创新建议

如何进一步加强项目档案的质量管理，笔者认为必须从以下三个方面创新入手，在理念创新、技术创新和机制创新上下功夫，开创档案质量管理工作的新局面。

1、档案质量管理理念创新。

要转变思想观念，树立档案质量管理新理念，改变档案管理仅仅是行使管理职能、仅仅是资料和信息业务管理的传统观念，将档案管理上升到工程和产品质量管理的高度，明确档案质量是工程和产品质量的重要组成部分，确认档案管理在工程和产品质量管理中的重要地位，践行档案管理为实现“工程项目优先、产品质量第一”服务的理念，努力促成档案管理与工程质量管理、产品质量管理深度融合和有机结合，从而创造有利于加强档案工作、提高档案质量管理水平的良好环境。

2、檔案质量管理技术创新。

改变长期以来档案管理的传统落后模式和方法，加快应用新技术、新手段，提高档案质量管理的效率和水平。如利用企业办公自动化、信息化技术手段，制定可归档文档电子清单，直接提供标准化的文档编码，提供格式模板，减少流程接口，提高文档标准化、规范性。电子化审签归档方式的创新可提高归档效率，提高归档档案检索借阅效率，间接提高企业生产效率。

3、档案质量管理机制创新。

要整合各部门职能，形成档案质量管理的组织机制和工作合力。事实上档案质量管理和工程、产品质量管理及其相关部门的职责是相辅相成的。档案部门既是管理部门，又是服务部门，档案管好了，不仅有利于提高档案质量，而且能为工程、产品设计及更改提供依据，档案质量成为工程、产品质量的重要保障;而质量管理部门严格监督设计、工艺，不仅完善了工程、产品设计及施工、生产，而且也保证了归档材料与工程、产品相一致，提高了档案的质量。由此，各部门的工作职能具有相互关联性和渗透性，加强档案质量管理应当成为各部门的共同职责。只有各部门加强协作配合，形成档案管理、标准化管理、质量管理、项目建设、产品研发生产等各部门密切协同、共同担责的档案管理新机制，才能真正开创档案质量管理的新局面。

参考文献：

[1]郑伟生.浅谈工程管理模式的整体创新[J].中外建筑，2016（8）：137-139.

[2]储晓群.电力工程档案管理探析[J].中国标准化，2017，24（05）：73-74.