浅谈新时代下如何创新国有企业办公室工作

摘 要：办公室工作，历来是展示一个企业形象的窗口，是直接为领导服务的综合办事机构，是沟通上下左右、联系四面八方的桥梁和纽带。在当前，中国改革开放进入新时代的背景下，改革步伐不断加快，市场竞争不断强化。在这种局面下，国有企业办公室工作何如能打破陈规陋习创新工作思路，提升整体办事绩效？如何切合实际、与时俱进、改变形象，发挥其职能作用，为企业做出更大的贡献？是一个不容忽视的问题。

关键词：新时代;办公室;职能;改革与创新

在习近平总书记十八大、十九大等重要会议场合中，不止一次提起要简化文风、会风，精简办公、审批流程，将办公流程前置化、简约化，这就为办公室工作的发展方向指出了一条新的工作思路，即：信息收集、调研整合的比重加大，根据具体工作，为领导人员提供具体的参考决策方案等等，都是办公室工作改革的新的突破口。那么说到变革，就要针对问题找出症结，并根据实际去解决，那么办公室工作创新需要解决什么问题，增强什么素质，都是需要我们去考虑的问题。

国有企业办公室的设置和职能作用的发挥，无论企业大小或名称怎么确定，都沿袭着国企固有观念安排，没有真正体现和发挥行政办公室应有的功能和作用。有的虽然定名为“厂办”、“公司办”、“总经办”、“总裁办”、“综合管理部”、“行政部”、“后勤部”、“总务室”等等，但在企业管理工作中发挥的作用却各不相同，或多或少存在以下不良状况和问题。

一是职能乱。不少国有企业行政办公室的工作职能，一直保持着服务、参谋、助手、协调的职能，就像所谓的“万金油”一样，什么都干;除了领导临时安排的事务以外，多数是拟拟文稿、接送客人、安排会议、负责卫生、收发文件、管理小车和食堂等。虽然这些职责或工作十分必要，但它们不能完全凸现行政办公室在企业管理工作中的职能或作用。不仅如此，在国有企业精简机构或人员过程中，不少企业还随意把一些专业性工作，比如人员招聘、薪酬设置、考勤管理、社保工作、经济责任考核、安全保卫、审计工作、土建维修、库房管理甚至财务工作等统统“塞进”行政办公室，使其管理职能十分混乱，甚而造成新的机构臃肿、人浮于事、忙闲不均、效率低下。

二是地位低。企业行政办公室机构的设置，往往是“说起来重要”、“看起来次要”、“闲起来不需要”的一个部门。尽管一些企业在办公室人员选用过程中，选择一些文化高、人品好、能干事的所謂人才，但在调资升级、奖金发放或个人待遇、年终评定中却成了“末等公民”，甚至在少数管理人员和领导的眼中成了“只会抄抄写写、打打杂”的多余角色，其部门和人员在企业管理中的地位可想而知。

三是权利小。企业行政办公室本应是企业决策层领导的“喉舌”，应该赋予一定的权力。但在企业实际工作中，除了会议通知、车辆安排或后勤事务中拥有一定的“办事权利”以外，很少有参与企业重大问题讨论决策的权力，很少有规范企业管理行为的权利，很少有策划、监督、实施、处置某项工作的权利，很少有人事任免、薪酬加减、奖惩兑现的权利。因此，不能有效地发挥其部门职能和人员的作用，不能保证企业内部的“政令畅通”，从而造成行政办公室办事效率低、贯彻执行不力的现象。

四是效能低。结合上述几个原因，在国有企业办公室工作中普遍存在着一个效能低下的问题，也导致办公室人员有“缺少专业支撑”、“随时被人替代”的失落感和危机感，因此“办事小心谨慎”，“做人唯唯诺诺”，“怕说错话做错事”，“多一事不如少一事”，“只管自己平和安，哪管他人是与非”的心态和现象成了习惯，不仅使其应有的管理职能削弱，而且影响了效率和效能，不利于企业的管理和企业各项工作的执行。

随着现代国有企业的发展，特别是近十年来我国市场经济的平稳运行，为企业的高速发展和创新带来了黄金机遇期。企业的管理也更加先进与科学，在国内如阿里巴巴、格力、华为等等都已经成为世界知名企业，它们的管理也逐步与世界先进管理模式接轨。反观国有企业、特别是东北的国有企业，内部管理仍然是积重难返，以至于商业界流行着“投资不过山海关”这样的戏言。实际上，在愈发成熟的企业内部，各机构的设置，不仅需要按照优化、高效、合理的原则配置，还需要有明确的职能分工，以此强化劳动纪律，整个人员绩效是一套科学的管理手段。在这样的管控模式中，办公室的业务权限要在过去仅仅是写写文稿、收收报表、传传文件、作作记录、迎来送往等所谓的服务、参谋、助手、协调职能的基础上，积极创新工作思路，改变工作方式，提升办事绩效，做到“以作为求地位”。只有这样，行政办公室工作才能适应新形势下企业管理的发展和要求，才能真正有所作为。以下几点意见不失为改进和创新行政办公室工作的好思路和好方法。

1、启用信息制度，及时掌握最新信息。即企业行政办公室在结合企业生产经营实际的基础上，建立完善的内部信息报告制度。譬如，通过每日召开的质量早会、生产碰头会和《内部信息单》等方式，快速了解和反映企业整个供应、生产、质量、设备能源、物料消耗、仓库储备、产品发运及售后服务等情况，并通过办公室统一编制出《信息简报》或《快报》，上呈公司领导，下达内部各单位，把每天的生产经营动态和出现的异常情况或问题，及时反映并督促解决。这样既能使行政办公室充分发挥出助手、参谋、监督、检查和协调的职能，又能充分展现行政办公室在企业管理中的地位和作用。同时，尽可能丰富行业内信息的整合，形成本单位具有政策指导性的全面信息库，为领导在企业发展方向上，及时提供具有情报价值的信息，从而促进办公室工作的整体完善。

2、强化执行力度，严格保证政令下达。即由行政办公室代表总经理（厂长）通盘考虑月度生产经营计划，通过计划表格方式，把生产、供应、质量、设备、安全、库管、原料消耗，人力资源、财务管理、产品销售等各方面的重要指标和主要工作及要处理的重要问题，纳入总经理（厂长）部署的月度计划目标，下达到内部各单位（部门），并建立相应的执行、检查、报告、评价、考核办法。这样既能强化企业内部特别是公司高层指令的执行力，又能体现办公室的权威及统筹、管理能力，使办公室职能更加强化，体现办公室在企业管理工作中的作用和价值。

3、开展针对调研，预先摸准发展脉络。企业运行发展离不开调研工作，本单位的先进经验、做法的经验总结也需要调研作为先导。办公室作为企业规划发展的“参谋室”，就应当对未来发展方向，对本单位内部的波动先掌握、先了解、先总结，将模块化的经验形成报告，供领导层参考，以便为企业发展起到引领、参考作用。

4、重视经验积累，机构虽小眼界放大。放大眼界，就是需要由办公室定期编印出本单位内部经验总结性或者行业指导性的刊物，设置如《重点工作提示》、《经济责任考核》、《质量之窗》、《员工之声》、《大事记》、《生产动态》、《市场信息》等类型的内部刊物，综合反映企业生产经营、基础管理和企业质量报告、文化建设等方面的内容和情况的内刊，既有利于提升企业综合管理效能，又展现了办公室贡献和作用。

结语：办公室工作是一项复杂的综合性工作，既要有高能力又要有高素质，特别是在市场经济运行条件下，怎么能够破除旧国企的思想，应对新形势下企业竞争压力而生存，办公室的职能履行，将成为未来商战的胜负手，因此如何建设学习型国企办公室，是需要我们沉下心思去思考的。

作者简介：

王博，出生年月：1984年2月25日，性别：男，民族：汉族，籍贯（精确到市）：吉林省白山市，当前职务：办公室副主任，当前职称：助理政工师，学历：本科，研究方向：办公室工作.