事业单位人事档案管理的重要性

李丽丽

摘要：随着我国经济建设的发展，社会的不断进步，机关事业单位人事制度也在逐步更新中，而作为人才信息管理的主要载体，人事档案是各事业单位知人善用、人尽其才的重要依据，所以，加强事业单位人事档案管理工作对人才开发具有重要作用，而今，我们各事业单位对于人事档案的管理工作仍然存在诸多问题。故此，各事业单位领导人员要提高对人事档案管理工作的重视度，本文简要阐述事业单位人事档案管理的重要性。

关键词：事业单位;人事档案管理;重要性

人事档案是我国企事业单位人事管理制度中重要内容，是人事管理部门在日常活动中所形成的记录，主要记录着每个员工个人身份、学习经历、教育程度、学历资质、工作表现等方面的文件信息资料。人事档案与个人工资待遇、劳动福利保障以及人员组织关系等密切相连，具有一定的法律效用，主要记载着个人的人生轨迹。而随着我国事业单位人事管理工作各项制度的不断革新及发展，促进人事档案管理也在逐步得到了相应的改革及调整，进而更好的服务于事业单位人事部门各项工作的推进，不断改善事业单位的工作现状。

一、事业单位人事档案管理的特点

现将事业单位与企业单位的人事档案管理进行比较，可以明显看出，事业单位人事档案管理模式更加趋于真实性，同时具有较高的机密性，在事业单位人事档案中的相关资料信息中，对个人的各项基本信息都具有详细及真实的记录，在人事调动时，人事档案信息提供十分重要的参考依据。因为人事档案中的各类信息都会被真实、详细的体现出来，通过人事档案可以将个人的工作表现及生活习惯等充分展现出来。随着时间的推移人员档案信息也在不断的完善中，由此得出，事业单位的人事档案管理具有一定的动态性特点，因机关事业单位人事档案资料多属于机密性资料，故而，事业单位还制定了一些有关保密性的制度，当人事档案资料需要进行修改及更新时，要依据国家有关的档案管理制度执行，以此完善档案资料信息。

事业单位人事档案管理是一项机密性很强、专业要求高的管理性工作，在人才资源过程中起到举足轻重的作用，为事业单位选择人才、干部选拔、人才识别等提供参考依据，是事业单位各项管理实现现代化、科学化、规范化的人事管理条件。完善的人事档案管理可以有效地促进事业单位人才资源的发掘及使用，应当适应现代化的发展及管理需求，不断扩展行政单位各项服务职能，为事业单位选聘提供坚实保障，进而发挥人才资源在事业单位管理中的效用，进一步促进人事档案管理水平的提升。

二、人事档案管理的任务

因机关事业单位工作环境及内容的特殊性，要时刻维护好人事档案的完整性及安全性，这是整个人事档案管理过程中严格遵循的要求，同时也是各项档案管理工作人员与其他职能部门的共同职责。从某种意义来讲，维护事业单位人事档案的完整及安全性，更是档案管理的核心任务，因为在事业单位管理中，档案管理环节是维护档案信息的完整性及安全性的一项重要环节及主要管理手段。另一方面，档案管理工作是一个与可能损坏档案资料的各种自然等因素进行斗争的过程，简而言之，在档案管理工作中应该始终坚持以下四点：（1）在档案管理过程中，不使档案资料信息分散;（2）档案资料之间不得出现相互混乱现象;（3）保护档案的机密性，不得泄漏档案资料中的任何信息;（4）不得使档案资料遭到破坏。下面就简要介绍一下档案管理工作的有关任务。

1.防止档案的损坏

在人事档案管理过程中，管理人员要分析并掌握导致档案出现损坏的具体原因，进而有针对性的采取有效的解決措施及加强防范工作，要最大程度上杜绝可能对档案管理工作所产生的各种不利因素，进而将档案管理工作中的自然损坏因素降至最低，有效地保证人事档案的完整性。

2.延长档案的寿命

人事档案的管理不能停留在防止档案自然破坏的环节，要采取系列措施，从根本上保护档案，进而最大程度的延长档案的使用寿命，换一句话讲，就是延长档案受自然破损的时间。

3.维护档案的安全

第一，档案作为一种事业单位人事信息的记载资料，要最大限度地保护档案内容的安全性;第二，档案作为一种社会现象，机密性强，必须不留余地的保护其安全性，不致因为档案保管不妥善或者存储条件恶劣导致档案信息的泄漏，在政治上带来隐患。

三、事业单位人事档案管理的重要性

1.对人力资源结构的改善

在各事业单位管理过程中，要想实现人事档案管理先进的人力资源结构，需要职能部门及人才资源的有机结合。当今，我国正处于经济建设发展的黄金时期，事业单位的管理模式也在逐步的发生改变，进而使得事业单位工作人员的管理思想也在发生变化。对于这些变化，在人事档案中都会进行真实、详细的记录。所以，在事业单位出现人员调动及调整时，有关部门可以借鉴人事档案中的各项信息资料对职工做出正确的分析及评价，提高人力部门的工作效率，进而不断推进对人力资源结构的改善，从而使得事业单位人事档案管理的作用不断得以发挥。

2.对人事调动的作用

我国现阶段的各事业单位管理过程中，当出现人事调动时，相关部门及人员需要对调动人员的学习经历、人员资历、工作情况等进行全要素的掌握，对调动人员的性格特点及人员技能进行全面分析，这些信息的获得，单单靠单位内部人员沟通及人际关系了解是不够的，还需要调取人员档案进行充分了解，进而给予正确的评价。因此，事业单位有关人员要对人事档案的重要性给予足够的重视，通过人事档案可以提供更加全面、科学、系统的人员资料信息，可以高效地推动事业单位的人事管理工作的顺利开展。

3.对个人能力的全面分析

在日常工作过程中，事业单位人事档案管理中的各项资料，会将每个人的学习情况、教育程度、个人发展历程、工作表现等会有详细的记录，故而，机关事业单位在进行人事调整时，可以依据人事档案记录的内容以及相关资料的整合，有针对性的对人员进行选择培训，同时结合人员日常爱好及专业技能水平，有针对性的提升个人能力，进而提高人才资源效率。

4.个人考评任用的信息基础

在事业单位日常管理中，人员的绩效考评十分严格，而个人考评的最终结果将关系到人员日后的职位晋升及个人利益。人事档案可以为人员考评提供足够的信息，同时，考评的最终结果将会被记录到人事档案中，当事业单位想对人员进行全面了解时，人事档案可以有效地提供人员各项信息，并对员工做出正确的判断及考评参考。

四、总结

总而言之，人事档案作为辅助性文件资料管理工作，在事业单位各项管理中起到重要的作用，档案中真实的体现了个人在学习及工作过程中的经历，因事业单位工作性质的特殊性，对各类重要信息具有较强的保密性，全体员工及各级领导人对人事档案管理管理的重要性给予足够的重视及正确的认识，当人员职务出现调动或调整时，有效保障人事档案的合理利用，不断促进人才结构的改革及完善，进而推动事业单位工作高效进行。

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