如何做好办公室的综合管理工作分析

刘鸿飞

摘 要：伴随企业的发展，办公室也成了企业管理中的综合管理部门，在企业内部的行政管理体系当中具有比较重要的效用，是企业整体行政业务协调的主要构成部分，其在行政管理过程中发挥着多元化功能。本文章首先对办公室综合管理工作中存在的问题进行了深入的分析和研究，之后在此基础上提出了提升办公室综合管理工作成效的方法。望可以为企业的可持续发展奠定基础。

关键词：办公室;综合管理工作;问题;方法

企业办公室部門的工作不但可以为企业内部提供服务，同时也需为企业树立对外的优良形象。确切的说，办公室部门是企业各个部门间及企业同外界环境进行交流的桥梁。在企业经营过程中，综合办公室部门具有承上启下的功能，对企业整体运营成效及稳固性来说，具有非常大的促进性作用。

1.办公室的综合管理工作存在的不足

1.1管理理念滞后

现时期情况下，一些企业仍把综合办公室部门的工作视为简单性的内勤机构，对于其与各部门间的协调性、与外界环境的沟通、及得到对发展有价值信息等的重要性没有充分的认清。办公室综合管理思想的滞后，会对企业管理模式的创新与员工工作积极性的提升形成不同程度的阻碍性。企业综合办公室部门仅被动性的执行上级部门部置的工作任务，并没有确定性的管理规划，由此使办公室综合管理效率非常低。同时企业相应的制度规范也未随企业和时代的发展而进行创新，这样不但与时代发展脱节，同时也会使企业内部管理程序变得非常复杂，并且还会对企业利益与对外形象产生不利影响[1]。

1.2责任落实不清晰

第一，办公室管理目标并不确定。企业办公室综合管理并不仅仅只以实现工作排班、档案管理和文件收发打印等工作为主，同时还负责为企业搜集有价值性的信息，并同时还可辅助企业做出正确决策。办公室综合管理的目标如果不能确定，很可能会造成企业内各类制度与管理的杂乱。第二，企业办公室综管理工作服务对象的不确定。很多企业的办公室管理只把领导层当作服务重点，却对企业基层员工与客户的需求忽略不记，如此便会造成企业办公室管理工作与现实情况严重不符，同时企业形象也会受到不同程度的损坏。除此之外，还有一部分企业内的办公室把自身工作定义成指挥部门，仅单方的发号施令和设置决策，对于自身服务性质并未清晰的明确。

1.3人员工作积极性不高

很多企业内的办公室综合管理人员只做自己工作范围内的事情，或是上级领导督促一下便工作一下，在面对基层人员或是来访的客户人员采用敷衍的态度来进行工作。办公室部门与别的职能部门间缺少基础性的沟通和交流，所以根本谈不上协调企业内各个部门做出规划。企业内办公室综合管理的工作人员对待工作的消极性，会对企业团结协作与企业运营成效产生非常严重的影响[2]。

1.4工作目标和服务对象不明确

首先，办公室部门的整体工作缺少具体的规划和目标，对于办公室的工作具体应做到什么效果及发展方向都并不清晰;其次，办公室的工作人员对于本身的岗位并没有明确的定位，对工作缺少应有的规划。并不能主动的进行工作，和设计以后的工作事项。最后，办公室的工作人员其服务对象并不只单单是企业内的领导层。大多数工作人员都始终认为做好领导交待的事情便可以，对于其它的事情并不关心，对于基层人员的需求与社会对于本企业的需求都不关注。

2.提升办公室综合管理工作效果的方法

2.1对办公室工作做好计划

企业办公室的工作非常复杂并且没有规律可以遵循，不但要有效的做好企业外的宣传工作及协调工作，构建和保证企业的良好形象，同时还需做好企业内的工作，确保企业内各部门能够协调运行。在工作中，有些工作一定要做出及时性的处理，在处理过程中如想保证工作处理的有序性，便需要办公室的工作人员合理的安排工作，周密的设置计划，全方位的考虑，提前准备，对于工作的缓急程度进行合理区分，坚持结合计划来开展具体工作。当有突发性事件或是非常紧急性的事件发生时，才可以确保处理的有序性。保证问题能够获得快速的解决，保证办公室综合管理工作的有序性和有效性，由此为企业提供高效并且高质的服务。

2.2以认真负责的压度对待工作

办公室的工作人员其在实施工作的过程中，需始终保持认真负责、实事求是的态度来开展工作。因为办公室的工作非常繁琐并且枯燥，所以便需要工作人员可以强化事业心、责任心，最大程度的有效完成工作。重视工作成效，对于文字性的工作需认真对待，将企业相关会议精神、文件内容或是指示进行及时有效的传达到个人，保证办公室综合管理工作能够正常有序的实施。当面对大量并且较重的工作时，需保证冷静的思考，不可急躁，同事间需相互帮助共同完成工作，保证问题都能得到有效合理解决[3]。

2.3办公室工作需遵从原则性

企业办公室的工作人员，在处理平常工作的时候，需结合本企业的具体情况，在大原则及大方向的前提下，高效的执行领导人员的管理思想，不管是人事管理、办公用品的配置和添加、及制度的考核，或是员工的协作，办公室的工作人员均需结合相关规定与方向来对其进行判定和分析，一定不可以搞特殊化，采取公平公正的态度来对企业负责。如此办公室部门需先依据企业的具体管理状况，来设计和健全各项制度，将大原则有效的落实到各个制度规定当中，保证任何事情的处理都能够有章可循;其次在制度的实施与和管理流程当中需实施周密性的调查和研究，对于相应流程需实施合理性的引导和示范，保证可以不断的实现规范化;最后，强化企业的制度性管理，在实施员工考核的过程中，需做到公平公正，不可以走后门搞特殊，好的制度同时也需公正执行才可以获得较高的效果[4]。

2.4强化协调能力

协调能力是指办公室综合管理能力的一方面，办公室综合协调能力的提升对于企业全面发展来说具有非常重要的作用。如想做好协调工作，首先便需对相关会议精神、重要文件、指示精神及时的贯彻和落实到企业的每个员工身上，保证企业内的所有部门可以统一协作，有效保证领导层的工作可以有效落实和贯彻;其次，办公室的工作人员需选择适合的方法解决企业内的各种冲突，当企业内利益出现矛盾时，需给予及时性的解决或是协调。

2.5对事务的处理需灵活且周到

虽然办公室综合管理工作需确保相应的原则性与方向性，然而并不是所有事情都需向上级汇报。在对一些普通性事宜处理的时候，需坚持灵活性与实效性。在为企业做相应的规划和参谋的时候，方法要精，需要保证质量和效果，不但要对管理层的精神有效落实，还需依据企业本身的具体情况来提出相应的对策和方法，总之在处理问题的时候一定要灵活，如此才可以最大程度的提升自身的工作成效。

3.结语

总体来说，如果办公室综合管理的工作人员想提升自身的工作能力和工作效率，便需不断强化学习，不断提升自身素质，构建和健全相应的工作机制。现时期企业正面临发展转型期，为此企业内的办公室部门必须要清楚新时代下企业发展的具体方向和目标，辅助企业顺利的渡过这一关键时期。在平时工作当中，企业内办公室综合管理工作人员需不断的提升自身素养，强化工作业务能力，确保能以高效有序、积极的态度进行工作。

参考文献：

[1]刘恩龄.做好综合办公室管理工作思考[J].现代商贸工业，2016（34）：160-161.

[2]彭姣.试论如何做好企业办公室行政管理工作[J].经营管理者，2017（08）：143.

[3]张彬.如何提高综合办公室的工作效率[J].现代企业文化，2016（26）.

[4]任浩明.新形势下如何做好办公室管理工作[J].企业改革与管理，2016（12）.