财务共享中心网上报销系统及其应用

华正涛

（北京经纬信息技术有限公司， 北京 100081）

随着信息技术及计算机技术的快速发展，涌现出许多种财务软件，这些软件不仅能够提高企事业单位在财务管理方面的准确性，还能提高财务管理效率[1]。财务软件虽然众多，却仍然不能满足我单位的实际需求。财务人员还都埋在日常事务之中，导致管理水平不能得到提升，例如：预算管理在事后进行管控，不能得到事前或事中有效控制；报销内部制度不能有效执行，存在不能按照内部控制审批流程进行审批的现象；对于内外部检查，需查询大量原始单据等。为了提高工作效率，融合内部控制制度，简化报销流程，加强预算管理，提高员工报销的满意度，实时出具财务管理报表，为领导决策提供依据，提出财务共享中心网上报销系统[2-4]。该系统实现了单据在线流转和各级领导在线审批，全流程跟踪，落实了财务的内部控制、管理以及预算控制制度，加快了员工报销进程，提高了工作效率和质量。

1 网上报销系统

网上报销系统作为一个平台，将各个业务板块进行集成[5-6]，通过对财务信息的收集、整理、加工和分析，生成各类财务管理报表，为有效开展财务管理活动提供全面、及时、准确的信息支持，将各功能模块有机集合，实现财务信息共享，为领导决策提供依据[7-8]。

图1 网上报销系统网络架构

1.1 系统网络架构

网上报销系统网络架构如图1所示。

1.2 系统功能

网上报销系统功能框图如图2所示。

1.2.1 费用管理

该费用管理为广义上的费用管理，不仅包含个人报销，还包括对公业务的成本、费用入账。主要为公司成本、费用类的报销，以及根据发票办理对公付款事宜，员工或经办人根据报销类型，在网上填具报销单据，财务人员审核无误后在相应成本费用科目进行记账归集。

1.2.2 预算管理

公司内各部门可按照项目和费用使用情况进行预算管理，通过当年的发生额，生成部门当年数据，据此编制下年的预算，并由各部门的预算汇总生成公司整体预算。

1.2.3 报表管理

系统具有强大的分析功能，可以根据管理者的要求对数据进行多维度分析，生成各类财务管理报表。例如：查询报销人当年的各项费用、出差情况；某个项目当年预算完成情况，合同执行情况；公司合并口径的各项数据完成情况等，为领导决策提供强有力的依据。

1.2.4 往来管理

通过系统中的供应商维护，与合同管理信息系统建立联系，按照合同执行情况进行供应商的挂账或清账处理，并将相关信息及时反馈至合同系统。

1.2.5 税务管理

税务管理主要通过网上报销系统实时收集相关税务信息，与金税三期系统对接，实现自动查验发票、自动获取税务发票全票信息、自动认证进项发票等。

1.2.6 资金管理

实现付款业务管理，通过网上报销系统向SAP（System Application Products）推送，并生成待办凭证，员工报销部分通过其他应付款归集后向银行报盘发放，采购付款部分采取银行转账方式支付，财务人员据此进行清账处理等操作。

2 网上报销系统应用

2.1 网上报销系统流程

图2 网上报销系统功能框图

费用部分操控流程如图3和表1所示。

图3 费用部分操控流程图

表1 费用部分操控流程表

报销系统采用二维码和光学字符识别（OCR）技术，每一张报销单都生成一个唯一的二维码，通过扫描，财务人员即可看到该报销单的具体情况，例如：部门、分摊项目、审批进程、单据金额等。因此，员工、外地工作人员和出差人员可以无地域限制地填报线上报销单，解决异地报销问题。

2.2 与预算融合及应用

（1）与个人预算费用报销部分融合。以通信费为例，在系统中设置每个人的通信费预算，给出当期报销金额，已报销金额。这样，员工在报销时就可以很清楚自己额度是多少，还剩下多少额度等，实现了预算的事前控制。

（2）通过与SAP的纵向课题对接，实现预算控制。SAP中的纵向课题预算到明细科目，因此，通过与SAP的纵向课题对接，可以对出差进行事前把控，事中跟踪，事后反馈。

（3）通过项目、费用预算管理，形成各部门预算，并实现对部门预算的控制。部门预算可以根据列支的费用预算、项目预算，通过对由点到面的层层汇总，形成部门预算，并达到总体的预算控制。

（4）从公司层面上实现预算的控制。作为集团公司进行管理，对下属公司的预算在网上报销系统进行控制，由下属公司形成各企业预算，再在集团公司层面形成公司级预算，并对预算实时管理、控制，随时出具预算执行情况，生成各类财务管理类报表。

（5） 预算的执行及反馈。网上报销系统与预算管理的融合，使企业对预算管理更方便、快捷和高效，通过后期对预算报表的开发，使管理部门实时掌握预算的情况，并能及时反馈给各业务部门，使业务部门及时把控预算管理，更好地执行预算。

（6） 预算的考评。年终通过系统出具的各部门预算执行情况表及公司层面预算的执行情况，方便管理部门对各业务部门做出评价，并针对评价指标，对各业务部门预算的完成情况进行绩效考核和奖惩。

2.3 与内部控制制度融合

系统的上线，实现了与内部控制制度相融合，杜绝了内部审批的漏洞，完善了内部控制管理制度。

（1）差旅费出差时间自动计算。在填具报销单据时，系统自动计算出出差的天数，根据填具的出差地点，自动甄别出差伙食补助标准。同时，根据填具的乘坐时间，系统可以自动计算出夜间补助或者乘车超过12 h的补助。

（2）系统自动核算差旅费出差地住宿标准。系统会根据出差的地点，自动计算出住宿的标准，这样，在系统中可以直接看出住宿费是否超标以及费用报销单的上线，极大地节省了时间，也杜绝了差错。

（3）系统自动计算交通费金额。对于差旅费中的市内交通费，根据员工在报销时在系统上填具的时间、金额，系统自动计算出总金额，减少财务人员出错概率，提高准确性。由于系统增加了排序功能，财务人员会很容易根据排序后的发票号码检查发票是否有连号，是否在出差期间等，减少了工作量与出错的概率。

（4）报销节点实时查询。报销流程签批便捷、高效，可以在移动端直接审批上传的各类报销数据，对于不合格的单据，系统会直接给出不合格理由，让报销人清晰明了。

（5）费用自动进行分摊。成本、费用系统会根据填具的项目名称或者部门名称进行费用分摊，不存在财务人员手工记账错误的问题，同时，项目系统会自动显示出代码和内容，杜绝手工填错项目号的问题。对于员工出差去不同地方、为不同项目服务，则可以将成本分摊到不同项目中去。

（6）与SAP对接。系统与SAP对接，自动生成凭证，不需财务人员再手工录入，提高工作效率，降低出错概率。

（7）杜绝重名人员支付错误。由于在成本、费用系统中对于已过账的报销单会自动向SAP中推送，且在SAP中自动生成凭证，生成的凭证在摘要信息中自动代入员工编号，由于员工编号唯一，这样就避免了对于重名的人员在支付款项时付错款情况的发生。

（8）原始单据实时查询。对于上级单位的检查，可以实时调用原始凭证，方便查询。

3 数据分析和使用

3.1 报销费用统计

在网上报销系统中，根据报销的费用类型，自动统计出各类报销费用所占的金额比例和笔数比例。例如，可以根据需求，进行数据分解，了解各部门报销的费用金额和笔数及所占比例。由于差旅费占费用中的主要部分，因此，可对差旅费的费用进一步分解，如图4所示。

图4 差旅费各项费用统计表

从图4可以了解差旅费中各项费用所占的比重，这样可以更好地进行费用的管控。

3.2 报销时长统计

（1）对报销时长进行统计，可以看到各个节点的审批情况，有平均报销时长，时长和最长时长，如图5所示。

图5 报销时长统计

从图5就可以看到每个节点审批的时间，便于了解费用审批情况，提高流程审批速度和管理效率，加快员工报销的进程。

（2）对填报的报销单驳回次数进行统计，便于了解各个部门填具报销单的质量，有针对性地进行培训或者整理。

3.3 报销统计报表

网上报销系统的报销统计报表功能，将报销的各类费用及笔数生成报表。这样，从图形和数据两个方面了解各个部门的报销情况。通过表格，可以看到每个部门、每一项费用的总体情况。网上报销系统不仅实现了部门、公司、合并层面的统计，还实现了项目统计、对项目进行分类汇总，所以，各项报销明细一目了然，方便项目的实时管理、方便项目负责人随时了解项目的费用使用情况。

4 结束语

网上报销系统的应用，有效地促进了业财融合，实现了全流程跟踪和全过程管理。此外，采用二维码和OCR识别技术，每张报销单生成一个唯一的二维码，实现员工报销无地域限制。目前，网上报销系统使财务人员人工时间节约75%左右，实现了财务人员由“核算会计”向“管理会计”转型。系统还融入了内控制度和预算管理。管理人员可以实时查询各项费用，进行预算控制，同时，可以生成各类财务管理报告，为领导决策提供依据。

今后，将进一步完善网上报销系统，引入商旅平台，开发手机APP，实现网上报销系统移动审批，进一步提高报销审批效率和优化用户使用界面。