《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

四、企业档案收集工作要求

7.5.2  分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

1.企业档案分类方案的结构

企业档案分类方案由编制说明、类目表、类别号三部分组成。

（1）编制说明

编制说明是分类方案的前置部分，是对企业档案分类方案的编制目的与原则、分类的依据、体系结构、类目设置与标识以及档案的实体排架等若干问题的解释，是使用企业档案分类方案的指南。

（2）分类表

类目表是分类方案的主体部分，是由纵向类目和横向类目构成的，它将企业各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，并以图表的形式表示出来，类目表能够反映出企业全部档案的类目体系。分类表有三种形式，即分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。

（3）类别号

确定对档案进行类别标识的代字代号，并对档案排列方法做一说明。

2.编制企业档案分类方案的要求

（1）要保证企业档案分类方案类目体系的严整性。企业档案分类方案的类目体系是分类方案的主体，它是各级类目构成的一个横向和纵向关系的等级系统。横向表现了各级同位类之间的并列关系，形成了各级“类别”;纵向表现了上位类与下位类之间的从属关系，构成了一个个“类系”。

（2）要体现企业档案分类方案类目体系的可包容性。企业档案分类方案必须具有足够的容量，其类目设置要能够体现和容纳企业档案的全部内容，使每一种和每一部分企业档案，都能够在分类方案的类目体系中找到自已应有的合理位置，并力求简明易懂，便于检索。

（3）要保持企业档案分类方案的相对稳定性。企业档案的分类关系到档案管理工作的全局。如果档案的分类发生变化，将会牵一发而动全身，引起档案管理工作的一系列变化，有些工作甚至要从头做起。因此，企业档案的分类方案应具有更长的适用期，一经确定，必须保持相对的稳定。

3.企业档案分类方案的编制方法和步骤

（1）调查研究

要熟悉企业档案的分类规则、理论与方法，研究和掌握本企业档案的内容构成和形成特点。

（2）形成类系

根据企业档案分类方法与库藏档案的基本種类设置档案大类，划分其属类，进行类目排序，形成企业档案类目体系。

（3）给定类别号

为企业档案的每个类目固定相应的代字或代号。

（4）制成文件或图表

将形成的企业档案类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。类目表现形式主要有三种：图示法、表格法、缩行法。

（5）撰写说明

指出企业档案分类方案的编制依据、分类标准、类目代字或代号的使用方法。

4.企业档案分类基本方法

档案的分类就是根据企业职能及其档案的来源、时间、内容、特点、形式和相互联系，把一个立档单位形成的全部档案按照一定的准则分门别类，形成一个相互具有从属关系和平行关系的有机系统，达到便于科学管理与检索利用的目的。对企业档案进行科学分类，是企业档案整理工作的一项核心内容，包括确定分类方法、制订分类方案、编制分类号。档案分类的质量在很大程度上取决于分类方法的确定是否科学合理。类目设置应涵盖企业档案的全部内容，并保持相对稳定，还要留有一定的余地。分类号的编制力求简明扼要，方便实用。

（此部分未完待续）