浅谈林业档案信息化建设

刘常玲

林业档案作为林业档案资源的历史工具，记载着林业工作者的成就业绩，是沟通各林业单位部门之间的重要纽带，同时也作为载体，反映了林业部门在贯彻国家林业法律法规政策等方面所做出的突出贡献。而今，林业档案的信息化建设成为林业工作中重要的组成部分，与林业发展息息相关。

信息技术发展迅猛的今天，大数据技术应用已经融入各行各业，成为社会发展重要的催化剂。档案信息化管理模式有助于档案部门从具备档案管理与利用的职能，信息化采集与服务职能转变，而且已经成为其发展的必然趋势。因此，档案信息化为档案工作注入了新的发展活力，档案信息化建设成为摆在档案管理者面前必须要解决的问题。要想实现档案信息化建设，实现档案的共享性，必须解决档案信息化建设中存在的问题，才能使档案管理工作效率和质量实现质的飞跃。

一、林业档案信息化建设的益处

（一）传统林业档案纸质媒介的特点

传统的林业档案管理工作通常以纸张为媒介进行信息的记载和传递。纸质档案是一种原生的信息资源，具有原始性和单一性的特点。传统的文书纸质档案也由于自身特性，在保存的过程中容易受到很多不确定因素的影响，造成一定程度的损毁，给档案工作带来损失。另外，受到历史条件的限制，档案的传输性能也被局限，传统的方式通常是以邮递纸质信息的方式进行信息共享，不仅时间长，而且安全性也不能保证，档案文件丢失的概率很大，档案管理工作的效率非常低。

（二）林业档案信息化建设的益处

1.检索快捷，节约成本

如果在实现档案工作信息化建设的单位，对于档案借阅过程中，检索目录，检索原文都非常迅速和快捷，可以不必都调出原件，这样既节省时间，也避免对原件利用时的磨损，提高了工作效率。在工作人员调阅文件的时候，除非必要复印之外，只须调阅电子版的文件目录及电子版的文件即可，既节省时间、节省人力，又节省纸质资源。在日常档案管理工作中将更有利于利用。

2.档案保管利用更安全

林业档案不再是单纯的纸质文件，而是以纸质档案和数字化扫描档案双套制的形式进行记录和保存。数字化扫描档案的存在不仅大大提高了档案保存的安全系数，而且还不容易受到自然条件的干扰。网络时代发达的信息技术手段提高了档案的保存性和传输性，能够在短时间内实现档案信息的共享，不需要浪费大量的人力和时间，这是传统档案管理所无法比拟的。档案的管理模式也不再局限于传统的档案管理理念，而是实现了办公自动化，使林业档案利用高效、安全，大大推动了林业事业的发展。

（三）档案信息网络化，信息资源共享成为可能

档案资源的网络化发展是档案实现信息共享的必经之路。建立档案资源数据库一定要严格遵守保密原则，谨防泄密。建立档案数据库还要进行与各单位链接的端口的预留，以便为实现档案信息化建设做好准备工作。档案信息化建设首先要进行档案目录的数据库录入，其次就是把进行档案数字化扫描加工的电子文件与相应的目录挂接，真正实现档案数据库的建立。林业档案管理部门建立相应的档案数据库，使实现档案资源网络化，信息资源共享成为可能。

二、林业文案信息化建设存在的问题

（一）档案信息化建设的重要性认识不足

档案信息化建设的主要障碍就是有些部门的领导对其的重要性的认识严重不足。有些领导的认识因循守旧，还停留在传统意义上的档案管理上，没有放眼到开放的世界，没有做到与时俱进，打破以前那种封闭式的管理模式，更没有考虑到档案信息化建设对节约时间和人力成本的重要性。

（二）档案信息化建设的资金投入不足

林業建设单位大多分布在经济欠发达或不发达的地区，资金实力不足。要实现林业档案信息化建设，必须投入一定的资金进行网络升级与设施设备的更新和配备、并且购买档案管理软件。大多数单位没有做这部分资金的预算，或许没有考虑这部分资金的预算支出，给林业档案信息化建设带来现实困难。

（三）档案管理员的业务素质有待提高

传统的档案管理要求档案员做到档案的整理归档、借阅、统计和保管等基本管理技能，但在档案信息化建设的情况下，对档案员的素质要求更高，不仅要求会传统档案管理方式，还要对计算机应用以及档案管理软件的操作方法和技能熟练掌握。林业部门对档案管理人员往往要求不高，有些单位的档案员甚至连最基本的档案管理知识掌握都不牢固，在档案整理，借阅和使用过程中查准率不高，影响工作的正常开展。因此，提高各单位档案管理人员的业务素质是每个单位必须提高到认识的新高度，抓紧培训。

（四）缺少规范统一标准的数字化扫描标准

林业档案信息化工作的开展，还有一个难题，那就是档案数字化扫描加工工作缺少一个统一规范的标准。对纸质档案纸张大小的规定，不同类型档案的划分：如文书档案、业务档案、科技档案、会计档案等等，如何进行数字化扫描没有一个完整统一的规定。很多单位在进行档案数字化扫描加工时，都是采用外聘服务的方式进行，这些公司工作人员的业务水平也是参差不齐，所以扫描出的数字化档案也是五花八门，应用起来比较麻烦。

三、加强林业档案信息化建设的建议

（一）提高林业档案信息化建设的认识

提高林业档案信息化建设的认识，首先要从提高领导的重视程度开始，要让部门领导了解档案管理的重要性以及档案信息化建设的重要性。要让领导真正对档案信息化建设对档案管理的重要意义有深刻的认识，才能对档案信息化建设工作有很大地促进作用，从而加快各林业部门的档案信息化建设的步伐。

（二）加大档案软硬件设施建设的资金投入

档案信息化建设工作离不开资金的支持。档案软硬件设施建设需要更新档案管理软件，建立档案管理系统。购置更新电脑、扫描仪等硬件。林业部门的领导要把档案软硬件建设作为单位的一项重要工作来抓，提前谋划，做好预算，真正把资金用在档案管理工作中来。

（三）加快档案信息化资源数据库建设，增强档案的安全保管措施

档案资源的数字化，是一种新型的档案信息形式，能够将不同的档案信息资源进行整合，是伴随着计算机技术、数据库技术和多媒体技术等的发展而产生的。它的优势在于能够将各种形式的信息资源以数字化的形式进行存储，然后通过互联网将信息资源进行连接，以实现网络信息共享。这样不仅能够避免档案资源载体在使用过程中所造成的损坏，而且提高了档案的使用效率，实现了实时利用的目的。档案数据库建设的同时，一定要时刻注意档案信息资源的安全保管问题，加强档案信息资源的保密措施，确保不出现档案信息资源泄密的现象发生。

（四）加大对档案管理人员的业务培训

对于档案管理人员的选用一定要坚持学历与技术相结合的原则。既要保证档案工作人员的业务素质，又要保证政治素质过硬。要加大对档案工作人员的培训力度。要每年定期举办或参加档案管理部门组织的档案业务培训。要采取请进来或走出去的方法，广开思路，增加见识，使档案管理人员真正适应档案管理工作。对于档案管理网络系统已经建立的单位，还要对专兼职档案员进行档案管理系统的培训和保密培训。

（五）加快档案信息化工作标准规范建设

尽快建立一套完整规范的档案信息化加工标准，是解决档案扫描过程中所遇到问题最直接的解决途径。档案信息化标准应该包括：档案信息化应用系统标准、档案信息化数据存储、压缩格式标准、数据加密规范、电子文件信息化加工后档案存储格式与载体规范标准等。建立档案信息化工作标准，能够规范档案数字化加工行为，使扫描的文书档案整齐，规范，方便利用。

（作者单位： 河北省林业科学研究院）