知识管理视域下的科技馆科普档案管理

梁丽明

历史的车轮滚滚向前，时代的列车从信息时代驶进了知识经济时代，与时代呼应的知识管理理论应运而生。知识管理就是以知识为核心的管理。就企业来说，是指为提高企业竞争力而对企业内外的各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的利用，并且通过知识的共享和创新实现知识的增值。

知识管理理论为档案管理者开辟了全新的视野，档案资源被认为是一种重要的知识资源，从而推动档案管理逐步进入知识管理阶段。科技馆档案管理者也得以在知识管理的视域下重新审视科普档案的管理思路。

一、科普档案在科技馆知识管理中的定位

（一）科普档案是科技馆的核心资源

核心资源是指本组织所特有，具有战略性、独特性、以及竞争对手难以模仿的资源，是确保本组织保持长期可持续竞争优势的资源。科普档案是科技馆在展馆建设、举办各种科技相关主题的展览项目，开展各种科普教育和科普宣传、科普交流活动过程中形成的，本馆独有的。它记载着丰富的科学技术知识，记录了各类型科普项目从设计到组织实施再到经验总结的全过程，是科技馆巨大的知识资源宝库。因此，科普档案是科技馆核心资源的重要组成部份。

科技館的科普教育功能不仅是展现科学技术的发展历程、揭示科学原理、展示人类重要的科技成果、昭示未来科技发展的方向，而且要带领公众参与和体验科学探索活动的过程，进而引导公众自主探索学习科学知识，创新科学技术。因而，科技馆在常设展馆的建设上注重以下方面：在展教内容上，现代科技馆以介绍现代科学技术的知识、原理、应用和发展为主，促进公众对科学技术的学习与了解;在展教手段上，现代科技馆不仅改革静态陈列方式，大量使用声、光、机、电等动态技术，而且开始引进计算机技术、仿真技术、虚拟现实技术、互联网技术和现代影像技术等先进手段，使观众犹如身临其境，感受科学技术的魅力，接受生动直观的教育。展馆建设过程中形成的档案本身就与科学技术知识密不可分。

为了向公众普及科学原理、科学技术的应用，使公众了解先进的科技创新成果的。科技馆还不定期开展各类科技主题展览项目和各种各样的科普教育活动，如科普讲解大赛、科普知识竞赛、科普探究营地、科学实验、创意工作坊、小发明或小创造大赛、科普论文比赛等。科技馆在举办这些活动过程所形成的科普档案也记录了大量的科学技术知识。

科技馆科普档案还包括以文档形式显现的本馆员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训。这部分档案把隐藏在员工个人大脑内的知识，如文化、技能、解决问题的思路等“隐性知识”通过文档的形式外化成他人可认知的“显性知识”。这种经文档沉淀下来的“隐性知识”往往具有独占性，是其它科技馆难以模仿和获取的战略资源。因此，科普档案资源在科技馆的核心资源库中有着不可替代的重要地位。

（二）科普档案是科技馆内源性知识共享的重要媒介

知识只有被运用才能体现其价值。科技馆的知识资源只有被科技馆成员共享使用时，才能极大地推动科技馆事业的发展。

科技馆建设的各种构想和设计、施工方案等，各种科普展览和科普教育活动过程中的记录，员工在工作中获得的认识、体会、经验、教训等，都是科技馆所独有的内源性知识。它们最初的知识形态是隐性知识，只有通过交流（口头方式或文档形式）才能共享并被有效利用。特别是各种创新理念和各项创新设计，离开了知识共享就无法转化成科技馆的生产力。一旦这些内源性知识能以有形的物质载体（如纸、磁盘、光盘等等）记录下来，以科普档案形式存在，既能实现知识共享又能避免信息传播过程中的失真问题。可见，科普档案是科技馆内源性知识传播的主要媒介。

（三）科普档案是科技馆知识产权的捍卫者

科技馆在展馆展项设计、施工和验收，举办各类科技展览和科普教育活动过程中，研发出不少拥有自主知识产权的新技术、新工艺和产品等创新成果。这些成果既是科技馆员工智慧的结晶，又是科技馆实力的体现，还能为科技馆带来经济效益。因此，保护好这些成果的知识产权非常重要。

科普档案记录着创新成果研发、成果申报的全过程，是科技馆自主研发成果的有力凭证。各种专利注册证书更是科技馆保护知识产权的利器。因而，科普档案是知识产权的有力捍卫者。

二、知识管理理论指导下的科技馆科普档案工作

（一）科普档案工作重心应为以开发利用为导向的知识管理

科普档案信息是科技馆的重要知识资源，只有被开发利用才能体现其价值。充分开发利用科普知识资源能给科技馆带来良好的经济效益和社会效益。例如：广东科学中心通过利用科普档案开发科普读物，不仅大大降低了开发成本，还获得社会各界的赞誉。广东科学中心将科学实验的档案信息进行编研，编撰了1套3册科普丛书《“科学”·好玩》，丛书不仅深受读者喜爱，还分别荣获2013年广东省科普作品创作大赛一等奖、2013年、2014年科技部颁发的全国优秀科普作品奖。广东科学中心将其品牌科普项目“小谷围论坛”各期的讲座录制成视频光盘，使科普知识传播更为便捷。科技馆科普档案信息的利用还可以包括以下诸方面：将科普档案信息重组编制成各类科普图书、宣传资料直接分发给公众外，或制作成科普教育视频短片，通过数字科技馆来传播科普知识;还可以通过知识管理平台将数字科技馆的科普档案信息直接与用户共享等等。通过多种渠道与方式来活化使用档案知识资源，能使科技馆获得社会公众的深刻认同，树立起科普品牌，使科技馆更好地发挥其应有的社会价值，为提高全民科学素养做出有益的贡献。

（二）科技馆科普档案知识资源管理的实现

知识管理的运动规律是：知识积累、知识运用和知识创新这三者周而复始地循环运动。提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享，促进知识创新是科技馆科普档案知识管理的最终目标。这一目标的实现，需从档案工作流程的设计入手，依据文件生命周期理论，把科技馆科普工作的文件资料看作一个不可分割的文件连续体。按这种思路设计的档案工作流程应包括文件资料从产生、运转、归档、保存、共享利用和创新的全过程。

科技馆科普档案知识管理需要通过建立科普知识资源库和构建知识共享平台来实现。通过知识共享平台，科普档案知识利用者可以便捷地查找利用到所需的知识，并能在平台上对知识进行重组产生新成果，新成果又能通过该平台传递和共享。互联网为这种服务方式的实现提供了极其便利的条件。值得注意的是，知识共享平台要重视访问权限的控制和知识资源的安全性问题。

三、科技馆档案管理者在知识管理中的角色演绎

为适应知识管理工作的要求，科技馆案管理者应从档案实体保管员转变为知识工作者，如：档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者等。

知识管理工作者的角色对科技馆档案管理人员的素质提出了更高的要求。它要求科技馆档案管理者具有开阔的视野和前瞻性的思维，深厚的档案专业基础知识和科技馆业务知识，较强的科研能力和知识重组能力，以及现代化信息技术操作能力。只有这样，科技馆档案管理者才能把握科普工作的发展趋势，从浩瀚的科普档案信息中提取有效的知识资源并将其重组成新成果，提供给领导决策或科普信息利用者使用。

（作者单位：广东科学中心）