加强城建档案管理中的信息化建设

【摘 要】 本文对城建档案管理信息化作了概述，阐述了城建档案管理信息化建设的必要性，分析了存在的问题，提出了城建档案管理信息化建设策略。要提升信息化管理意识；深入开发信息资源应用；规范建设标准；提高对城建档案信息的保密意识；搞好基础设施建设；加强应用系统建设；加强人才队伍建设。

【关键词】 城建档案管理；信息化建设；必要性；策略

一、城建档案管理信息化概述

1、城建档案管理信息化概述

城建档案就是一本信息繁多的城市发展日记，它记载了城市的规划、建设、发展以及管理的过程，它包含了这些过程中产生的文字、图片、影像等形式的信息和资料。随着新时代的科学技术和社会经济有了新的发展趋势，城建档案管理也需要紧跟时代的步伐运用信息技术去进行运作。进行城建档案管理的信息化建设是符合现实性要求的，也有其历史必然性。随着城市建设发展不断扩大规模、城市建筑工程的数量也不断增加，由此产生的资料和信息就会越来越多，城建档案管理工作也会越来越繁重，只有实现城建档案管理的信息化才能解决这个问题。

2、城建档案管理信息化的主要内容

（1）完成城市建设档案管理信息化的资源建设。其主要内容为将城建过程中产生的资料转换为电子文档，并将电子文档进行收集和整理后统一纳入信息数据库，实现城建档案管理的数字化。

（2）完善基础设施的建设和城建档案管理应用体系的建设。基础设施的建设是指组建数字化设备以及建设城建档案管理信息网络；应用系统的建设是指通过使用、收集和整理城建档案中各种信息来提高档案的使用效率。

（3）进行城建档案管理信息化人才队伍的培养建设。为提高城建档案管理信息化的专业化建设增加城建档案管理信息化的人才储备量。

（4）制定相关的规范和标准。为了保证城建档案管理信息化的有序进行，需要在城建档案的电子文档处理过程中制定好必须遵循的规章制度，规划好收集、建档、归档等具体工作流程。

二、城建档案管理信息化建设的必要性

1、提升城建档案管理工作效率

城建档案管理的信息化建设是为了给城建档案的建立和查阅提供便利。城建档案管理人员在工作中需要处理数量浩大的纸质版资料，繁重的工作任务压力下很大几率会出现差错。如果是使用计算机扫描记录不仅可以减轻工作量，还能降低出错率。电子化的好处还有方便快速，有效提升工作效率并节省存储纸质版的空间。

2、改善城建档案管理工作

城建档案管理的信息化可以使城建档案管理部门的管理模式发生改变，由原来的封闭式管理转化为开放式管理。信息化建设还能完善城建档案管理的内容，实现城建档案管理的一体化，科学地配置城建档案资源，促进城市的经济繁荣发展。

3、方便检查查询

在传统的城建档案管理中，管理人员需要审查所有的资料和信息并分类归档放置在指定的位置。当需要某个文件时要翻阅目录找到当时放置的地方并翻找出来查阅。而考虑到纸质版文件保存空间的问题，文件的保存时间都是有限制的，超过了限制时间之后就没有办法再去使用。而文件放置时间过长不仅耗费巨大的人力、空间资源文件也会有损毁的可能性。完成城建档案管理的信息化建设就能解决这些问题。电脑存储不需要真实的空间资源，信息一旦上传也不怕损毁丢失，需要查阅的时候利用电脑一键检索就能得到所需信息。

4、对科研活动有支撑作用

在进行开发新技术和新项目的时候作为参考依据的是科技城建档案。科技城建档案是城建档案的重要构成成分，如果能提高科技城建档案的利用效率将会对科研活动的持续推动做出巨大贡献。

5、支持管理和决策

实行城建档案管理的信息化能有效确保城建档案信息的完整性和可靠性。城建档案管理的工作人员可以通过计算机轻松查阅相关的城建档案资料，有效提升他们的日常工作效率。与此同时，城建档案的信息也可以进行综合分析，在领导决策时迅速提供相关的文献支撑。

三、城建档案管理信息化建设存在的问题

1、城建档案管理信息化的意识不足

通过数字形式来处理城建档案信息、并运用网络对信息进行集中化管理称为城建档案管理的信息化。当前，城建档案管理工作中已经开始广泛利用多媒体技术和网络技术，朝着城建档案管理信息数字化的方向迈进。但是在城建档案管理的信息化建设发展过程中我们屡屡碰壁，究其原因是城建档案管理人员的素质低下、管理观念落后、没有统一的城建档案管理标准。

2、開发信息资源不够深入

在开发城建档案信息资源时，我们仅仅将目光停留在目录录入和数字化扫描方面。如果我们进行城建档案管理的信息化建设仅仅只改变了传统的保管形式，却不改变信息的利用方式，那么就算城建档案信息已经通过数字化保存在我们的电脑上又能发挥什么作用呢？城建档案的信息化建设实际性意义就在于可以通过更为便捷的方式获取信息、利用信息。

3、没有统一的开发标准

开发标准的统一是城建档案管理信息化建设推广落实的基础。数据间的互通和共享是建立在统一的开发标准基础上的。如今，在网络技术和多媒体技术都足以支撑城建档案管理信息化的情况下，却由于没有制定统一的开发标准使得无法完成系统间的连通。

4、安全保密意识弱

随着网络技术的不断发展，网络使用程序也进行了简化。我们可以通过网络终端设备轻易地将已经存放的电子城建档案从网络设备中检索取出。城建档案信息中有一些机密的信息在一定的时间内是需要进行限制使用和保密的。如果一个网络终端上面的电子城建档案可以同时发给不同的网络终端，就会对机密文件的泄露提供了漏洞，造成一定的安全威胁。为了保障信息的安全性，我们需要采取一定的保密措施。然而目前仍有部分城建档案管理部门没有制定完善的安全管理制度，甚至对于城建档案秘密性的认定范围也不够明确。可以说，城建档案管理部门在对城建档案进行信息资源开发时是缺乏应有的安全保密意识的。

四、城建档案管理信息化建设策略

1、提升信息化管理意识

我们要通过各种方式使得城建档案管理人员重视城建档案管理的信息化建设、增强他们的城建档案管理信息化意识。例如首先让他们意识到城建档案信息的积累和归档保存都是他们的工作，随着时间的推移资料会不断增加甚至可能会呈现爆炸式增长，届时他们的任务会无比繁重，实行信息管理的数字化可以减少许多机械性的工作，减轻他们的工作压力。管理人员的信息化意识提高可以打破城建档案管理中的许多限制，促进城建档案管理的信息化建设，为社会提供更好的服务。

2、深入开发信息资源应用

完成城建档案信息的整理、归档录入之后，需要开发新的信息利用方式，例如直接在电脑上索取信息，可以简化城建档案信息利用程序，为群众办事提供更优质的服务。

3、规范建设标准

管理标准和管理机制的完善是城建档案管理信息化建设的重要保障之一。因此，我们需要制定一系列的标准和规范来使得信息化建设的具体工作沿着数字化方向前进。建立健全城建档案管理的规章制度对于实现城建档案资源共享具有必要性和实用性。

4、提高城建档案信息的保密意识

只有当管理人员具有信息保密意识，明确保密信息范围，在日常管理工作中养成保密的习惯才能保护好城建档案信息的安全。提高城建档案信息的保密意识还需要相关法律法规的支撑，当泄露城建档案中当时限制使用或保密的信息的行为被定性为违法犯罪行为，相信大家会意识到城建档案信息保密的重要性。

5、搞好基础设施建设

网络系统是城建档案资源共享和信息交换的基础。而基础建设就包含了城建档案数字化设备的建设以及网络系统的建设。数字化设备包括各种数码相机、打印机、扫描仪等，利用这些设备可以实现城建档案管理的一体化。

6、加强应用系统建设

应用系统建设的内容包括对城建档案信息的收集、利用、管理、安全等。城建档案信息的安全是城建档案信息化建设的基础，它涉及了存储安全、利用安全、身份安全等内容。存储安全：在专用的服务器上存储城建档案信息，并确保信息已经存储备份上传到网络终端的城建档案信息资源库。

7、加強人才队伍建设

实现城建档案管理信息化建设的关键是具有城建档案管理才能的人才。为了确保城建档案管理信息化的可持续性发展，需要加强人才队伍建设。在招聘工作人员的时候要注重他们的业务能力、工作态度以及对于新事物的适应程度。每年还要定期对管理人员进行有目的性和相关性的教育并事后考核评定。

历史的车轮滚滚向前，社会经济与科学技术都在飞速发展，城建档案管理只有紧跟时代的步伐运用互联网技术完成信息化建设，才能不被社会发展落下，才能为城市的建设提供资源支撑。城建档案工作人员要增强自身能力，关注新科技的发展，创新城建档案管理的信息化技术。加强信息的保密意识以确保城建档案信息的安全。完成信息化建设的城建档案管理，城建档案管理的水平提高了，更有利于城市的深远发展。

【参考文献】

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[2] 孙海燕，胡葵芬.浅谈城建档案管理现代化的特点[A].齐鲁档案论坛——山东省档案学会2008年学术年会会刊[C]. 2008.

[3] 许英.城建档案管理环节解析[A].新形势下档案资源管理服务[C]. 2014.

【作者简介】

张建波（1970.9—）男，汉族，陕西宝鸡人，本科学历，中级职称，就职于陕西省宝鸡市城市建设档案馆，研究方向：档案管理.