事业单位档案管理存在的问题及对策研究

2019-03-28

福建质量管理 2019年19期

(阿勒泰市医疗保障局新疆阿勒泰 836500)

目前事业单位科技化水平不断提高，电子科技化的档案管理方式可以使档案管理更加快捷高效，然而,即使电子档案管理水平不断提高，但目前事业单位档案管理还存在不少问题,比如档案使用率低、管理不规范、工作人员能力和参差不齐等问题。

一、档案管理存在的问题及原因

1.制度不健全

档案管理制度不健全问题主要表现在两个方面:一是缺乏监督。尽管事业单位在档案日常事务中建立起了较为规范的程序,但缺乏监督机制。部分单位档案管理只靠档案人员的内部检查，缺少外部评价和监督机制，导致不同单位、不同时期的档案管理水平参差不齐。二是,对于缺乏创新优化。因为档案管理人员专业水平的限制，事业单位的档案管理更多的是对资料按照既有规定的日常执行，缺少根据不同行业、不同单位的个别情况的创新和优化。

2.人员结构不合理

当前事业单位档案管理中存在档案管理人员缺乏专业性、能力水平参差不齐等问题。

(1)专业素养不足。目前档案管理工作的变化对管理人员的专业性和学历提出更高的要求。事业单位档案管理工作人员应具备本科及以上的学历并且具备一定的计算机和信息系统管理水平。但是从目前事业单位的普遍情况看，档案管理人员大多数不具备专业背景，很多是退居二线的老员工，甚至有很多不会使用计算机。目前，事业单位针对这一问题，也做了一些改变，一是通过校招、提高待遇等方式充实档案管理人员队伍。二是通过加强培训等方式提高管理人员的专业素质，但是在培训的实际效果来看，因为缺乏考核机制的建立，效果不明显，同时档案管理人员对培训也缺乏积极性。

(2)档案工作缺乏复合型专业技术人才。档案管理专业在高校中还未普遍开设，事业单位档案管理的专业人员较少，目前档案管理专业人员大多出自历史等文科专业，计算机使用水平一般，计算机专业人员配备较少，导致档案管理中信息化程度的提高较慢。在实际工作中，存在信息录入错误较多、归类不够专业等问题，事业单位信息化系统采购花费较大，但实际使用效率较低，归根结底还是复合型人才较少的问题。

3.档案管理建设存在短板

事业单位档案管理建设不足主要表现在以下几点:一是事业单位领导重视程度不高。随着事业单位机构改革的推进，事业单位档案管理工作信息化也要向纵深发展，档案管理的改革是一项系统工程，必须引起足够的重视，需要事业单位主管领导来亲自抓。但是实际情况中,事业单位领导对档案管理工作的重视程度不够，甚至很多领导对档案管理人员还不认识，这就导致事业单位对档案管理投入不够，档案管理人员晋升渠道受限，档案管理人员工作积极性不高等问题。二是保密建设存在短板。事业单位档案保密要求比较高,很多档案涉及业务秘密、国家秘密。虽然管理人员大多受到较好的保密培训，但是在实际工作中，对泄密后果估计不足，导致泄密事件时有发生,档案信息的安全性同样会存在严重的隐患。三是档案管理的基础设施建设有待提高。当前事业单位档案管理基础设施仍存在不足,主要表现在信息化程度还需提高，特别是对存在时间较长的档案，还没有实现信息化录入;同时，档案管理信息化主要还停留在手工录入、扫描等手段，需要花费较大的人力成本。

二、完善事业单位档案管理建设的对策建议

1.规范档案管理制度

档案管理制度的规范，应该牢牢把握服务于民的理念。从思想上提高重视程度。事业单位档案管理从事业单位性质一样，不应该从是否产生经济效益、是否节约成本的角度衡量档案管理工作，档案管理工作要提高公益性考虑，要坚持一切为了人民的理念。档案管理人员应该加强对档案的梳理、开发,对于可公开的信息，要加强信息公开的力度，并且优化公开方式，提高人民使用档案的方便程度。

事业单位档案涉及到单位的具体数据、人员信息，有的涉及到公民信息，主题比较广泛，对工作的精细化程度提出更高的要求。但是在实际工作中，档案管理工作人员对事业单位档案管理的重要性认识不足，在缺乏监督的情况下，工作中存在很多的短板和风险。因此需要从制度入手，加强对档案管理工作的监督。监督包括两个方面,即内部监督以及大众监督。

2提高档案管理人员专业素质

(1)提高专业人员待遇。只有提高专业人员的福利待遇以及政治待遇，才能吸引更多专业的档案管理人才，并且提高现有档案管理专业人员提高业务素养的积极性。针对事业单位档案管理在吸引人才方面存在的问题,可通过引入档案管理人员专业资质制度，通过专业职位的晋升解决档案管理人员的工资和政治待遇。并且对名校档案管理专业人员，可作为特殊人才引进，给予更好的经济待遇及晋升机会。

(2)引进高素质专业人才。人才作为档案管理信息建设的基础,能够为档案管理现代化建设提供根本性的支持,只有建设一支高素质人才队伍，才能尽快补齐档案管理工作的短板。针对专业对口人员以及复合型人才缺失的问题。一是加大人才引进力度，一线城市事业单位可通过提供更好的落户政策引进专业人才；二、三线城市城市吸引力较弱，可以通过提高待遇，提供住房等政策吸引专业人才。

(3)加强培训。现代档案工作者本身需要拥有较为丰富的计算机、信息系统管理、档案分类、索引建立等专业素养,只有拥有过硬的信息素养和信息技能,才能够做好事业单位档案管理工作。因此在现有人员结构下，引进专业人才并不能很快的提高档案管理人员专业队伍建设，还需要对现有人员加强培训。在培训中，一方面可以与高校联系，集中培训，利用高校师资优势，对在职人员进行培训。二是加强各单位之间的交流，通过交流提高档案管理人员的素养，提升档案管理人员水平。

3.提高档案管理的技术利用率

(1)加强数字化建设。而档案信息资料经由数字化技术转换为数字化档案信息可以有效的实现信息资料的更新、整合及补充。档案数字化建设可以有效的为单位社会效益的实现创造有利条件，同时可以更好的提高档案检索效率，并且极大的缓解档案对物理空间的占用。

(2)加强自动化档案管理的建设。档案管理工作自动化是事业单位档案管理的发展方向，包含了信息数据的自动收集、自动筛选、自动提取等手段。档案管理自动化可有效实现档案信息自动收集和批量处理，有利于提高档案管理效率并且降低档案收集中信息选取的人为性和随意性。加强档案管理自动化建设,应购置满足自动化要求的基础设施并招聘复合型档案管理人员。

4.多渠道加大资金投入

事业单位提高档案管理水平需要多渠道筹集建设资金。事业单位应当与国家财政部门积极协商,通过财政补助，专项基金等方式,推动档案信息化建设的发展。主要有以下方式:一是在日常与上级部门交流中主动汇报档案管理工作，取得上级部门的重视，力争增加档案管理工作专项预算;二是广泛动员社会各界的了力量,通过有偿共享信息等方式获得社会资本的支持。