对培养独立院校档案人员综合素质的思考

朱蓉

【摘要】独立院校由于其特殊性，培养档案人员的综合素质很有必要，以此跟上档案事业发展的步伐，推动学校健康发展。

【关键词】独立院校;档案人员;素质培养

随着现代社会政治、经济、文化活动的快速发展，档案信息的获取量越来越大，档案事业随之不断发展，对档案人员的综合素质要求亦随之不断提高。独立院校由于其建校时间短及民营办学等特殊性，往往会更注重教学、科研等方面的建设工作，突显自己的办学优势，快速提升学校的知名度，从而顺利完成每年的招生任务。档案工作的好坏被认为对学校的总体发展不会产生重大影响，因此学校对档案工作的投入非常有限，对档案人员的挑选也不够严谨，造成了独立院校档案人员综合素质普遍偏低的现象，从而影响了独立院校进一步健康发展。

由于大环境下整体生源逐年减少，独立院校面临着更大的挑战和压力。个人认为，独立院校要想在竞争中崭露头角，稳步发展，不仅要重视教学质量等硬指标的建设，也要重视提升校园文化建设等软实力。而档案建设是校园文化建设的重要组成部分，档案人才资源又是档案建设发展的第一资源，是整个档案工作诸要素中最为活跃、起决定作用的因素。因此，独立院校档案人员的综合素质培养显得尤其重要。

一、独立院校档案人员现状

独立院校档案管理工作起步较晚，除少数独立院校档案管理达到了“AAA”水平外，大部分与省部属院校相比存在很大差距。一般来讲，较多独立院校只配备很少的专职档案人员，这些人员要么是从学校其它岗位上调配，要么返聘外校已退休的档案人员，很少引进年轻的专业的档案人才。由于独立院校的民办性质，档案工作默默无闻、枯燥单调且不受重视的特点，使档案人员更难以在工作中找到自身价值，随时都可能选择新的更好的工作，因此造成档案人员频繁变动，档案队伍无法稳定的现象。返聘已退休的档案人员，虽然具有较丰富的档案工作经验，但由于年龄、身体等各种因素，缺乏掌握现代档案管理手段的能力，亦造成档案队伍无法稳定、档案工作停滞不前的现象。同时，档案工作硬环境得不到有效改善，整体业务技能无法提升，现代管理水平无法提高，档案人员“巧妇难为无米之炊”，因此档案人员综合素质无法得以培养提高，档案工作滞留在重保管、轻利用、徘徊不前的状态。

二、独立院校档案人员综合素质要求

档案人员的综合素质是指从事档案工作必须具备基础知识、基本技能、政治素养、道德素养，管理及分析处理问题的能力。江泽民同志曾指出：“现代档案工作者一定要有丰富的、广博的知识，政治、经济、科学、文化方面的知识都要懂一点，还要学习一点外语。”这就是对档案人员的综合素质提出了新的要求，不仅要注重职业道德修养，注重忠信、求是的工作精神，而且要不断提高现代化的管理水平，不断提升自身的文化水平，不断提高自己的服务意识，完成从“保管员”到“多面手”的转化。独立院校的档案人员亦以新要求为准绳，使自己成长为一名优秀的档案管理工作者。

三、独立院校档案人员综合素质培养

（一）具有坚持原则的政治品格。独立院校的档案工作虽然与省部属院校相比更显默默无闻，但责任一样重大，不可或缺。学校在教学活动中产生的文字、声像等一切档案材料，无论是秘密的还是公开的，最终都会汇集到档案部门，而所有档案的利用活动也会在档案部门产生，这就要求所有档案人员必须具有坚持四项基本原则，坚决拥护党和国家各项法律法规和方针政策的思想品质，具有敏锐的政治意识，具有严格保密的政治品格，自觉遵守《档案法》《保密法》。无论从档案材料的广泛收集上，妥善保管上，还是利用范围上，要本着对组织和个人负责的态度，坚持原则，做到该收的档案材料坚持收，该保密的档案材料坚决保密。对于各类档案的利用，必须履行严格的借阅手续，这样才能保证档案的安全性。因此，坚持原则的政治品格是做好档案工作的前提，是体现档案工作实际意义的保障，是档案人员综合素质培养的最基本要求。

（二）具有爱岗敬业的思想品质。由于独立院校档案人员配备较少，收集的档案材料总数量虽然比省部属高校少，但省部属高校的档案工作已经系统化、规范化和科学化，档案人员科学分工，各司其职，而独立院校的档案人員所面临的档案业务，涉及到综合档案所有类别的管理工作，有的院校还包含全校所有学生档案的管理工作，即要求他们必须成为档案管理的复合型人才，才能完成日常的工作任务。以某独立学院档案工作为例，其综合档案室归属学院办公室，专职档案人员两名，负责全院所有行政部门和系部的档案归档工作，类别亦涉及到党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、财会、声像、实物十大类，同时管理全校万余份学生档案，这就要求档案人员不仅要全面具备综合档案所有类别的归档能力，保质保量地完成每年的归档任务，也要对学生档案的收集、整理、利用、转递的程序了如指掌，精准高效地完成每年重要的、直接影响学生就业的学生档案的流转工作;不仅要具有承受巨大工作量的知识和体能储备，更要具有足够的责任感和事业心。档案人员对待综合类档案的收集、整理、鉴定、编目、统计、保管及利用等每一个系统环节，都要认真细致，精益求精，谨防漏归、错归、遗失，以免在利用时无法查找或者无效利用。而学生档案是证明个人经历的不可复制的原始凭证材料，是个人人事档案的重要组成部分，一旦档案人员出现工作疏忽，导致档案资料错装、漏装、错转、遗失，都将影响到学生就业、转正定级及职称晋升等，给学生带来不必要的困扰。因此如果不具有爱岗敬业的思想品质，就不能把敬重工作与敬业意识有机地统一起来，将容易在繁重、清苦的工作中产生抱怨情绪和松懈思想，从而导致在工作中产生严重的错误。

（三）具有甘于奉献的价值追求。众所周知，档案工作是一项无利可图的幕后工作，具有“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的特点，因此档案人员必须具备不图名、不图利、心甘情愿为档案事业奋斗的奉献精神，才能在工作中迸发更大的热情，埋头苦干，兢兢业业。独立院校的档案工作规范时间短，领导档案意识淡薄，认为档案工作是轻而易举的事，无需学问，谁都能干，再者认为档案工作不能给学校带来直接经济效益，从思想上未能引起足够的认识和重视，因此不能给予档案工作较好的工作环境和应有的待遇。独立学院档案人员如果不具备甘于奉献的价值追求，耐不住寂寞，经不住诱惑，调不好心态，则会缺乏主动征收，反复催收档案材料的工作热情，出现“交多少，收多少;有多少，用多少”的消极被动状态，从而造成记载着学校历史发展，承载着弥足珍贵文化信息和大学精神的档案资料严重流失，对学校未来发展，对学校校园文化建设都会产生不可估量的损失。

（四）具有勇于創新的执着精神。在信息化技术和网络技术的新时代，随着电子档案和音像档案等新型载体档案的出现，独立院校档案人员要及时改变传统思想观念，及时调整知识结构，与时俱进，终生学习，以适应新形势下档案工作的需要。作为一名优秀的档案人员要积极参加有关档案专业知识的学习，不断汲取新知识，拓宽新领域，增强运用现代科学技术管理档案的能力;要选择优秀单位参观学习，取长补短;积极参加学术活动，多与优秀的档案人员交流，抓住机会提高自己的专业水平;加强自身的表达能力、综合分析能力，将自己打造成一个“一专多能”的复合型档案人才。只有善于学习的档案人员才具备开拓创新的理论和实践基础。创新就是进步，创新才能发展。一味循规蹈矩，墨守成规，谈何创新。如果具备开拓创新的执着精神，将在档案工作的各个环节得以体现。从小的方面讲，我们可以通过创新，改变以往的工作方法，从而提高工作效率。由于独立院校档案工作环境有限，档案工作开展难度较大，那么档案人员就要开动脑筋，主动与相关部门沟通交流，借助其他部门的行政职能，共同完成多部门与档案相关的工作。以我校工程技术学院每年收集新生档案为例，档案人员利用湖北省教育厅对新生入学资格审查的时间要求这一契机，主动与学院招生与就业部门沟通，联合发出收集并核查新生档案的通知，既能在很短时间内将新生档案收集齐全，又保证了档案不能私自拆封的严肃性，相关部门利用档案室这一严肃的工作场地，现场开封，严格审查。多项工作一次性完成，即免去了学生工作部门的重复工作又大大提高了相关部门的工作效率和工作质量。从大的方面讲，通过开拓创新，在档案意识和档案技术上更上一层楼。独立院校档案人员应以全新的意识开展档案工作，顺应时代发展，迎接信息时代的到来。随着信息高速公路的迅速发展，互联网技术的广泛应用，档案人员在掌握熟练的电脑技术基础上，在档案管理现代化、规范化和科学化上下功夫，从根本上摒弃传统的档案管理模式，拓宽档案工作的领域。无论从档案的分类整理，库房管理、借阅利用还是编篡编研上，都要不断摸索新的高效的管理办法，不仅能方便迅捷地提供利用，而且能提升档案工作的档次，从而达到档案走进人心，档案拓宽视野的效果。

（五）具有乐观向上的人生情怀。独立院校档案人员每天工作内容繁杂，工作任务艰巨，而档案部门又是学校的一个服务窗口，服务对象是数以千计的全校师生员工及学生家长等校内外人员。他们如果不具备乐观向上的人生情怀，淡薄名利，乐为人梯，在服务态度上不能做到主动、热情、耐心、及时，在服务语言上不能做到文雅、和气、谦虚、礼貌，在服务效果上就不能达到让利用者“焦急来，满意走”。档案人员如果不具备乐观向上的人生情怀，就不能将热心和爱心倾注于档案工作的每一个细节，更不能将枯燥无味的档案工作变得熠熠生辉起来。

法国哲学家卢梭说：“每一项工作中都蕴藏着诉说不尽的乐趣，只是有些人不知如何去发现它们。”因此具有乐观向上的人生情怀，不仅能发现档案工作中的乐趣，提高档案人员职业幸福度，创造更加辉煌的工作业绩，而且能出其不意地大大提高学校的美誉。

国家档案局局长杨冬权曾经指出：“我们要紧密结合档案工作实践，认真学习宣传贯彻落实十八大精神，根据十八大报告提出的各项任务和要求，认真做好各方面的档案工作，为加快转变经济发展方式服务;为推进政治体制改革服务;为扎实推进社会主义文化强国建设服务;为改善民生和加强社会建设服务;为大力推进生态文明建设服务;为‘五位一体的中国特色社会主义建设提供服务”。这为档案人员提出了工作任务和要求，完成任务就要求档案人员必须提高综合素质。而独立学院的档案工作更需要进一步提升，独立学院的档案人员更有必要尽快提高自己的综合素质，以档案系统的楷模刘义权为榜样，将自己打造成具有坚定理想信念、具有高度事业心和强烈使命感，掌握现代科技知识和专业技能、富有创新能力的档案专业人才，为学校的档案事业作出更大的贡献。

【参考文献】

[1]郭蓉.当前高校档案管理人员的素质培养方法探究[J].通化师范学院学报，2009（2）.