数字档案在管理利用中应注意的问题

2019-03-27乌日娜

办公室业务 2019年1期

乌日娜

【摘要】本文对数字档案和电子文件在利用和管理上面对的诸多问题进行分析和探讨。在此基础上，对如何改善数字档案和电子文件在利用和管理中存在的问题提出意见建议，使数字档案和电子文件在利用和管理中克服缺陷，发挥优势，更好地为管理者、利用者及社会服务。

【关键词】数字档案;档案管理;档案改革;数字档案利用;数字档案管理

当人类历史的步伐迈进20世纪90年代后期，各类档案馆、图书资料馆、博物馆、大学的科研机构等，纷纷开始把需要长期保存的档案、资料、历史文书等纸质载体转化为数字载体进行保存和利用。随着因特网的高速化、大容量化，数字档案在网络上的利用及为使用者提供服务越来越频繁，数字档案的利用，给利用者带来了极大的方便，每个人都可以根据自己需要自由选择和利用，“数字化档案馆与其他档案信息机构拉近了与用户之间的联系，使得这种关系广泛化和普遍化，并突破本局域网限制。”因此数字档案建设进入了快速发展的阶段。

我国现已建成了较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，基本上实现了数字档案信息资源的社会共享。国家档案局制定的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，还明确提出了2015年至2020年，全国地市级以上综合档案馆要全部建设成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字化副本等功能完善的数字档案馆;全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目;全国省级、地市级和县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例，分别达到30%至60%、40%至75%和25%至50%。

我国档案数字化建设进入了全方位、多层次推进的阶段，各行各业、各个领域的档案数字化建设突飞猛进，数字化的信息已成为我国国民经济与社会发展的重要内容。“数字档案馆建设是时代发展的必然结果，能够有效地提高工作效率。”档案作为信息资源，随着社会的发展，必然要求进行数字化处理，这是世界各国档案事业发展的必然选择。

档案数字化建设不仅符合社会发展需求，大大拓宽了档案信息的服务空间，还促使档案工作改变管理理念，创新服务方式，为国家、社会及档案利用者提供高效、便捷的服务。

到目前为止，在世界范围内，多数国家也都在积极地开展数字档案的建设工作。由于IT技术的迅猛发展，使得世界正快速地向着网络社会发展，使人们的生活方式、思维方法、思想意识、道德理念等都发生着空前的变化。我国的数字档案建设已积极推进并达到了一定的程度，数字档案的建设既是实现网络社会的重要一环，也是实现国家及档案部门信息建设战略的重要工作。“在当前的数字档案室建设中，突出的需求即为资源的整合、集成和共享。”因此数字档案的建设和利用应重点考虑以下几个方面的问题，使数字档案的建设及利用，能够快速、稳妥、积极地推进。

一、档案数字化后原始性及真实性问题

档案数字化的目的是传承文化、宣传文化、扩大宣传影响面、为社会及更多的利用者服务。我们说文化是在当时的历史背景下产生，并反映当时的社会状况和社会的发展，文化也是在不断发展变化，在文化被继承中，不断发展变化的文化是否被正确继承？在某一个时点固定化（数字化）的数字档案的信息是正确且客观的，但是它自身是否“正确”被继承还需要探讨。例如，我国在2000年以后，从中央到地方，全国各地都在进行档案的数字化建设。到底为什么要进行档案的数字化建设？这样根本的问题是否探讨的很清楚、很彻底？在档案的数字化建设中，由于立场和理念的不同，在档案数字化的选择上就会产生不同的结果，这样最终很难说是“正确”继承。再有就是数字档案的凭证价值问题。“数字环境下的档案价值与其所处的时代环境密切相关，其档案价值的内涵并没有改变，改变的是档案价值实现及其拓展的时代机遇”目前，由于一系列的技术和立法问题尚未解决，因此，数字档案还不具备法律上的凭证效力，这也是数字档案建设和利用过程中要解决的问题。

（一）客观现实问题。数字档案不具备白纸黑字客观的直观性，它必须依赖特定的计算机设备加以解读，才能显示。数字档案完全脱离了以往人们对档案的理解及认识，使档案的原始性、真实性、客观性及可靠性遭遇到了人们的怀疑。“许多人对数字化的认知还不是很明确，依然停在白纸黑字的时空中。”且有些数字档案即使载体保存的完好无损，但内容有可能已丢失或不复存在。数字档案不像纸质档案那样，载体与内容是一损俱损，一荣俱荣。数字载体档案与传统载体档案是不一样的，传统载体是从甲骨、青铜、竹简、绢帛到纸张，都是客观实物，直接识别，而数字载体则必须通过现代电子设备才能进行识别，属间接识别。要想解决数字档案的真实性、原始性及证据性问题，恐怕不是仅仅改变人们的传统观念问题，还要在数字檔案的技术上、法律上做大量的工作。“我国当前与档案工作相关的法律法规许多内容其实并不适用于数字档案馆的档案管理工作，因此必须健全档案相关法律法规，并出台专门针对数字档案馆建设的法律法规，使数字档案馆的建设工作能够做到有法可依、有制可循。”另外，档案数字化对象应该怎样去选择、怎样思考，用什么方法去记录、保存重要的有价值的档案等都需要探讨。的确文化可以在一定的条件下通过图像或映像的形式表现出来，但是，把它数字化不一定是很好的事情，由于数字化，对不断发展的文化进行无意识的、客观的固定，阻碍了不断发展的文化的发展，使得本末倒置。还有，记载不正确的、相互矛盾的历史档案的情况也时有发生，与人们的意图不同的记述史实也并不少见。关于这些档案，用什么方法进行数字化建设，是数字档案建设中需要探讨的重要问题。

（二）技术问题。数字档案是现代高新技术产物，它在给人们带来极大便利的同时，也给人们带来了困惑与难题。如数字档案具有易复制、修改、删除的特性，使得档案的原始性概念变得模糊不清、难以确认。再如计算机软、硬件技术不断更新换代、快速发展，因此迫使数字档案必须不断适应新的载体环境，即不断地变换新载体。还有就是数字档案不再具有特定的字体痕迹，人们可以根据不同需要以不同的字体痕迹、字体大小将数字档案输出或接受，故而，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。另外数字档案对使用的设备系统环境信息和元数据具有很强的依赖性。“在计算机管理档案系统中，普遍存在多种工作系统互不支持，数据资源不能共享的现象。”电子文件的环境信息与文件内容信息一般情况下是分离保存的，“再加上数字档案信息与载体相分离的特性使信息内容被篡改失真，使档案信息的长期读取受到威胁” ，如果环境信息一旦损毁或消失，文件的内容也就不能再现了。

二、档案在数字化时的选择问题

在选择档案进行数字化时，一般情况是从档案的年代、价值、利用状况等去判断选择。越古老、越贵重、越有价值的档案越容易被数字化，越新的、越普通的档案、越不容易被数字化。这是被称作为“瓶颈效应”的结果。

因为，优先选择古老的、贵重的、有价值的档案进行数字化是很自然的事情。但是，如果不这样做的话，古老的、贵重的、有价值的档案就有被束之高阁的危险，有可能造成恶化、消失、毁灭等后果。因此，我们在对档案进行数字化时，首先选择的是古老的、贵重的、有价值的档案进行数字化管理及利用。还有，在档案数字化建设中，选择哪一个范围内的档案进行数字化处理，也是一个现实问题。“一般来说，在原档案进行数字化之前要进行鉴定工作，以确定数字化的范围、操作顺序等等。”虽然，在建设数字档案时，所有领域的档案都应该进行数字化建设，但是，在现实中，由于受人力、费用、环境、条件等问题的制约，把所有的档案都进行数字化，是不太可能的，分先后次序、分主次、分重要与否，在一定的标准或在一定的判断下，进行取舍选择是必然的结果。最终，哪些档案进行数字化，哪些档案暂不进行数字化，是受当时的各种条件、因素及用户需求等制约而决定的。

三、关于数字档案的权属关系的问题

在数字档案的利用中，档案是通过数字化的形式进行公开的，这样就不可避免地涉及到所谓的“权属问题”，既著作权、所有权、肖像权等，这些与个人信息保护有关的隐私权是数字档案在公开和利用时要特别注重的问题。“在档案数字化的过程中，若未按照作者选择的署名方式标明作者，或者擅自修改他人作品，或者歪曲、篡改、割裂作品达到有损作者声誉的程度，都构成对著作权的侵犯。”

随着信息数字化的进展，出现了许多新问题，诸如肖像权、版面权等问题也越来越突出，并需要认真对待、加以解决。权属关系的有关问题，正在向着越来越复杂的方向发展。为了能够更好地利用数字档案，使数字档案最大限度地发挥作用，在利用数字档案时，一定要充分注意各种权属关系等问题，尽可能杜绝侵权行为。在实际情况中，由于人们的认识不足或法律观念的淡漠，有关各种侵权纠纷时有发生，而且这些侵权纠纷的处理也是非常棘手的问题。在数字档案的公开和利用过程中，由于某种侵权行为的发生，迫使数字档案暂停或停止公开及利用的情况也曾经发生过，故此，在数字档案的公开及利用时一定要注意权属问题，避免任何情况下的侵权行为。“随着档案资源网上共享工作的推进，还存在着数字化权、档案所有权、网络传输权、档案保密和隐私权等诸多权利问题，在这一点上，仍要求档案信息化过程中有着科学的工作流程和严格的监管程序。”

数字档案作为社会的公众财产（公众的信息资源）应该得到充分的利用。为了使权属问题更加容易进行处理，需要我们不断完善各种制度。既尊重权利所有者的利益，也尊重数字档案信息公开公众的公益性利益，一定要做到使两方面达成共识，使数字档案更好地为社会各领域（包括个人利用者）服务。

四、关于利用数字档案的管理问题

原始档案被数字化后，也并不意味着原始档案不再需要。数字档案容易发生改变，虽然我们可以做到能够保证数字化档案的正确性，但是，原始档案在可能的情况下有必要继续保管。现在的存储介质还不能够有效地解决数据存储问题，“一般说来，磁盘的寿命是5～10年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还容易受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面因素的影響。”

另外，计算机语言的更新速度也是比较快的，而语言之间的相互转换也并非如人意，多数情况下会存在一些问题。很难想象，若干年以后，应用现行的机器是否还能还原出原来的数字数据，即便是能还原出原来的数字数据，但是，还原出来的内容怎样、程度如何、能否百分之百还原、或者是只还原内容的一部分，这些到目前为止还都是未知数。

还有数字数据是依赖还原机器和设备的，数字档案也不例外，也要依赖还原机器，如计算机等设备才能识别，这样的特点和要求，给其长期的存取和利用带来很多不便，如果机器设备发生故障、系统出现问题，数字档案就无法读出来。再有，数字档案还存在着一定程度的不兼容性，也就是说，有些数字档案对一些计算机机器设备的环境存在着不能够兼容的情况，只能在某种特定的计算机机器设备上进行还原、读取及处理等操作，而在不适合数字档案运行的计算机机器设备环境中是不能够进行还原、读取等处理操作的。使用不同的软件所形成的数字档案，在存贮时由于载体不同，有时也很难相互兼容和互换，数字档案在技术设备更新时，需要及时解决格式转换等问题，如不这样做就可能会出现无法识别或读取数据的情况。

由于以上原因，非数字化的原始档案不仅有必要，而且必须进行长期保管，又由于要对原始档案进行长期保管，所以一定会出现场所、环境、人员、设备及费用等问题，针对这些问题，一定要认真对待，妥善解决。

另外，数字化档案的运行、管理也需要一定的人力、财力。例如，古文书被数字化后，首先，高画质、高精细的数字画像数据第一次被制作，从这开始，实际上数字档案进行收录公开用的画像数据多数是第二次做成的，在这一时点，数字档案的个数就是2倍，然后，两次做成的数据在各自进行储存，这样就膨胀了4倍，数字化档案的复制，虽然容易且费用低廉，但是被复制的数据的管理、运行等需要人力及财力的付出。

综上，数字化档案的建设、利用，既需要付出管理大量被复制的数字档案数据的人力及财力、同时也需要付出管理非数字化的原始档案的人力及财力。不仅如此，档案数字化还需要制作的设施设备、配套的软硬件及操作制作人员，因此，数字档案的建设、运行、提供利用及管理是需要付出一定的人力和财力资本的。“档案数字化建设需要一定投入，不仅建设初期配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。”

我国大多数档案馆（室）的数字档案的建设，是靠政府投资建设的，一旦政府的投资停止，大多数档案馆（室）的数字档案建设是否也就停止或搁置呢，数字档案建设如果不能够充分被开发和利用，就失去了数字档案建设的意义，给国家和人民造成严重的损失。因此在投资数字档案建设时，一定要明确建设的意义和作用，一定要进行正确的定位和制定切实可行的实现目标。

数字档案馆（室）的建设、运行、管理所需要的人力财力的合理投入及使用，应该是档案馆（室）建设需要研究和考虑的重要问题。“数字档案室建设，既需要投入大量的人力、财力、物力，也离不开各部门的配合。”

五、数字档案建设管理利用带来的人才培养问题

数字档案在建设管理利用过程中，会带来许多需要解决的问题，其中很重要的一个问题就是管理操作人员的培训培养问题。数字档案的管理操作人员，不仅要具有能够对各种原始档案进行数字化处理操作的技术及本领，还要有对文化、艺术等领域有较深的理解，有对关于知识产权问题的认识、理解及适度处理的能力，有对数据制作、存储、保护、管理、利用等一系列业务内容熟练操作及管理的能力。

伴随着信息数字化社会的不断发展，每个人都可以很容易地获取各种信息（包括数字档案信息），但是对信息质量及加工处理能力的要求将会越来越高。对于数字档案来说，也是同样如此，这就要求数字档案管理人员既具有处理数字信息的能力，也必须同时具有人文的、艺术的、法律的、科技的等知识，对文化、历史、艺术、法律、科技等有比较深的理解，能够较好地操作处理与知识产权有关的问题，能够做到尊重个人的隐私权，对数字档案在公开发布之前，要进行全方位的思考，提高发布数字档案的质量，激发和调动更多的利用者利用档案为社会服务。

数字档案建设对管理人员提出了很高的要求，档案管理人员为了适应时代发展及进步的要求，就需要不断学习提高自己的业务能力及水平。对于档案管理部门来说，对档案管理人员进行业务技术培训及文化素养的培养是做好数字档案管理利用必不可少的一项重要工作。这也是数字档案建设中档案管理部门要特别重视和解决的问题。

六、今后需要面对及解决的问题

对于档案来说，由于网络技术的发展，使档案管理工作的内容（主要指保管和利用）发生了质的变化。在档案库房处于“长眠”状态的档案，因为数字化及网络技术的迅速发展，通信的高速化及大容量化，实现了在不同地区也可以利用数字档案信息，极大地提高了利用率。我们说，数字档案不仅是指被数字化的档案信息状态，同时也是指能够通过装备好的网络进行大范围利用的一个系统。

我国数字档案发展的历史，虽然很短，但是，它的发展速度却是惊人的，到目前为止，大部分档案馆都进行了数字档案的建设工作，为档案高速、快捷、便利地为利用者提供服务创造了充分的物质条件。在我国数字档案的建设是属于国家的公益性建设，给社会及利用者带来了极大的方便，数字档案能够在任何时间、任何地点、不管是谁，都能够被利用。很好地发挥了高效、便捷、快速的特点及优势。显现了数字档案建设的公益性及社会意义。

为了使数字档案更好地发挥作用，为社会和利用者服务，使其更好地实现其价值。我们必须要预见和解决好数字档案在建设及利用中带来的各种各样的问题。前面我们已经探讨了五个方面的问题，其中，知识产权问题及人才培养问题是档案数字化过程中需要解决好的两个关键及重要的问题。

数字档案是公众的共有财产，即公共的信息资源，为了更好地利用数字档案，我们应做到既要注重档案的保护、还要注重档案的开发及利用，使两个方面互相兼顾、共同发展。到目前为止，对于数字档案的公益性还没有被广泛认识、仅仅是把数字档案理解成为大量的信息储存，如何认识数字档案的公益性，怎样提高它的利用率應该是今后重点要做的工作及研究的问题。

另外，数字档案如此快速地发展，是由于受IT革命的影响及政府的大力扶持，多数国家是在IT革命之后、在政府的大力扶持下，实施及推进数字档案发展的。如果IT革命的高潮消退、政府的扶持减弱或停止，数字档案的存续发展不知是否会出现危机。

目前数字档案还处在建设发展的阶段，今后会怎样发展，我们应从数字档案长期发展的观点出发，对数字档案的优缺点进行实践的分析验证，从中去寻找及发现数字档案的发展规律和发展方向，这也应该是我们今后对于数字档案建设要探讨研究的问题。

总之，把握正确的数字档案建设发展方向，注重数字档案建设发展的质量，提高数字档案的利用率，是今后数字档案建设、发展、利用及研究的主要问题。

【参考文献】

[1]王玲.从档案数字化角度破解数字档案馆建设的困境[J].兰台世界.2016（11）：52.

[2]管海迪.加强数字档案馆建设的相关措施探讨[C].决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会论文集（上），2016.

[3]金俊兰.数字档案馆建设思考[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2017（6）：29.

[4]倪代川，卫红霞，黄敏敏.数字环境下档案价值及其特点探析[J].兰台世界，2017 （10）：27.

[5]芦丹.辽宁省高校人事档案数字化管理标准研究阶段性论文[J].当代教育实践与教学研究（电子版），2017（9）：92.

[6]郭琳.浅析数字档案馆建设过程中存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（6）：171.

[7]张连浩.计算机档案管理系统的问题及对策[J].电子技术与软件工程，2017（8）：153.

[8]栾薇.档案数字化建设中的问题分析[J].经济技术协作信息，2017（14）：11.