新形势下档案管理工作的规范化

刘剑桥

【摘要】近些年来，我国社会主义建设进程加快，人们的生活水平也得到很大的提高，进而对档案管理工作的要求也越来越高。新形势下档案管理工作更为复杂，为了有效实现新形势下档案管理工作的规范化。本文从档案管理工作的重要性入手，着重分析了新形势下档案管理工作中存在的问题，并就此提出了几点档案管理工作规范化的措施。

【关键词】档案管理;重要性;问题;规范化

档案管理工作涉及内容较多，既包含对各种档案资料的管理，同时也包括档案管理制度的建立等等，良好的档案管理工作能够为单位的发展奠定良好的基础，而不好的档案管理工作则会影响单位的正常工作，因此要充分重视档案管理工作的开展，确保档案管理单位的规范性。

一、开展档案管理工作的重要性

档案管理工作是单位或者部门日常工作中的重要组成部分，是单位发展历程的详细记录，对于单位日常基础工作的开展具有非常重要的作用，因此必须注重档案管理工作水平的提高，实现档案管理工作的规范化。档案管理工作的规范化不仅可以满足单位对档案工作的需要，同时也能为单位决策提供较为详细的档案资料，为单位领导作出科学规范的决策提供依据，进一步促进单位的发展。此外，规范档案管理工作能够有效提升单位的形象，并提高其市场竞争力，全面发挥出单位的社会价值和功能。

二、新形势下档案管理工作中存在的问题

虽然我国的档案管理工作取得了很大进步，但是随着时代的发展对檔案管理工作提出了更高的要求，目前我国档案管理中存在的问题如下：

（一）档案管理体系不够健全。目前很多单位在档案管理工作中不重视档案管理制度建立，使得日常档案管理工作缺乏科学依据和规范性，这就直接影响了正常档案管理工作的开展，降低了档案管理工作效率，无法实现档案管理工作的规范化开展。

（二）对档案管理工作不够重视。档案管理工作涉及的内容较多，具有一定的复杂性，这就对档案管理人员提出了更高的要求。然而当前部分单位不注重档案管理工作的开展，没有意识到档案管理规范化的重要性，在日常工作中不仅没有相匹配的制度来规范和约束档案管理工作，也没有较为先进的档案管理方法，导致档案管理工作中存在很多隐患，无法适应新形势下档案管理工作的要求，直接影响了档案管理工作的质量和效率。

（三）档案管理人员的素质较低，无法满足工作需求。新形势下要求档案管理工作更加信息化和规范化，对档案管理人员的要求也提出了更高的要求，然而当前档案管理人员的素质普遍较低，既不具备专业的档案管理知识，又没有紧跟时代步伐掌握现代化的档案管理技术，甚至部分工作人员还受传统档案管理思想影响，只会简单地对档案进行整理和归档，未掌握一定的信息化技术，使得档案管理工作无法摆脱原有的束缚，无法满足新形势下档案管理工作的需求。

（四）档案管理方法落后且信息化程度低。信息化的到来要求档案管理工作要紧跟时代脚步，充分实现档案的信息化管理，可目前在档案管理工作中，档案管理方法落后且信息化程度较低，远远无法满足时代对档案管理工作的要求，具体表现在以下几个方面：一是档案管理方法落后，仍然采用传统的手工登记方法，直接降低了档案工作效率和质量。二是在档案管理中还未充分引用信息化技术，没有充分发挥出信息化技术的作用，致使档案管理工作存在着很多隐患。

三、新形势下档案管理工作规范化的策略

（一）持续完善档案管理工作制度，使日常档案管理工作有章可依。随着社会的不断发展，人们越来越意识到档案管理工作的重要性，为了切实实现档案管理工作的规范化，档案管理部门首先要重视档案管理工作制度的建立，确保档案管理工作可以有章可循。值得注意的是，在制定档案管理工作制度时，应重点关注以下几个方面：一是要紧密结合单位的实际，确保档案管理制度的可操作性。二是要确保档案管理制度的全面性，既要涉及工作人员的分配，又要提出对档案管理工作的要求，还要涉及到一定工作奖罚制度等等。

（二）要注重档案管理人员能力的提高，使其更好地开展档案管理工作。档案管理人员是开展档案管理工作的主体，因此只有提高档案管理人员的能力，才能逐步实现档案管理工作的规范化。想要提高档案管理人员的能力，重点需要做好以下几方面工作：一是要明确对档案管理人员的管理机制和方法，并加强对档案管理人员的监督，使档案管理人员能够在规范的制度下开展档案管理工作。二是要注重对档案管理工作人员的培训工作，使员工在培训中逐步提升自身档案管理知识，同时要不断创新档案管理工作方法，切实找到适合自己的工作方法，确保档案管理工作的规范化。

（三）要持续推进档案管理工作的信息化进程，提高档案管理信息化水平。为了保证档案管理工作能够适应时代的发展，必须提高档案管理的信息化水平，持续提高档案管理工作效率。传统的档案管理工作以人工记录为主，纸质档案不仅容易丢失，还影响档案管理工作的有效性。然而信息化时代要求档案管理效率提高，这就要求档案管理人员要积极引入信息化管理软件，既能保证档案管理的全面性，又能提高档案管理效率，确保档案管理工作的规范性。

四、结束语

综上所述，我们知道，新形势下实现档案管理工作的规范非常重要，实现档案管理工作的规范化既能提高档案的利用率，又能提升自身的管理水平，确保档案资料的完整性和真实性。因此，档案管理工作人员应切实抓住档案管理的发展机遇，不断创新档案管理方式，逐步实现档案管理工作的科学化和规范化，开创档案管理工作的新局面。

【参考文献】

[1]刘燕红.新形势下档案管理工作的规范化[J].企业改革与管理，2015（10）：24.

[2]杜娟.新形势下档案管理工作的规范化分析[J].办公室业务，2015（09）：71.