探析信息化在高中档案管理中的应用

徐强

【摘要】实现信息化档案管理是时代对档案管理的要求，是提高档案管理服务效率与质量的保障。本文对信息化在高中档案管理中的应用提出了一些可行性措施。希望能给高中档案管理提供有益参考与借鉴。

【关键词】高中;档案管理;信息化;应用

传统的高中学校档案管理工作存在着工作量大、效率低的问题。随着高中招生规模的不断扩大，高中生的总体数量在不断增加，人数多，出现的各种问题也多，如高中生转学、辍学等现象都会给档案管理带来更大的工作量。而在传统档案管理的模式下，档案管理费时费力，效率不高，还容易出现失误与纰漏，阻碍了档案管理效率的提高。此外，档案管理人员的专业素质有待于进一步提高，部分高中学校出现了档案管理员兼职的现象，缺乏档案管理知识，档案管理质量面临严峻的挑战。因此，加强档案的信息化管理，提高档案管理质量与效率，是摆在高中档案管理工作面前的重要课题。

一、实施档案管理信息化的重要作用

在高中阶段实施档案管理的信息化具有十分重要的作用。首先，可以保障高中档案管理的保密性。在计算机系统中对档案信息进行管理，相对于传统的档案信息保密来说，保密程度有了极大的增强，计算机保密系统对于提高档案管理的保密性与质量发挥了极其重要的作用，计算机把档案信息做成单份，也可以提高档案管理的质量。其次，信息化管理提高了管理效率，档案信息录入计算机中，可以运用相关系统进行加工整理与优化，摆脱了传统纸质档案管理的局限性，避免了信息更改造成的纸张等材料的浪费，提高了档案管理的效率。最后，计算机进行档案管理不需要进行文件的装订，节省了人力物力，档案可以实现低成本管理。

二、信息化在高中档案管理中的应用路径

（一）创新管理模式，提高服务质量。传统的档案管理效率低，档案管理质量得不到保障。随着网络信息化广泛应用于各个领域，为高中档案管理提供了改革创新、提高服务质量的机会。高中档案管理要顺应形势的发展，充分运用信息化手段获取档案信息，创新管理模式，实现档案管理的信息化、现代化。信息化日益渗透于教育教学的各个环节，档案管理者要认识到信息化对于促进档案管理效率与质量的作用，创新档案管理模式，为社会、教育教学及师生提供更优质的服务。这就需要高中档案管理向着信息化与知识化管理的方向发展。

（二）强化档案信息化设施硬件建设。档案管理的信息化离不开信息化实施的基本设施。高中学校及相关教育部门要加大对档案管理设施建设的投入力度，为档案管理提供基础设施，强化硬件建设。如计算机软硬件、打印机、扫瞄仪以及现代化的系统等，都是实现信息化管理的物质条件。学校要根据自身的实际建立相关数据库，促进档案搜集与档案管理的效率与质量。为了更好地发挥软件的性能，优化软件管理系统，提高管理效率，高中学校可以与软件公司合作开发富有针对性的相关档案管理软件，有针对性地解决档案管理中的問题，提高档案管理的效率与质量。

（三）提高对档案管理的认识。由于受传统观念的影响，部分领导与管理者对档案管理的认识不到位，忽视了档案管理促进教育教学发展的重要性。因此，高中学校领导要充分认识到档案管理在学校教育教学当中的重要作用。这就需要加大宣传的力度，从根本上认识到档案管理的重要意义。同时，要积极探索有效的档案管理机制，以档案管理促进教育教学工作的发展，为人们提供高质量的档案管理信息，以信息化优化档案管理过程，提高效率与质量。

（四）完善与优化档案信息安全保障体系。保障档案信息的安全是档案管理工作的重点内容之一。而保障档案信息的安全性就必须建立科学的信息安全保障体系，进一步发挥高中档案信息在促进整体工作的作用。所以，在信息化档案管理的过程中，必须首先要对档案进行备份，此外还要建立档案信息管理工作的相应责任机制，将责任具体划分明确，责任落实到个人。档案管理人员不仅要认真学习信息化档案管理知识，还要提高档案管理的责任心，提高管理效率。

（五）注重档案管理者业务素质的提高。档案管理人员是档案信息管理的具体实施者，管理人员的综合素质与综合能力，对于档案信息管理效率与质量的提高起着至关重要的作用。因此实现信息化档案管理，提高档案管理者的业务能力与素质是关键。档案管理过程要实现无纸化办公环境，这不仅是信息化时代发展的特点，也是环保理念的重要体现。所以，档案管理人员首先要从思想上重视自身素质的提高，掌握好计算机操作基本知识与要领，使自身的思想与素质能够跟上信息化档案管理的要求。档案管理者要自觉跟上形势的发展，不断学习，为信息化档案管理打好基础。

三、结语

实现高中信息化档案管理，必须创新管理模式，完善与优化档案管理体系，提高思想认识，加强软硬件建设，保障档案信息的安全性，提高档案管理者的信息技术技能，顺利推进信息化档案管理的进程，提高服务效率与质量。

【参考文献】

[1]王卫国.浅谈信息化在高中档案管理中的应用[J].卷宗，2016，6（6）.

[2]王春跃.浅析信息时代高中学生档案管理信息化对策[J].魅力中国，2017（9）.