ERP系统环境下企业内部控制风险及其防范研究

2019-03-27

福建质量管理 2019年1期

(金广恒环保技术(南京)股份有限公司江苏南京 211100)

一、前言

现代网络社会发展促进了企业的高速运营。通过相关调查显示，企业在进行日常生产经营基本都离不开互联网的应用。伴随着信息化浪潮席卷全球，企业的经营环境发生了巨大改变。越来越多的企业开始关注并使用ERP系统。在这样的背景下，如何使ERP系统与企业内部控制有机融合成为很多企业面临的问题。ERP系统作为全新的管理信息平台，其能够在企业内部大力的推广控制制度，并通过自身特性为企业的信息管理提供强有力的工具，使内部把控更加的严谨。本文主要就企业内部控制风险与防控进行探讨分析，并对从建立与ERP环境相适应的内部控制制度系统角度下分析内部控制方法进行探究，以供参考。

二、EPR系统与企业内部控制概述

企业在经营过程中，为了实现最初的经营目标，就必须严格把控内部控制，除了让企业的资产在有效范围内得到安全保护之外，企业内部还要通过一定的把控调整措施最大限度地降低企业运营中的风险。在企业的内控方面。经济单位和各个环节的组织应当在经济活动中建立全新的制约管理制度。这就需要在改善企业经营管理的同时，通过良好的科学方法来维护整体经济效益。此时的ERP系统就是在经济管理的需要下诞生的，其具有经济发展的可融合性，并且能够通过自身优势来改善企业内部的财产安全风险，并且在一定程度上保证企业经营活动的完整可靠性。

三、ERP环境下的内部控制风险

在企业内控构成要素基础上，为了更好的提高企业的经营效率，在把控企业内部控制质量的同时也会为其带来不小的风险。

(一)业务流程改变带来的风险。传统的业务流程由于部门之间的环节分割运转不够流畅，所以在ERP系统进行实施运行时，因为没有得到合理的改进，导致系统只是流于形式，难以发挥出其真正的作用，所以在该系统的实施利用过程中必须与企业的实际业务流程相符合。通过不断的完善，使得系统的功能能够发挥出最大的功效，与实际业务流程相吻合，达到高速流畅的效果。

(二)数据管理的风险。传统企业环境的内控管理比较封闭、集中，而ERP系统具有较为开放性的特点。通过其良好的共享作用和信息分享特质，使得传统的风险控制方法已经不能适用于现下系统新技术的要求和目标，所以在使用者进行直观数据处理过程中，导致数据的安全风险不断增加，企业如果没有采取良好的控制手段，做好数据的备份和处理，就会在一定程度上极大地增加数据管理的风险。另外，由于一些企业在使用系统前专没有派遣专门的人员进行系统的维护和信息处理。导致新环境的信息传递和后期的纸质数据相比，在系统中很难区分正本和副本，所以导致后期权责不分，会计信息缺乏实际的法律法规效力，这些变化都会极大地影响传统内控制度，产生新旧内控发展的矛盾。

(三)系统维护风险。在ERP系统的运行工作过程中，一定要重视软件的维护工作，在内外部环境动态变化下，企业会根据发展的需要而不断的改变需求，这时使用的软件信息会根据企业的深入发展而进行不断的更新。而此时的信息技术在发展中也出现了变化，因此在系统运行过程中随时面临着应用程序的维护和修改。如果此时软件维护工作没有非常的到位，那么后期对系统的评价和使用效果都会产生影响。不仅让用户的使用体验下降，也会降低系统的生命周期。

(四)人力资源的风险。ERP系统的数字化表达方式主要集中于科学管理流程方面，员工在对系统认知停留在基础阶段时，很多的统计分析功能和监控机制都没有被充分的挖掘使用，所以在企业大规模推动系统上线运行时，人力资源就产生一定的风险。在系统运用过程中，很少有专业的人员对系统进行开发利用。这也阻碍了后期员工对系统的认识程度，降低了企业的信息化发展速度。

四、ERP环境下企业内控风险的防范

目前怎样在系统环境下对系统的流程进行掌握和运行，是保证整体运行正确率和稳定性的关键。为了更好的实现内控管理目标，把控风险，加强管理是企业现在必须解决的重要问题之一。

(一)ERP环境下的内部控制必须从业务流程的重组与优化着手。在推动系统实施时，首先应当对自身的业务流程进行分析和了解，并且通过系统将内控工作流程的设计，制度制定以及措施的整体实施相结合，并且使整个环节中与生产经营紧密联系，保证所有的风险在控制范围之内，使得后期内部控制的执行力度得到提升。

(二)ERP环境下的内部控制工作要建立长效机制。ERP系统的开发和变更、业务处理流程的变化等都会改变风险问题，只有适时对控制流程和控制措施进行修正，才能完善内控制度规范，保证制度规范的健全性。建立健全长效机制，常抓不懈，避免出现前清后乱、工作重复的情况。

(三)内部控制系统如何实现“引导”和“促进”功能。ERP环境下企业内部控制的有效执行，与企业各级管理者和员工的积极参与密不可分。通过加大宣传贯彻力度，使内控的管理理念深入人心，优化企业内控环境。编制流程岗位对应表，将每个流程标准切实落实到在岗员工，通过每位员工对内控制度的切实执行，加强基础管理工作，使企业内控建设得到有力推动。

(四)优化EPR环境下的信息共享及沟通交流。最后，应当不断地优化信息系统的共享和沟通交流。在内部控制的基础和系统完善的环境下，企业的各个部门应当进行及时的沟通和处理。此时，在每个业务活动中，企业可以根据市场的需求和变动整合一定的信息与各个部门进行及时的联系。通过各个部门所负责的各项事务梳理，以此总结更好的数据信息来推动整个企业的经济活动发展。此时的信息数据可以从系统中进行直接获得，在完善发展的过程中，通过科学地将企业信息进行整合处理，使得各个部门之间在系统中能够形成信息共享，通过系统的优势，在企业各个部门间增强管理沟通工作。