我国企业办公室业务的问题及相关对策

2019-03-27

福建质量管理 2019年1期

(湘潭大学湖南湘潭 411100)

一、选题意义和背景

各行各业竞争日趋激烈，市场的发展压力日益剧增，这给企业发展带来了很大的挑战，在企业的调整和转型等一系列运作决策指引下，企业各职能部门的业务开展、重新定位和如何跟上企业发展的步伐、跟上形势变化的节奏，实现企业目标，对办公室工作提出了更新、更高要求，同时，企业发展过程中的新问题需要得到相应重视。办公室有着很强的职能性，作为一个单位的中枢系统，在企业内部发挥着瞻右顾左、承上启下的作用。办公室的质量问题直接体现同时也影响企业工作水平与运转效率。中国改革开放历经30多年，在这个行政管理体制改革创新以及经济社会发展的敏感时期，讨论企业办公室的业务问题很有必要性以及现实意义。

二、我国企业的办公室现状

办公室在一个单位中起着参谋助手、承上启下、督促检查、服务保障以及综合协调的作用，被归为综合办事机构类别。其工作分为两个大类，一类是政务性工作，一类是事务性工作。政务性工作包含：调查研究、收集反馈、当好领导的参谋和助手以及综合性的分析。事务性工作包括：公文处理、上传下达、公务接待、后勤保障、沟通协调等等。概括起来就是：管理事务以及参与政务。办公室工作事务繁杂琐碎，但是在诸多细小繁琐的事务中，又具有强专业性，比如，公文文种的选择、文字材料的思路、信息流转的程序、综合协调的分寸、档案管理的标准以及后勤保障的高效等，触角延伸广且覆盖面大，必须具备相关的业务培训与学习，否则无法胜任这些工作。但是在某些老型国有企业中，办公室的工作重要性却没有得到明显体现。某些人认为办公室工作就是端茶倒水、传递东西、接打电话、打扫卫生以及收发文件等等，理所当然地认为办公室属于勤杂处，办公室人员就是传递员、服务员以及勤务员。更有甚者，办公室工作人员工作很被动，认为办公室工作既干不出什么成绩同时也产生不了经济效益。在某些地方，办公室工作人员更是一人兼多职，严重扭曲了办公室工作的重要性以及其专业性。

三、我国企业办公室业务的不足

(一)办公人员的业务素质不强

大多数人所了解认同的办公室工作，如：会务招待、打字、复印、传真等等，专业性质不强，按部就班地做，普遍都能上手，因此，这些岗位安排的工作人员业务水平以及专业素质相对其他工作低一些。某些单位把上一辈的经验直接照搬照套，模仿很好，自我创新全无，某些人员，没有很强的专业技能，选工作首先考虑选办公室工作，从而使得办公室工作人员素质参差不齐、人员结构不合理以及专业水平不强等等劣区。但实际上，办公室工作有很强的的专业性、政治性以及政策性，相关工作人员既要有综合分析、沟通协调的能力，又要有文字表达、调查研究的能力，还需要会使用各种办公室设备，并且须具备较高的政治敏锐性以及文化素养和较强的业务能力，这些能力要求办公室得工作人员思维清晰、知识结构丰富、视野广阔，即符合知识“复合型”人才标准。

(二)服务质量低下

目前来看，办公室体系仍旧存在执行力疲软、被动工作的情况，、工作低水平运转，办公室职员缺少工作的热情以及创新。从细节来看，办公室存在价值低下的局面，妨碍了办公室工作较彻底地进行深入的研究探索，从宏观角度来说，这种状况很可能会影响领导的工作部署以及决策，从而影响到整个办公室整体的工作顺利实施。

(三)工作规范化不足

办公室工作曾一致被公认为乱、忙、繁、杂，做事很多，但效果不明显，这就是工作规范化不足的表现。在新的形势下，实现确保单位其他各项工作的正常开展、办公室工作效率以及质量的统一，必须提高工作的层次性以及坚持办公室工作规范，才可以让各项办公室工作做到有序可依、有章可循。

(四)创新精神、自我提升意识不强

办公室体系中工作的部分工作人员仍旧工作不求创新、墨守成规、存在自我满足、安于现状的心理，不注重理论实践学习以及综合素质的提升。重表面、轻内涵；重安排、轻督导。随着社会、经济以及科技的不断发展与完善，办公设备很大程度上进行了彻底的现代化改革，比如文件柜被磁盘取代,打字机被计算机文字处理机所取代。办公自动化系统运作机制对传统办公机制来说是一场对工作途径、工作方式以及工作手段的变革,其本质上是设立一种新型办公的工作机制,要求办公人员需要掌握好这些基本技能以及具有必须要适应工作机制转换要求的工作思维方式。

四、解决我国企业的办公室业务问题的相关对策

(一)培养高质量办公室队伍

完善科学合理的选人和用人制度、考核制度、公示制度、工作人员的录用制度、辞退制度和回避制度。不断完善培养制度，积极推进终身学习制度。办公室的工作性质要求办公室人员需具备较广泛的知识储备以及全面的能力，同时还要有合格的政治理论素养。故此，办公室人员需要做一个学习型人才，学习是必不可少的。要向向身边的同事学习、向实践以及书本学习，从而增长才干、增长知识，积极学习各项本职工作必需具备的各项知识技能。联系实际业务工作需要，全面掌握法律、经济和管理方面的知识，熟悉科技、历史、文化等方面的实时动态，多学、深入学以及创新学。日常多储备对自己有用的经验知识，从实践中学习总结提高。

(二)加强学习以及认识

加强学习，提高业务新趋势下办公室工作效率，也使得办公室工作人员能力素质、知识结构提出了更深层次的要求。做好办公室工作较难，入门不难，办公室的工作人员既要有强烈的责任心和事业心，更要有很强的综合素质，简言之，需要努力做到“脑勤、眼勤、手勤、耳勤”，广泛的“看、听、思、写”，认真地分析协调、研究问题，唯有如此，才能联系自己的工作性质特点，把办公室工作做好。因此，办公室工作人员须树立积极学习的意识，提升能力，提高业务水平。既要培育高水平的政治理论素养，加强政治理论的学习，建立全局视角，打好办公室工作理论基础，又要认真学习业务书籍，不断强化岗位业务培训以及学习；既要认真向有成绩、有经验的同事请教，向他们询问具有建设性的实践经验。又要多实践，认真总结经验、积极发现问题，做到干中学，学中干，联系实践工作、推动工作、解决问题，努力实现办公能力全面发展的目标。

提高认识水平，办公室职员从心底热爱工作，使得办公室变为旁通左右、联系上下、沟通内外的一个中心躯干，也使得办公室工作的任务更加琐屑繁重。办公室的工作任务包括：“办事、办文和办会”，六个字涵盖极为丰富的工作内涵。各类事务的处理，能够反映一个单位工作特点；文件，则投射着一个单位的信息传递、执行力度、工作效率等；会议承办反映了单位的作风以及形象，所以办公室工作非常重要，它的重要性体现为大事小事，务必执行到位，办公室工作人员需要转变观念，保持强烈的责任心以及事业心，努力做好本职工作，积极奉献岗位。

(三)完善规范化建设

在目前趋势下，为保证企业其他各项工作如常开展，统一协调办公室工作效率以及质量，唯有持续提高工作的层次性，完善办公室工作，才能让办公室的各项工作有序可依，有章可循。首先要理顺各环节之间具体联系，完善办公室工作流程和体系，工作台账设立简洁明了，做到职责清晰、程序规范、管理科学，让工作有记录，操作有章法，执行有内容，从而提高工作效率；加强执行力的建设，因办公室工作机动性强，各项事务联系紧密，因此加强执行力建设，确保其他各项工作落实到位，严格执行首问负责制，才不会影响整个工作的进展；加强监督检查督办，检查督办的目的是为了完善督办方式，方便落实规范督查程序，加大督查力度，能够从根本上减少甚至排除应付了事的情况，保证重要的文件顺利执行、重要的事务顺利进展、重要的会议顺利落实，从而全面提高工作效率，保证各项工作有序地进行。

(四)设立信息化办公体系

利用网络技术设立信息化办公体系，实现会议远程化召开、窗口网络化业务、公文电子化传输以及日常自动化办公，推进办公室业务网络化转型进程。强化信息反馈力度，信息反馈要日常化、制度化。保存信息沟通的真实度、广度及深度。建立并完善多层次、上下结合、多功能、内外沟通的信息控制网络体系。通过网络提高办公室的执行力。办公人员必须充分调动自己主观能动性,尽快使自己融入新办公环境下的要求.办公自动化是对计算机技术和信息技术的运用,要求使用者具备基本知识储备,对于办公人员而言,首先要接受新鲜事物,勇于放弃和改变自己固定化的思维习惯以及传统工作方式。