学科型学院办公室管理模式创新的思考

孙翰昌

【摘 要】学院转型升级后，学科型学院发展的战略地位凸显，其办公室的职能及所承担的任务加重，也面临着新的机遇与挑战。本文针对学科型学院办公室管理中存在的问题进行诊断、反思，从内部体制改革、职能定位、考核机制等方面，浅谈制约学科型学院管理效能的因素与提升策略。

【关键词】办公室;管理;创新

中图分类号： G648 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）02-0097-003

【Abstract】The upgrading of colleges highlights the strategic status of discipline-based colleges.As a result，facing new opportunities and challenges，the administrative offices should tackle more burdensome tasks as to how to function effectively.By analyzing and reflecting on current office management problems in discipline-based colleges，this paper provides a tentative policy of office management innovation in discipline-based colleges in terms of internal structural reform， functioning and evaluation mechanisms.

【Key words】Office;Management;Innovation

黨的十九大报告指出，加快“双一流”建设，实现高等教育内涵式发展，促进我国高等教育与国外高等教育发展前沿潮流包括发展理念、发展标准等同频共振。这样势必致使我国高等教育事业改革的不断深入和发展，办学规模和层次的日渐提高，办学形式也越来越多样化，高校办学水平逐渐提升，管理重心逐渐下移[1]。科学型学院是以学科建设为导向的二级学院，在学院转型升级发展中，作为学院中心枢纽及综合管理平台的学院办公室也将面临着许多新的挑战[2]，除了负责日常行政事务管理工作外，承担着科研管理及学科建设管理等多项重要任务。笔者采用电话咨询、网络查询、现场走访等形式对多所高校的理工类及农学类学院的办公室进行了调研，提出学科型学院办公室的管理模式创新、工作效率提高对策，为优化二级学院的办公室管理积累经验。

1 学科型学院办公室机构设置与人员配备

1.1 机构设置

实行二级学院管理以后，高校二级学院办公室管理体系是一个系统的管理平台。多数学科型学院办公室体系包括学院党政办公室、教学办公室及学生工作办公室三个科级机构。学院办公室负责综合管理、学科科研、党务人事等方面的工作，教学办公室主要负责学院的教学运行、教学改革、教学实践等工作，学工办主要负责学生思想政治及学生管理工作。

1.2 办公室管理体系职责

学科型学院强化了教学、科研、社会服务三大职能，已经成为了一个相对独立的管理主体。办公室管理职能也发生了改变，不仅要辅助院系领导谋划学院发展，还要承担学院的综合管理、教学科研、数据收据等方面的工作[3]。具体职责包括内部管理、教学教务、学科科研、职称评审、宣传统战、档案管理、财务预算、资产管理、国际合作、社会服务、校友联络、学生管理、团学活动、后勤保障、公共事务等工作[4]。

1.3 管理人员配备

关于学院办公室人员配备， 目前各校情况不一。校内人事分配制度改革走在前面的高校，办公室人员比较精简。党政办公室设置主任或副主任1名、办事员1～3名，教学办也是主任或副主任1名、办事员1～2名;60%的学科型学院在党政办中设置专职科研秘书1名。学生办公室设置主任或者副主任1名，90%的学院由团总支书记或副书记兼任，辅导员1～8名，根据学生人数而定。

2 制约办公室管理效能的因素诊断

2.1 管理制度执行缺位

调研发现，多数学院的的日常管理制度比较陈旧，更新比较慢，办公室各项制度无法满足新时代学院转型发展需要，缺乏比较规范完善的管理体系[3]。科研型学院办公室岗位职责精准程度不够，缺少过程管控及目标管理机制，缺少定量分析及精细化管理途径。会议、接待、外联、资产管理等日常工作缺少制度化管理，往往是应急处理;有些学院有了比较完善的管理制度，但是运行时脱离了制度本身，出现制度执行的严重缺位。

2.2 自主管理意识缺乏

传统的思维定势和工作模式，使很多高校二级学院办公室管理人员习惯于传达上级指令、布置工作任务、检查落实情况，多数精力停留在了繁杂的日常事务，其他职能及自主管理紊乱，影响了学科型学院二级管理的独立性[5]。职能的惯性延伸出职能的惰性，促使办公室人员固步自封，思想观念尚未完全转变，“自主管理”意识缺乏，主动性和积极性不够。应用型高校在“双一流”建设过程中，扩大了学科型学院办公室工作涉及范围，加大了服务地方经济发展的功能，造成办公室角色定位不清晰。

2.3 智能化程度滞后

信息化智能化是现代化办公系统发展方向，学科型学院办公室都拥有计算机、传真机等信息化设备，但设备更新很慢。调查发现，有80%的学院办公室反映，现在所用的电脑已经5年以上，反应速度慢，制约了管理效能。另外，所有受访学院都没有自己的办公室管理系统，缺乏快速运转的办公管理平台，只停留在了简单的网络传输上，比如电子邮件、QQ群及微信群等工具。无纸化办公及云端办公水平滞后，阻碍了学院办公室管理的自动化和信息化程度，直接地影响着学院管理效率及进程。

2.4 管理人员素质错位

办公室工作人员的学历层次、专业结构、知识结构、能力结构是否合理直接影响办公室管理效能与水平。学科型学院的办公室管理人员90%来源于专业教师，缺乏系统的行政管理理论知识与实践经验，加之学科型学院以教学、科研为中心，偏重学科建设，对办公室管理缺乏足够重视，在制定进修培训和福利待遇等方面政策时，对办公室管理人员关注较少。办公室人员常常在职称评定、职业规划、进修培训等方面遇到较大困难[6]。这些原因导致学科型学院办公室团队缺乏归属感，思想不稳定，严重影响了学院管理的效率。

2.5 时间管理紊乱

学科型学院的办公室管理人员多数都是专业技术岗位，他们要兼顾管理、教学、科研等多方面的工作。调研结果显示，50%的办公室管理人员承担有专业课程，有些多达周8学時，还有一定科研项目，所以在管理上的时间严重不足。另外，在开展科研实验过程中可能会出现紧急处理的实验环节，导致了管理人员的时间管理紊乱，严重影响工作程序及管理效率。

2.6 考核激励失真

建立导向明确、分层激励、分类管理的考核评价机制，对学科型学院办公室管理人员开展科学评价。但是据受访者反映，有些办公室管理人员事务性比较多，学术论文少，职务和职称晋升方面往往处于劣势。在以科研成果为标杆的学科型学院中他们的绩效考核很吃亏。考核评价标准模糊，考核结果失真，导致办公室人员工作缺少积极性，因此科学的绩效考核体系有待进一步构建。

3 创新学院办公室管理模式的策略

3.1 学校内部行政管理体制改革

高校内部行政管理体制改革是学科型学院管理模式创新的关键。当前高校所采取的校院“二级管理，以院为主”的管理模式，管理模式改革引发了内部管理关系的变化，学科型学院办公室也将迎来了新的机遇与挑战[7]。这样促使学科型学院管理体制改革，转变原有以教学服务部门为主的传统管理模式，调整为二级学院相对独立运行，明晰教学服务部门与教学执行部门之间的责权关系，落实“放管服”政策。合理调控学校行政体制中管理的控制幅度，改变学校内部行政管理体制中的垂直分工和水平分工，以达到管理层次与控制幅度两者之间的最佳结合点，做到学科型学院内部管理的相对独立。

3.2 科学规划学科型学院办公室的职能定位

科学划分和界定学科型学院办公室本身所应有的管理职能，优化资源配置，良性协调学院与学校之间、学院与学院之间、学院与系之间及学院与教职工之间的关系，使工作效能最大化，最终达到高效管理的目标，这是科学管理的基本要义[1]。在高校办学职能的拓展和学院事业的发展及学科建设不断深入的背景下，面临着许多的新情况、新问题和新困难，学校应重新审视并界定学科型学院办公室的职能，更进一步要求办公室管理与建设准确定位，充分发挥职能作用[8]。笔者认为，学科型学院办公室可以从策划、执行、统筹、协调及服务等方面来定位其职能，有效完成其职责。

3.3 转变管理理念促进内涵式发展

创新是新时代发展的要求，是办公室管理的灵魂。大数据时代信息更新快、传播速度快，学科型学院办公室管理人员应该更新管理理念，主动创造性开展工作，运用新视角、新手段，探索处置应急事件的新途径。办公室管理人员的服务职能体现在以教师和学生为根本，应该提升服务质量和服务内涵，为人才培养、科学研究、社会服务提供优质服务。

3.4 构建科学考核长效机制

学科型学院办公室应该建立科学的考评机制，完善激励机制，营造激励的管理氛围。笔者认为，从以下几个方面构建考核长效机制：一是注重过程考核，加强学院领导的巡查与问候，使管理人员的工作得到认同。二是建立完善的考评体系及科学的考核指标体系，根据办公室管理工作的特点和规律，采用定性和定量有机结合的方式对办公室管理人员进行考核。“德”、“能”考核内容采用定性方式，而“勤”、“绩”采用定量考核方式[9]。三是借鉴360度绩效考核方法，全面、客观地分析考核信息，保证了绩效考核的客观性和有效性[10]。

3.5 筑新平台创新办公室管理模式

随着大数据时代的到来，网络技术与办公管理云技术也快速发展。科学型学院办公室管理应实行办公技术平台创新，建立智能化办公管理平台，实现办公室管理模式智能化、信息化、数字化、无纸化，构建办公系统信息高速公路，缩短空间距离，实现信息资源的共享，使得各项信息能为学校的教学科研及管理服务，提高管理效率。

【参考文献】

[1]陈思泽.创新管理理念做好新时期高校院系办公室管理工作[J].西南农业大学学报（社会科学版），2008，6（6）：198-200.

[2]陈薇.高校院系办公室管理面临的挑战和对策[J].武汉科技学院学报，2005（10）：95-97.

[3]曹红珍，郑奇茹.高校二级学院办公室管理效能：影响因素与对策分析[J].教育教学论坛，2012，（6）：95-96.

[4]朱月华.高校二级学院办公室管理若干问题的思考[J].高教论坛，2006，2（1）：128-129.

[5]蔡荣荣，胥亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能研究[J].邢台职业技术学院学报，2013，30（1）：25-27.

[6]杨恩慧.高校二级学院办公室管理的现况分析[J].科教纵横，2011（11）：292

[7]叶小平，梅萍，夏细明，等.基于目标管理的高校二级学院办公室管理工作[J].南京工程学院学报（社会科学版），2011，11（1）：40-43

[8]顾志勇.加强高校办公室管理的有效途径[J].当代经济，2012，（7）：74-75.

[9]杨咏.高校二级学院办公室管理的问题与对策[D].南京师范大学，2008：27-35.

[10]王玺，辛枫冬.最新企业绩效考核实务[M].中国纺织出版社，2004：50.