外贸英语电子邮件书写变化探析

谢秀珍

[摘 要]合作原则、礼貌原则、关联原则及语言资源的优化经济配置作为有效的语用策略，在撰写外贸电子邮件中对传递精要信息，建立和保持客户间良好的人际关系，促进贸易成功发挥一定的效用。全球化背景下，中国对外国际贸易尤其是与欧美国家的贸易业务往来日益频繁，因而要增强国际贸易实务能力。文章从中西文化思维差异视角着手，研究如何通过优化外贸英语电子邮件书写来提升外贸从业者的外贸业务实践能力。

[关键词]中西文化;语言; 外贸电子邮件;优化

[中图分类号] H319 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2019）03-0122-03

全球化背景的今天，国际贸易往来日益频繁。据我国国家海关总署统计，2017年，我国货物贸易进出口总值27.79万亿元人民币，比2016年增长14.2%，扭转了此前连续2年下降的局面。其中，出口15.33万亿元，增长10.8%;进口12.46万亿元，增长18.7%。随着互联网时代的到来，信息技术更新的日新月异，我们已经迈入电子信息化时代，外贸电邮往来成为国际贸易沟通的利器。如何高效快捷地处理外贸英语电子邮件，做到简洁达意，给客户传递准确的信息尤其重要，培养提升外贸英语电子邮件写作能力成为外贸从业者的当务之急。

一、文化与语言

思维的差异源于文化的差异，语言不能脱离文化而存在，在社会结构发生变化的过程中，语言的词汇得到了丰富，同时也揭示了人们在社会结构中的心理状态，如习语、谚语、俗语、成语等反映民族的文化，是语言交际中重要的信息源，是语言中最活跃的因素。不同民族的价值观对语言有着深刻的影响，在国际环境工作的时候，人们总会习惯性地根据自己的既有经验去思考、感受和行动。“在全球经济一体化中，世界各公司的策略都着重发展如何能够满足最大市场、最多顾客的产品及其服务。而对不同文化及价值观的研究，是此类策略成功的关键。”

语言作为一种交流工具，承载着交际的主导意图信息、常规性意图信息及特征信息，交际双方的社会文化背景、地域来源、思维模式、价值判断，甚至说话人的社会阶层、性格、心态信息的特征信息也包含在内。语言与其他资源一样具备经济特性即价值、效用、费用和收益。从语用学的角度看，语言的经济效用在于人们如何利用语言来取得预期的经济收益，在信函往来沟通过程中，信息发起者与接收者容易产生误解，尤其在文化背景、社会价值观相异的中西方商务人士之间。林语堂认为：“中国人的头脑羞于抽象的辞藻，喜欢妇女的语言。中国人的思维方式是综合的、具体的。”“中国人在很大程度上依靠直觉去揭开自然界之谜”。在思维模式上东西方存在明显的差异：中国文化偏重知觉和整体式思维，而西方文化注重线性的因果式思维，这就导致语篇結构方面的巨大差异，也成为外语写作的巨大障碍。这种由文化思维差异明显带来的障碍也同样存在于外贸英语电子邮件写作当中。连淑能2002年认为思维方式是沟通语言与文化的桥梁，是语言生成和发展的深层机制。

中西思维模式差异造成表达上“英语前重心，汉语后重心”。中式表达迂回，重要的信息放在句末;西式表达先表态后再叙述，先果后因。例1：We are sure that you can sell more this year according to the marketing conditions at your end. （参考译文：根据你地的市场情况，我们确信今年你们有望销得更好。）这句话体现出英语前重心、先果后因、直线思维的典型特点。

外贸英语电子邮件写作是商务交流中必不可少的技能，让外贸从业者意识到由中西思维差异引起外贸电子邮件写作特点发生变化，对提升其外贸业务能力很有帮助。

二、外贸英语电子邮件的书写变化趋势

外贸英语电子邮件属于书面语言的范畴，也是一种跨国言语沟通模式，为建立理想的沟通模式，传统的语言学家从语用学角度提出沟通原则，Grice提出合作原则。合作原则包括四个范畴及准则：量的准则、质的准则、关系准则、方式准则。Leech认为言语交际不仅要讲究合作原则，还要讲究礼貌原则。Sperber和Wilson提出关联原则。近年又有学者向明友主张用经济分析的方法来研究言语经济性问题，即言语资源的优化配置，在保证交际效果充分实现的条件下尽量节省言语以节约时间和精力[6]。无论是何种原则，其背后都是不同的文化思维在主导写作，首先要考虑电子邮件收件客户国的文化，了解电子邮件写作的一些要义，适度进行邮件裁剪和修饰，给目标客户留下深刻印象。

需要注意的是，世界越来越趋向扁平化，外贸英语电子邮件的语言风格较信函自由和口语化，除了必要的专业术语外， 非常简洁、清晰、朴素 ， 没有过多的修饰语。句子结构上， 外贸邮件少用长句，多用简短结构句和省略句。即使是主从句， 其结构也简单易懂，在必要的时候可以立即继续交流，符合Grice提出的语言交流的清楚明白这个简练的质的准则，而且大都需要从对方的视角考虑问题。

互联网的发展和信息技术设备的更新，使得电子邮件在线发送方便，  发件人和收件人在短时间内就能进行多次直接交流， 这使得外贸英语电子邮件的行文特点表现为开门见山、直截了当、层次清楚， 一般直接点出邮件所要涉及的主题。

外贸英语电子邮件书写变化具备有以下发展趋势。

（一）逻辑严密

外贸邮件不仅需要用词恰当，简洁地道，行文流畅，更重要的是要能清楚体现写作者的整体思路和层次感。词句的堆砌无法给人阅读的舒适感和美感，思路和层次感体现的是写作者的逻辑思维能力，是外贸信函的灵魂。“英语民族的思维注重客观事物对人的作用和影响，因而他们对主体与客体有着严格的区分;而汉语民族的思维往往以人为中心，形成了以人为中心来思考事物的思维模式”。

下文开门见山地推荐公司生产的在欧洲最受好评的LED灯，表达写作者能带给对方100名客户的点子，实名提及曾经在法国、芬兰、意大利合作过的贸易伙伴，侧面展示了自己的实力，并表达合作的意愿，其语篇不长、言语简洁、思维严谨，这种换位思考的写作方式容易引起客户的注意和重视。

Hi [×××]，

Nice day. I'm writing to recommend you our top-rated LED lamp in the Europe and I have an idea that can help you to get your next 100 customers. I recently used this idea to help some client（ [×××] in France）， （ [×××] in Netherlands ）， （ [×××] in Italy）and they got a good benefit. Please feel free to contact us and I can share this idea with you.

Best regards，

Ella

此外，写作者需要具有很强的时间观念，欧洲的贸易客户时间观念很强，每天会收到数百封邮件，用固定的时间来处理函件，一般处理每封邮件的时间是2至3秒，因此邮件不能写得过长。写邮件要注意时效性，尽量做到当天的邮件当天回复。

Dear Sir or Madam，

I'm not in the office from Oct.1st until Oct.6th because of the public holiday of National Day. My emails will be checked periodically during this time.  Please call my mobile at +86-139-1234-[××××] for any urgent issues.

Thanks and best regards，

Jack

以上邮件是外贸从业者特意写邮件提醒客户，由于国庆公共假日休息6天不办公，有紧急事项请联系其本人并附上电话，考虑周到细致。

（二）主题灵活多变

主题是邮件的核心，像Established business relationship，China manufacturer 之类的普通主题句在实际外贸业务信函中缺乏吸引力，关键要有让客户感兴趣的明确的主题。例如： “An idea help you to get your next 200  customers.”与“How to take more profit from growing market in 2018？”这样的主题句言简意赅，能从对方角度考虑问题，以对方利益为主，有帮助对方获利的明确想法，直接吸引客户通过主题点开邮件。

（三）行文个性化

在实际的外贸工作中，行文要体现写作者的个性，突出和体现其专业性，聚焦在写作者所带来的价值而不是自身特点，结尾呼应对方进一步行動的愿望诉求。篇幅宜短，多使用“你，你们”，表达诚意、感谢、道歉时使用主动语态，凸显写作者的礼仪，而在突出客观存在的事实或一定会出现、发生的事情时则多用被动语态，例如：

Dear Mike，

This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week， and was informed the real material is PP， not ABS as you mentioned last time. What's the matter？

I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me， the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it？ We'll purchase the raw material and do the production immediately！

Looking forward to your reply. Thank you！

Best regards，

Jenny

Hi Mike，

Samples received and already passed to vendor. The material was PP， not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

By the way， raw material increased these days， please make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.

Thanks and best regards，

David

以上两篇信函所表达的意思相同，即写封邮件告诉客户Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS而是PP，他们需要重新核算价格，但近期内原材料涨价，希望Mike能尽快确认，以便采购原材料并安排生产。对比上述两封信函，第一封的内容表达完整，句子通顺，语气委婉，客套有礼，但是行文略显啰唆;其开头句“This is Jenny from EDF Co. Ltd. ”由于对方是已经合作过的生意伙伴，一般不需要再次强调写作者的身份和公司信息;接着出现的“We're so pleased to receive…What's the matter？ Please be more patient.”这些表达显得很啰唆;还有“It will take several days.”这个表达，对方看到会问“到底需要多少天”，在商务领域时间就是金钱，因此表达要尽量清晰明确。第二封信函写作专业，多使用被动语态，第一人称只出现一次，内容表达简洁明了，没写不必要的客套之词，没有主观感情色彩，只表述事实和表达诉求，使写作者这个商务人士高效专业的形象呼之欲出。

以下电子邮件写的是一位美国客户对邮件编号2966的修改要求。它将要求中方公司做的事情一件件罗列出来，注意事项特别用大写强调，思维清晰，语言直接。

Dear Lily，

Please find the revisions to PO#2966 attached.

PLEASE READ AND FOLLOW THE PO INSTRUCTIONS BELOW：

1.Please confirm receipt.

2.Please provide a Proforma Invoice to： purchasing@blizzardlighting.com and Sukil@mallorygroup.com.

3.Please provide lead time and delivery date to purchasing@blizzardlighting.com and Sukil@mallorygroup.com.

4.If this is an expedited air freight order for replacement or spare parts， please ship them ASAP using our UPS account #78994V.

Thank you，

Atom Slaby

从上述信函也可看出，商务英语邮件中的礼貌有别于普通语篇中的礼貌，不能完全遵照传统的礼貌原则，并不是越间接越礼貌，很多时候是越直接越礼貌。书面表达和直接语言沟通存在着区别，书面表达无法使用升降调及语气来表达情绪，所以在书面沟通时要更加注意用词的严谨性，以免引起沟通误会。英语民族重理性和逻辑思维，而汉语民族重感性与辩证思维。西方人认为在贸易沟通过程中理智、冷静的措辞才令人信服，排斥强烈的感情诉诸，这点与东方人恰好相反。

在实际的外贸业务电子邮件写作中，中西方贸易双方都采取高效、直接、简单的沟通方式，不完全按照教学用书所列举的典型的外贸信函书写方式，没有过多地追求句子的完整性和语法要求，一切以便利、高效、无障碍交流为主，这些与我们因身处全球化经济迅猛发展的工作环境而需要通过信息技术实现即时联系有很大关系。

三、结语

外贸英语电子邮件的撰写不仅需要写作者熟悉对外贸易各环节的业务流程，掌握高频词汇和术语，熟悉理解相关的业务知识。随着全球化步伐的加快，外贸电子邮件的书写也发生变化，外贸专业学习者学习时要不断加强对目标客户国家文化的深入了解，将国际贸易实务、电子商务、跨文化交流、公共关系、市场营销等知识融会贯通。

置身于全球化背景，从中西文化思维差异视角研究外贸电子邮件的书写，可以增强对文化差异的敏锐度。正确处理这些文化差异，减少母语文化的干扰，防止和避免外语学习中母语文化的负迁移，对国际贸易实务学习有一定的帮助。

[ 参 考 文 献 ]

[1] EDWARD SAPIR. Language [M]. （出版地不详）： Ishi Press，2014：221.

[2] 林语堂.中国人[M].  上海：学林出版社，1994： 90-91

[3] MARSCHAK J.The Economics of Language[J].Behavioral Science，1965（4）（頁码不详）.

[4] 何自然.语用学与英语学习[M].上海： 上海外语教育出版社，1997：113.

[5] 连淑能.论中西思维方式[J].外语与外语教学，2002（2）：40-46+封三+封四.

[6] 向明友 ，朱迈青.论言语的社会交际功能：经济分析语用学探究之二[J].外语学刊，2001（1）：81-86.

[7] 杨劼，李芳.礼貌语言在国际商务谈判中的运用[J].中山大学学报论丛，2006（10）：118-122.

[责任编辑：庞丹丹]