信息时代背景下档案管理创新发展研究

2019-03-22冯娅

创新创业理论研究与实践 2019年5期

冯娅

（山东省菏泽市成武县卫生健康局，山东菏泽 371723）

信息时代传统的档案管理逐渐向数字化的方向转变，档案管理工作面临着新的变化，档案的检索、收集和录入都变得更加便捷，有效提升了档案信息的使用效率。在信息时代背景下，档案管理应该充分利用信息技术来进行创新，不断提高档案管理的效率，借助网络技术来规范档案管理工作，实现档案的规范化管理和标准化管理，促进档案管理的现代化发展和信息化发展。

1 信息时代档案管理工作的新变化

1.1 档案管理思想观念的转变

在各个行业中，档案管理都是一项非常重要的工作，加强对相关档案信息的处理和使用能够有效促进行业的发展。信息时代背景下，传统的档案管理思想发生了很大的转变。信息时代信息的传递更加快速和便捷，信息传递的方式更加多样化，并且信息还表现出交互性的特点，因此传统的信息流通方式就受到很大的挑战和考验。在档案管理工作中，传统的信息流通已经不能满足档案管理的要求，因此纸质档案也慢慢转变为数字化档案，电子档案取代纸质档案已经成为一种趋势，这就会引起档案管理人员思想观念的变化。信息时代档案管理工作人员要充分掌握市场环境的变化，并寻求适应信息时代背景的全新思想观念，不断创新档案管理的工作内容，还要提升自身对信息时代背景下档案管理工作的适应能力，从而为档案高效管理奠定基础。

1.2 服务手段的变化

信息时代的到来为各行各业的发展都提供了新的契机，档案管理的服务手段也发生了转变。传统的档案管理服务过程比较复杂，档案资料的收集、归纳、整理过程比较繁杂，需要花费大量的人力和精力，为人们提供档案服务时也需要人工查阅档案资料，这个过程比较长，严重影响了档案信息的使用效率以及相关部门的服务水平[1]。档案管理的最终目的就是加强对档案信息和档案资源的充分利用，充分发挥档案资源的价值，为人们提供服务。而在信息时代，充分利用信息技术和网络技术就能够改变服务手段，以电子文档的形式来保存相关的档案信息和资料，为人们提供档案服务时，只需要通过数据库关键词的检索就可以快速将档案资料调出来，让档案资料的使用、查阅和筛选都变得更加便捷和快速。在信息时代背景下，档案管理相关部门还能够为人们提供在线服务，人们可以通过线上来获取相关的信息，可以不用出门，服务质量得到了很大的提升。

1.3 服务领域不断拓展

传统的档案管理服务范围比较小，一般是提供档案查询服务。而在信息时代背景下，充分利用信息时代的交互平台能够有效拓展档案管理的服务领域，通过在线平台提供档案服务，人们不仅能够查询相关的档案资料，同时还能够针对档案资料进行互动交流，大大提升了服务的趣味性。

2 信息时代档案管理创新发展的必要性

2.1 传统档案管理存在着各种弊端促使档案管理创新

信息时代各种信息数据的数量庞大，档案管理过程中需要管理的档案信息数量越来越多，采用传统的档案管理方法已经不能满足要求，传统的档案管理凸显出各种弊端。在传统的档案管理模式下，档案管理人员对档案资料收集不够及时，档案整理和分类需要花费大量的时间和精力，管理人员的工作任务非常重和繁琐，容易出现整理不规范、分类不科学的情况。由于档案管理的效率低下，因此往往会间隔较长的时间来对档案进行归整，这会严重影响档案使用者对档案的利用[2]。传统的归档材料内容比较简单，整理不规范，没有建立统一的归档标准。档案编研是一项非常耗时和辛苦的工作，具有很强的目的性，是为了更好地服务档案的利用者，以充分发挥出档案的重要价值。但是传统的档案管理由于工作太过繁忙，导致实际工作中难以深入调查和精心策划，编研工作的针对性较差，专题简单。另外，传统档案管理模式下，档案的利用率非常低，档案利用困难。而传统档案管理存在的这些弊端就要求要进行档案管理创新，引入新的方法和技术，寻求适应信息时代发展的档案管理新模式和新方法。

2.2 档案管理要不断创新和发展才能满足信息时代的需求

信息时代背景下，信息技术在不断发展，并且各行各业都强化了对信息技术的应用，充分发挥信息技术的优势和特点来促进行业的发展，信息技术已经深入到人们生活、工作和学习的方方面面。随着时代的不断发展，信息技术也在不断升级和更新，社会的信息化建设程度不断提高，档案管理的创新和发展就显得非常必要。社会信息化对信息收集处理提出了更大的需求和要求，社会的信息化发展产生了庞大的信息数据，信息收集的难度增加，这对信息收集和处理提出了更高的要求。针对信息时代的信息发展需求，档案管理就要不断创新和发展，才能满足社会信息化的时代要求。

2.3 档案管理的创新与发展能够大大提高工作效率

从以往的档案管理工作来看，档案管理的效果并不理想，工作效率低下。档案管理的信息收集、信息分析、信息整合和归档工作都需要消耗大量的时间，人工工作效率低，并且在繁琐、复杂的档案管理过程中还容易出错，影响了档案管理的质量，不利于档案资源信息的价值发挥[3]。而信息时代背景下，人们对档案管理的工作效率和工作制定都提出了更高的要求，这就要求相关的部门要充分利用信息技术、大数据技术来创新档案管理工作，提高工作效率。

2.4 档案管理的创新与发展能够促进行业的发展

档案管理的最终目的就是充分发挥档案资源的重要价值，实现对档案资料的使用，以此来为相关部门和企业的决策提供重要的参考。在信息时代，充分引进信息技术来促进档案管理的创新和发展能够有效提高对档案资源的利用效率，从而促进行业的健康发展。信息时代背景下，行业要想取得发展，提高自身的竞争力，就是引入大量的信息化人才，通过信息人才来提高档案信息的开发，从而充分发挥出档案信息资料的价值，促进行业的进步和发展。

3 信息时代背景下档案管理创新发展途径

3.1 构建信息化档案管理模式

信息时代背景下要做好档案管理的创新和发展，就要构建信息化档案管理模式。相关的档案管理人员要树立信息化的工作理念，不断学习信息化技术和手段，加强对先进管理理念的再学习，不断提升自己的能力，从而满足信息时代的档案管理工作要求。此外，档案管理是一项非常繁杂的工作，工作过程中涉及大量的档案信息，这就要求档案管理人员要具备较强的归纳能力、整理能力和录入能力，实现传统纸质档案向电子档子的转化，同时还要做好档案信息的备份工作。另外，在档案管理工作中还应该树立数字档案操作的安全意识，确保数字档案的安全性，避免档案信息被篡改、删除等，做好电子档案的储存工作。可以建立档案管理的专门网站，通过这个网站来给人们提供档案查询功能，同时还可以发布最新档案管理的要求，实现档案资源的共享。管理人员要具备大数据和信息化思维，不断创新管理理念，实现档案管理的创新服务转型，提高与社会发展适应的能力，坚持更好、更超前的服务意识。

3.2 强化档案信息数据库建设

在信息时代背景下，档案管理工作中要建设档案信息数据库，通过数据库的形式来存储档案信息，才能真正实现档案信息的信息化建设。在建设档案信息数据库时，要从细节入手，加强档案信息和信息技术之前的有效融合，将传统的档案信息转变为数字信息，以数据库建设为核心，依托网络存储空间来实现数字档案的存储[4]。要对档案信息进行电子化的数字处理，建立相关的档案数字化网络，建立电子内容网来对电子文档进行有效控制，这样就能够实现随时对电子档案数据进行处理的目标。另外，还应该完善网络平台，将档案管理服务系统和其他的网络服务系统结合起来，通过网络来加强档案服务，紧跟时代的步伐来提高档案管理的服务质量和服务水平。