信息时代下办公室档案管理工作的创新

2019-03-21

传媒论坛 2019年2期

（池州市供水限公司，安徽池州 247000）

一、前言

信息时代背景下办公室档案管理工作也需要进行信息化处理，因此，传统的档案管理方式已经不能满足社会发展以及新技术的需求。需要将复杂的档案管理工作方式转变成为智能化操作，提高档案管理的工作效率，确保高质量地完成工作内容，进而可以更全面管理办公室的档案资料，促进办公室档案管理的发展与进步。

二、信息时代档案管理工作的涵盖内容与特点

（1）概念分析。所谓的档案管理信息化，就是将信息化技术应用到办公室档案管理工作中，进行资料的收集与保存工作，同时为相关部门提供必要的档案信息资源。也就是说，工作人员管理模式需要做出转变，将之前纸质记录的方式转变成为智能化以及数字化的管理模式，然而这些管理工作的开展，主要依靠在管理机构以及组织支持下进行。

（2）特点分析。首先，在具体管理中应该遵循相关档案管理部门的法律法规。其次，将传统实物档案管理资料的方式转变成为数字化以及信息化。最后，将信息资源实现数字化与网络化方式，进而提高工作人员的办事效率。另外，在档案管理信息化建设中的主要目的就是将传统积累信息资料的方式与现代信息技术相结合，进而提高整体工作质量与水平。通过信息技术进行资源整理的这个方式可以节省时间与精力，同时可以提供一种智能化以及科学化的信息载体。在档案信息化管理建设中主要的内容有：第一，需要信息软件和硬件作为基础保障，如果想要信息管理平台可以顺利地运行下去，就需要重视基础设备的建设。第二，从我国实际情况以及科学发展的角度出发，充分调查各个档案管理部门之间的实际运行情况，进而实施标准化建设。第三，档案信息资源的保存中，需要通过智能化以及信息化技术手段将信息资源进行统一调整与归纳，重视资源的建设与传播。第四，技术在档案管理中的表现形式就是应用，可以将信息建设平台的标准设计与内容进行兼容，需要建立良好的应用系统。第五，不管是什么科技的应用，都离不开人为的管理，所以加强工作人员队伍的建设是必然趋势。

三、信息时代办公室档案管理工作中存在的弊端

（1）规划与设计存在落后的情况。在信息时代对办公室档案信息管理工作中，最常见的问题就是规划与设计存在严重的落后情况。档案信息资源在生成过程中主要依赖空间地域性，同时会受到资金以及权限的影响作用，因此，基于这种情况下，面对各种各样的背景，具有统一性的规划方案就很难制定与实施，致使办公室档案管理工作开展出现困难。

（2）工作理念存在落后情况。传统档案管理就像一个收藏品一样，无法达到实际的功能与使用价值。然而在信息化时代背景下，可以将各类信息资源随时调动出来，进行统一规划，但是在实际工作中工作人员缺少这种服务意识，导致档案管理岗工作也是形式化存在，成为纸上谈兵，仅仅停留在管理与收藏方面。

（3）管理方式存在落后的情况。在办公室档案信息管理工作中，传统管理方式就是利用工作人员的手头工作与实际操作，然而这样的工作会存在很大的弊端。第一，不能及时更新和汇总所有档案资料。第二，不能将有用的档案资料调档出来，无法发挥其具有的真正作用。第三，档案管理工作人员严重缺乏服务意识，同时专业工作人员所具有的专业意识不强，进而无法有效开展信息化档案管理工作。

四、信息时代提高办公室档案管理工作的对应策略

（1）转变思维模式，制定创新理念。如果档案管理工作想要实现信息化模式，就需要进行观念上的转变与思想上的改革。虽然目前的档案资料具有强大的收藏价值与参考价值，但是工作人员缺乏服务意识，只是将档案信息收集起来，进行整理与归纳，无法发挥其具有的真正价值，因此，想要实现档案管理信息化模式，需要转变思想观念。

（2）坚持以服务为宗旨。如果想要实现服务为宗旨的目标，首先需要构建一个网络服务平台。传统档案管理方式比较陈旧，手工编辑存档的方式不适合档案的利用，在提取信息时需要手工进行搜索与查找，浪费大量的时间与人力，严重影响工作效率。基于这种情况背景下，网络信息服务平台就提供了必要的用处，在不受时间与空间的影响下，制定一套科学合理的档案管理方式，将信息资源做成电子版本进行下载使用，实现档案管理的真正价值。