信息化时代创新档案管理服务模式探究

张忠良

摘 要：在档案馆运用数字化技术对文件进行管理，虽然比人工服务简化许多，但仍然有不足的地方，仍需要我们通过不懈的努力探索新的管理方法。

关键词：档案管理；信息化；服务模式；创新

1 加强标准建设，落实科学发展

信息化时代电子档案管理工作是一项庞大且复杂的工程，需分步骤、分阶段稳步推进。首先要有长远规划，立足于眼前。平时大力推进传统载体档案数字化和开展电子文件的归档、接收工作，为后续的工作打好基础。其次是制定标准，明确目标。工作人员应对每一项电子管理的规范和要求非常熟悉，明确每类电子文件档案的管理期限和规则，管理上的具体要求清清楚楚。要保证每份有价值的文件收集齐全、整理有序，并规范化地进行归档。最后就是明确要求，齐抓共管。文件归档需要每一位档案工作人员的共同努力，每个部门必须按照要求齐心协力参与文件归档工作，慢慢地一步步形成各部门齐抓共管的工作模式。电子档案最主要的优点是方便，不会出现像纸质档案那样年久破损问题。电子档案方便存档，储存起来简单快捷，也不似纸质档案那样占用空间面积。由此可见，电子档案的优点多之又多，但是要想真正发挥好电子档案的作用，更为重要的是我们要做好电子档案归档工作，归档工作有着不同的标准，我们要做到高标准就必须理性对待，分层次而有序地归档，使得档案信息有一个良好的归属地，这就是我们最终想要达成的目标。

2 加强队伍建设，促进人才发展

人才在这个时代永远处于领导者的地位，尤其是档案电子管理方面，更是缺乏综合型人才，人才类型太过单一，需要及时进行队伍建设。我们首先要尊重人才，尊重他们的劳动成果，肯定他们的工作成果，对他们的工作给予鼓励，让他们继续不断地探寻新技术，为档案管理工作信息化技术解决更多的难题。其次要调动工作人员积极性。档案整理工作繁复且枯燥，一般人对于它很难有太多兴趣，需要建立奖励机制，充分调动积极性，创造良好的工作氛围，保证员工在轻松快乐的环境中完成工作任务。再次就是要实现人才资源调整，使每一位优秀的、有才能的人才都能找到自己的岗位，发挥其所长，最大限度地发挥自己的才能。最后是加强机构整合，健全管理制度，配备好充足的硬件设备，引进人才，为建设数字化档案馆充分打好基础。

3 加强安全建设，确保持续发展

随着时代的发展，电子产品逐渐成为人们当下最为关注的一个点。针对档案信息安全问题，可以从三大方面考虑：第一，要强化对信息档案的安全保管工作，全面增强档案部门的档案安全意识，确保档案信息在安全的条件下运行。第二，将档案电子化，通过对其加设数字化密码，确保档案信息安全。第三是建立档案开放审核制度，为了保证开放档案的信息安全性，应对拟开放档案进行审核，编制开放目录，确保开放档案信息的安全性。

4 加强档案馆信息化建设必须更新观念

随着大数据时代的到来，建设数字档案馆迫在眉睫。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化和信息检索便捷化等诸多特点。是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆也是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。所以，作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。就是说，数字档案馆主要是将纸质文件转化为电子文件并进行保管和提供利用，这与过去档案的实体储存和利用完全是两个概念，因此，在实施信息化、数字化过程中，为了使工作顺利进行，必须转变档案人员的观念，使档案工作者尽快适应数字化档案馆进程。使得档案工作人员在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

5 加强档案馆信息化建设必须丰富馆藏

加强档案馆的信息化建设，首要就是从各个方面丰富馆藏。各种档案资源进馆后，要充分运用现代化手段，加强档案馆资源信息化建设，将档案资源进行数字化处理，提高档案资源的现代化管理水平，实现档案资源的集中、有序管理和优化配置，开发和实现档案资源的最大效益，为提升档案馆的公共服务功能、形成档案工作服务体系奠定坚实的基础。特别要重视档案备份工作，将这项工作作为档案资源建设和档案安全体系建设的重要内容和手段，认真加以落实，既要对本级重要档案及电子文件实行异地备份，更要对其中的重要电子文件实行异质备份，以确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。丰富和优化馆藏是一项长期工作，档案工作者在這一过程中，应体现出足够的灵活性，不能只追求“量”的突破，还要兼顾“质”的飞跃，充分凸显地方特色，切实发挥档案馆的存史作用。

6 加强档案馆信息化建设必须注重档案信息化人才的培养

推进档案信息化的关键是人才，由于电子档案信息内容的数字化、文档处理的一体化、电子档案保存的技术化、开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案管理有着截然不同的方式，这就对档案管理人员提出了更高的要求，只有合理利用，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足单位发展对档案工作的要求。作为档案工作者，在信息时代的今天，要增强服务意识，要改变过去封闭式的被动服务方式，主动地、开放性地为单位提供档案信息服务，用工作成效来提高档案工作的社会地位，扩大档案工作的影响，从而引起对档案信息化人才培养的关注和重视。档案信息化建设要求档案工作者必须与时俱进，不断更新服务观念，创新服务方式，运用现代服务手段，适应新的服务要求。这样才能使档案信息化建设具有生机和活力。档案信息化建设要求档案工作者会运用现代化管理设备。越来越多的新技术将陆续应用于档案工作的各个方面，这就要求信息时代的档案工作者必须具备掌握新知识、新技术及运用新设备的能力，才能适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要。

一是培养计算机网络方面人才。计算机网络不仅是一个高新技术领域，而且成为一个飞速发展的行业，网络已是机关单位和众多企业不可或缺的工作平台，建网、用网、管网已成为信息化建设的首要任务。随着我国信息化水平的不断提高，几乎所有政府部门、学校、科研院所、各类企业等都有自己内部的局域网络，并通过宽带与国际互联网相连，网络平台在政府部门和企事业单位日常工作中的地位越来越重要，网络的規模越来越大，对网络安全重视程度和网络系统高效运行的管理要求也愈来愈高。因此，网络人才是一个单位、部门实施档案信息化，尤其是数字档案馆的关键。要培养的网络人才应掌握网络操作系统结构和原理、掌握局域网系统结构和原理、掌握互联网原理和相关知识，掌握网络工程设计、建设的必备知识，掌握网络管理和网络安全等方面的知识和掌握数据库系统基础知识。具有相关专业仪器设备的使用技术，具有局域网系统设计、组建、安装、配置、维护、管理能力，具有网络结构分析、网络线路故障排查能力，具有熟练使用计算机常用软件工具的能力，具备网络综合布线技术和具备一定的网络程序设计能力。

二是培养数字化档案馆的数据库人才。应加强数字化档案信息资源库建设，积极推进档案数字化进程，为数字档案馆建设提供信息储备。信息化档案馆的管理模式应是档案数据库的建立。要培养精通数据库方面的档案馆专业人才，这在业务知识、科技知识和管理能力等方面都对档案人员提出新的更高要求，因此，要采取有力措施，尽快培养和建立一支现代化的档案专业人员队伍。要努力引进和选调计算机软件人才和数据库专业人才并对其进行档案知识的培训，使之尽快适应档案信息化管理工作的需要。要应用档案管理系统，对档案进行归档、整理、扫描，转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。

7 小结

信息化是时代发展的必然趋势，它将各种新技术、新产品与我们的生活紧密地联系在一起，全面地、深刻地改变着我们的生活方式和行为模式，同时也影响着档案管理工作的发展方向，随着信息化及大数据时代的到来，档案管理工作势必面临着前所未有的变革与挑战。如何避免在数字化时代不被边缘化，是每个档案工作者不得不正视的一个问题。英国前首相撒切尔夫人有一句话很有说服力：不可能的事情经常发生，你最好有所准备。形势突变是时代的新特点，若不更新观念，强化学习，努力跟进，就会被淘汰。同样，信息化时代也创造了更多的机会，信息化时代的档案馆建设只要把握机会，顺应时代的发展，加快信息化建设，整合馆藏资源，创新服务方式，档案管理工作必将迎来更为广阔的发展空间。

*本文系2017年河南省档案局科技项目研究成果，项目编号：2017-R-12。

参考文献：

[1]徐非.近十年来上海市档案馆档案利用趋势分析[J].上海档案，2003（6）.

[2]老姜.有感于档案学院改姓更名[J].新上海档案，2004（10）.

[3]薛宝珍.档案岗位培训中发现的一些问题[J].新上海档案，2004（10）.

（作者单位：郑州铁路职业技术学院 来稿日期：2018-12-25）